Perché Excel È L'Unico Strumento Di Gestione Progetti Di Cui Ho Bisogno
Ho provato numerosi strumenti di gestione progetti, ma continuo a tornare a Excel per la gestione dei progetti. Anche se potrebbe non essere perfetto per tutti, è una soluzione semplice, ma efficace che già sai come usare.
Gratuito per Iniziare
È difficile discutere con il gratuito. Ho scoperto che molti strumenti di gestione progetti che volevo usare tenevano alcune delle migliori funzionalità dietro un paywall. Con Excel, quasi tutto è gratuito all’inizio. Ho incontrato solo un paio di opzioni di formattazione che richiedevano un abbonamento a Office 365, anche se ci sono vantaggi in un abbonamento.
È gratuito usare Excel online. Ricevi anche 5 GB di spazio di archiviazione gratuito per i documenti di Office.
Se hai bisogno di un’opzione desktop gratuita, ci sono molte alternative gratuite a Excel.
So Già Come Usarlo
Usare Excel per la gestione dei progetti è diventato ovvio quando ho realizzato che non dovevo passare ore o settimane a cercare di imparare come usarlo. Lo uso da anni. Se già sai come creare formule, abbellire l’aspetto con la formattazione e organizzare le tue schede, hai tutto ciò di cui hai bisogno per gestire quasi qualsiasi progetto.
Il tempo che ho risparmiato nell’imparare a usare qualcosa di nuovo, l’ho speso per progettare alcuni modelli da usare per nuovi progetti.
Ampi Modelli Gratuiti e Economici
Mi rendo conto che molte persone non sono così interessate a progettare fogli di calcolo, ma semplici righe e colonne si confondono e non sono così efficaci per gestire progetti.
Inizia semplicemente con un modello di gestione progetti gratuito o economico. Troverai numerose opzioni all’interno di Excel stesso. Questi ti permettono di tenere traccia di compiti, scadenze, budget e altro. Tutto ciò che devi fare è inserire i tuoi dati e goderti il risultato.
Personalizzalo Completamente Secondo Le Mie Esigenze
La maggior parte degli strumenti di gestione progetti offre opzioni di personalizzazione minime. Certo, posso cambiare i colori e forse anche aggiungere/rimuovere alcuni campi, ma sono bloccato con il loro layout, che non è sempre efficiente per me.
Quando uso Excel per la gestione dei progetti, ho il pieno controllo su come tutto appare e si sente. Non deve nemmeno sembrare un foglio di calcolo.
Ammetto che ci vuole un po’ di tempo per personalizzare completamente un foglio di calcolo. Tuttavia, puoi usarlo mentre apporti modifiche. Ad esempio, ho un foglio di calcolo che ho creato oltre un decennio fa per tenere traccia delle scadenze che ancora modifico di tanto in tanto.
Facile da Espandere o Copiare
Non è sempre necessario creare un nuovo foglio di calcolo Excel da zero per ogni progetto. I tuoi requisiti sono cambiati? Basta regolare il tuo foglio di calcolo. Hai aggiunto nuovi membri al team? Espandi il tuo foglio con schede per ogni nuovo membro.
Mi piace avere un foglio di calcolo separato per ogni cliente. Potresti preferire un foglio di calcolo diverso per ogni progetto individuale o anche solo un nuovo foglio ogni anno per tenere meglio traccia dei risultati. Una volta creato uno, posso semplicemente copiarlo e fare alcune modifiche per iniziare con un nuovo cliente o progetto.
Basta andare su File -> Crea una copia.
Posso Condividerlo Con Altri
Se sto lavorando con qualcun altro o con un piccolo team, è facile condividere il mio foglio di calcolo con gli altri. Anche se una persona non ha Excel, può comunque accedervi gratuitamente online o scaricarlo e usarlo con un’alternativa gratuita a Excel.
Poiché i formati di file di Excel sono così popolari, la maggior parte delle alternative gratuite può essere letta e salvata in quei formati. Se voglio condividere senza che nessuno possa modificare, posso semplicemente condividerlo come PDF.
Ciò che amo è che posso condividere i miei fogli di calcolo e sapere che gli altri probabilmente già sanno come usare tutto. Possiamo aggiornare i dettagli secondo necessità senza dover fare troppe domande sullo strumento di gestione progetti effettivo.
La Formattazione Condizionale Mi Tiene Sulla Buona Strada
È una cosa semplice, ma la formattazione condizionale è una delle mie funzionalità preferite quando uso Excel per la gestione dei progetti. Apro il mio foglio e vedo immediatamente una panoramica codificata a colori che mostra le scadenze imminenti e se sono in ritardo.
Posso anche vedere se il pagamento è stato ricevuto per un progetto o se devo inviare email di promemoria, ecc. Devo solo impostare la formattazione condizionale per celle specifiche, e sono a posto. Posso evidenziare celle, aggiungere scale di colore e inserire formule.
Vai su Home -> Formattazione Condizionale. A seconda di come è impostata la tua barra degli strumenti, potresti dover andare prima su Home -> Stili.
Crea Schede Diverse per Vari Aspetti
Proprio come con qualsiasi strumento di gestione progetti, avrai bisogno di più di un semplice elenco di compiti. Avrai bisogno di una timeline, un elenco di compiti, chi è responsabile, note, dettagli di contatto, budget e molto altro. Creare una casella di ricerca per trovare rapidamente dettagli nel tuo foglio di calcolo è una buona idea per design più complessi.
Quando usi Excel per la gestione dei progetti, crea semplicemente una scheda o un foglio diverso per ogni aspetto. Avere uno per il tuo budget, un altro per i contatti, un altro per compiti e note, e un altro ancora per la tua timeline.
Ogni foglio può apparire completamente diverso. Ad esempio, tieni traccia della tua timeline di progetto creando un diagramma di Gantt. Anche se puoi farlo da zero, ti suggerirei di usare un modello gratuito come questo, che puoi anche trovare cercando all’interno di Excel.
Per team più grandi, Excel potrebbe non essere sempre l’opzione migliore. Ma, se sei un po’ creativo e vuoi risparmiare, Excel è ideale per gestire quasi qualsiasi progetto come individuo o piccolo team.
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