スムーズなリモートワークのための10のビデオ会議のヒント

今日の世界では、会議室がリビングルームや寝室に取って代わられています。世界中の労働力がZoomやMicrosoft Teamsなどのビデオチャットツールを使用して、日々の会議や対面でのやり取りを続けています。これは社会的な交流の必要性を満たしますが、同時に同僚や仕事仲間に自宅を見せることは少し侵入的に感じることもあります。これらのステップを使って、すべてのビデオ会議を最大限に活用しましょう。

目次

• 1. 適切な機器を用意する
• 2. 適切な照明を見つける
• 3. バーチャル背景を考慮する
• 4. 通話前に機器をセットアップする
• 5. Zoomでの音声とビデオのテスト
• 6. インターネット接続を確認する（バックアップも用意する）
• 7. アプリを理解する
• 8. 通話中の適切なマナーを守る
• 9. おやすみモードを設定する
• 10. 通話後

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1. 適切な機器を用意する

日常的なユーザーにとって、コンピュータに内蔵されているカメラ、マイク、スピーカーは十分です。しかし、全体的な品質を向上させたい場合は、サードパーティのオプションが豊富にあります。適切な機器を持つことは、ビデオ通話中に他の人があなたをはっきりと聞き、見ることができることを保証するために重要です。そのため、ビデオ会議のゲームを向上させるための機器の推奨を以下に含めました。

カメラ

コンピュータのカメラがHDでない場合は、購入することが非常に賢明な選択です。プロフェッショナルに見えることは重要で、外部HDカメラを持つことがそれに役立ちます。以下の2つのオプションは、よりプロフェッショナルに見えるだけでなく、Razerの場合は内蔵リングライトで照明を増やすのにも役立ちます。

• Razer Kiyo – 720pの品質と内蔵リングライトのおかげで、一般的に最高のWFHカメラの1つと見なされています。照明はあなたの味方ですので、手頃な価格と組み合わせると完璧な組み合わせです。
• Logitech C920 – TeamsとZoomのために箱から出してすぐに認定されたこの720pカメラは、どのコンピュータにも簡単に取り付けられ、コンピュータの横に設置したい場合は三脚も付属しています。

マイク

毎日ビデオ会議に参加している場合は、クリスタルクリアな音声を確保するために、しっかりしたコンデンサーマイクに投資することをお勧めします。常に移動しているわけでない限り、コンデンサーマイクは参加者の会議疲れを軽減し、まるで対面で話しているかのように聞こえます。

• HyperX SoloCast – プラグアンドプレイの品質により、このマイクは初心者や上級Zoomユーザーに適しています。LEDインジケーターは「ライブ」の時を知らせ、調整可能なスタンドは快適な位置を見つけるのに役立ちます。
• Blue Yeti – マイクの「ベストオプション」として広く認識されているこのUSBオプションは、MacとWindowsの両方に対応しています。何年も使えるもので、コンピュータのオプションと比較して質が雲泥の差です。

ヘッドセット

ヘッドセットは、デスクスペースが限られている場合のコンデンサーマイクの良い代替手段です。さらに、会議の音声をヘッドフォンやヘッドセットにルーティングすることは、良いビデオ会議のマナーです。

• Jabra Evolve 40 – ほとんどの人がUSBデスクトップマイクを考えるでしょうが、ヘッドセットも音質を向上させるために同様に機能します。Jabra Evolve 40は、コンピュータの内蔵マイクよりも良い音質を得るために多くを費やす必要がないことを証明しています。
• Jabra Evolve 65 UC – Bluetooth対応のJabraは、コンピュータから最大100フィート離れて歩くことができます。14時間の通話時間により、充電を心配することなく1日分のビデオ通話をこなすことができます。

2. 適切な照明を見つける

ビデオ会議に関しては、窓の近くや外にある自然光が豊富な場所を選びましょう。自然光が多いほど、疲れにくくなります。また、背景も重要です。背景に気を散らすものが最も少ない場所を見つけてください。一般的な提案はキッチンテーブルで、通常は多くの窓の近くにあります。自然光に頼る欠点は、日没、雲、雨が空を支配する場合です。

幸いなことに、天候の影響を受けたり、部屋を移動することができない場合でも、照明ソリューションはたくさんあります。リングライトは、照明を増やすための理想的なハードウェアソリューションです。安価で、柔らかく均一な照明を提供し、コンピュータハードウェアに直接取り付けることもできます。デスクの上に向けて置いたランプのような基本的なものでも、自然光を増やすのに役立ちます。

3. バーチャル背景を考慮する

2020年の中頃にビデオ会議が急増したとき、バーチャル背景が流行しましたが、今では主に物理的な背景を隠す手段として利用されるべきです。小さな部屋にいる場合や、背後に気を散らす装飾棚がある場合は、バーチャル背景が非常に効果的です。

さらに、雇用主は従業員が使用するための独自のバーチャル背景を作成しているため、それらをビデオ通話に取り入れることをお勧めします。物理的な背景も素晴らしいですが、誰かの注意を引くものがない限りは効果的です。すべてのビデオ会議ソフトウェアには「ぼかし」機能も追加されているので、変更を加える必要はありません。わずかにぼかして、焦点が合わず、会議を妨げないようにします。

4. 通話前に機器をセットアップする

多くの従業員にとって、これは自宅での初めてのビデオ会議です。それを考慮して、すべてをセットアップする方法を理解することが重要です。最も基本的な場合、内蔵機器をセットアップすることが最初のアクションであるべきです。何かを買いに走る前に、コンピュータに既にあるすべてのものが機能することを確認してください。

カメラとマイクのテスト

Windows 10でマイクをテストするには、「スタート -> 設定 -> システム -> サウンド」に移動します。内蔵マイクを使用しているか外部マイクを使用しているかに応じて、正しい入力が選択されていることを確認してください。マイクに向かって話すと、「マイクをテスト」の下の青いバーが話すにつれて上がったり下がったりします。バーが動いていれば、マイクは機能しています。カメラについては、スタートボタンを押してアプリリストから「カメラ」を選択します。

Macでカメラをテストするのは、カメラを使用できるアプリを開くだけです。たとえば、FaceTimeアプリを開き、画面上部のカメラの横に緑のライトが点灯することを確認します。「システム環境設定 -> サウンド -> 入力」に移動してマイクをテストし、話し始めます。バーが点灯すれば、マイクは準備完了です。外部マイクを接続している場合は、正しい入力を選択することを忘れないでください。

5. Zoomでの音声とビデオのテスト

Zoomの使い方を理解することは、強力な在宅勤務のセットアップの重要な要素です。それには、音声とビデオをテストし、テスト通話を行うことが含まれます。以下のすべてのステップは、PCとMacの両方に適用されることに注意してください。

Zoom音声のテスト

1. ギアアイコンをクリックして「設定」に移動します。ポップアップウィンドウの左側で、「オーディオ」をクリックします。これは上から3番目のオプションです。
2. 外部マイクまたはヘッドセットを使用しているかどうかに応じて、正しい入力および出力オプションを選択します。「スピーカーをテスト」と「マイクをテスト」をクリックして、それぞれテストします。マイクに話しかけると、入力レベルバーが動くのが見えるはずです。

Zoomビデオのテスト

1. ギアアイコンをクリックして「設定」に移動します。ポップアップウィンドウの左側で、「ビデオ」をクリックします。これは上から2番目のオプションです。
2. ビデオウィンドウが開くと、カメラがライブになります。追加のテストは必要ありません。カメラが期待通りに機能している場合は、自分自身がフレーム内に見えるはずです。そうでない場合は、カメラがブロックされていないことを確認し、必要に応じてコンピュータを再起動して問題が解決されたかどうかを確認してください。
3. 重要なステップは、ビデオオプションで「HDを有効にする」を選択していることを確認することです。

テストZoom通話を行う

音声とビデオがすべて設定されたら、Zoomの最後のステップはテスト通話を試みることです。http://zoom.us/testにアクセスし、ブラウザ内の「参加」ボタンをクリックします。テストミーティングに入ると、Zoomは再度音声とスピーカーをテストすることを許可します。サードパーティのマイクやカメラがインストールされている場合は、どの入力/出力デバイスを使用するかを選択するオプションもあります。適切にテストするために、「コンピュータオーディオで参加」と「ビデオを開始」をクリックし、すべてが機能することを再確認してください。

6. インターネット接続を確認する（バックアップも用意する）

コンピュータがセットアップされたら、次に行うべきことはインターネット接続をテストすることです。これはSpeedTest、Google、またはSpeedOfで簡単に行えます。アップロード速度が遅い場合、ビデオ品質に影響を与える可能性があります。この場合、インターネットルーターの位置を変更して、自宅のオフィスに近づけることを検討するか、別の部屋で作業することを検討してください。

インターネットが失敗した場合は、バックアップを考えておくことが重要です。専用のホットスポット、電話のホットスポット、または近くのコーヒーショップなど、計画を立てておきましょう。バックアップを考えるか、重要なビデオ会議を逃すかの選択がある場合、それは難しい決断ではありません。

7. アプリを理解する

在宅勤務のもう1つのアドバイスは、使用している技術を理解することです。Google Hangouts、Zoom、Microsoft Teamsはそれぞれ独自のソフトウェアレイアウトを持っています。このソフトウェアに事前に慣れておくことをお勧めします。たとえば、画面共有機能、チャット、ミュートボタンがどこにあるかを知っておくことです。

• Microsoft Teams – Teamsは、個人およびプロフェッショナルの両方の用途で利用可能なチャットとビデオ会議のアプリで、1回のビデオ通話で最大1,000人のメンバーをホストできます。それに加えて、1対1のチャット、音声およびビデオ通話も可能です。Teamsユーザーは背景を変更したり、会議を録画したり、デスクトップおよびモバイルデバイスプラットフォーム全体でブレイクアウトルームを使用することができます。
• Zoom – Zoomは、ビジネス向けのデフォルトのビデオ会議アプリのようなものです。個人使用や小規模ビジネスには無料ですが、大規模ビジネスにはライセンスが必要です。Zoomは確かにビデオ会議に特化しており、大規模なチームに最適です。ビデオ会議の有無にかかわらずチャットでコミュニケーションできますが、Teamsほどチャットに優しくはありません。
• Google Meet – GoogleのMeetソフトウェアは、学校や個人のビデオ使用ケースで人気がありますが、プロの世界ではZoomやTeamsに遅れをとっています。ブレイクアウトルームは作業環境に最適で、「手を挙げる」機能により、話を中断することなく質問をするのが簡単です。現在は無料ですが、Google Meetは2022年1月からビジネスに対してユーザーごとに料金を請求し始めます。
• Skype – Microsoftの「レガシー」ビデオ会議ソフトウェアであるSkypeは、安価な有料サブスクリプションを提供しており、Teamsよりも魅力的でありながら機能が少ないオプションです。ボイスメールサービスにより、コンピュータから離れているときに誰が電話をかけてきたかを簡単に知ることができます。選択をしなければならない場合、TeamsはMicrosoft 365の一部としての含有により、より多くの可能性を秘めています。

8. 通話中の適切なマナーを守る

自分をミュートにする

ビデオ会議中は、一度に1人だけが話すことが助けになります。最良のルールは、自分の番が来たとき、または質問をしたり答えたりする時だけミュートを解除することです。通話中の全員が互いに叫ぶ必要はなく、ミュートにすることで通話が時間通りに始まり（そして終わる）ことが保証されます。

時間を守る

時間厳守は、物理的なオフィスでもバーチャルな世界でも重要です。これは、会議に参加するすべての人への基本的な敬意です。

適切な服装をする

一部の雇用主は、スタッフにオフィスにいたときと同じように服装を求めるかもしれませんが、他の雇用主はシンプルなジーンズとTシャツを許可するかもしれません。会議に適切な服装をし、パジャマから着替えることを確認してください。

カメラを見る

リモートで働くことは、マルチタスクの機会を増やします。ビデオ通話中は、他の人があなたが注意を払っていることを知るためにアイコンタクトを取ることが重要です。他の人はその注意を感謝し、あなたも何かを見逃すことを避けることができます。

9. おやすみモードを設定する

私たちは皆、一度はその状況に直面したことがあります。重要なビデオ会議中に誰かの電話が鳴ることです。これはより受け入れられるようになりましたが、可能であれば避けるべきことです。ビデオ会議中は、スマートフォンの「おやすみモード」やサイレント機能を利用してください。電話の着信だけでなく、メール通知やテキスト/iMessage通知、FaceTimeの呼び出しなども含まれます。最近では、AndroidとiOSの両方でDNDを設定するのは簡単ですが、ビデオ通話が終わるとすぐにオフにするのも同様に簡単です。

10. 通話後

通話が終了したら、誰かがメモを取り、チームに送信する責任を持つべきです。次のステップは何か、または通話から何が行動可能だったか？誰が何に責任を持つのか？これは、全員が同じページにいることを確認する素晴らしい方法です。ファシリテーターである場合は、普段会わない広範なチームに感謝のメッセージを送信し、彼らの時間、洞察、支援などに感謝することができます。

結論

ビデオ会議は何年も前から存在していますが、ここ数週間でそれはかつてないほど注目を集めています。これらのプラットフォームに適切に関与し、相互作用する方法を知ることは、今非常に重要です。SkypeよりもZoomを検討している場合は、比較してどちらがあなたのニーズに合っているかを確認することをお勧めします。