4つの方法でMicrosoft Outlook内のメールをタスクに変換する
生産性を向上させたい場合は、メールをタスクに変換することを考えてみてください。必要な詳細を手動でコピー＆ペーストすることなく、Outlook内のメールからタスクを作成することができます。このガイドでは、4つのオプションをご紹介します。
目次
- メールをOutlookのタスクにドラッグ
- 追加オプションを使用してメールをタスクにドラッグ
- リマインダーでメールのフォローアップ
- メールからタスクを作成するクイックステップを設定
- よくある質問
1. メールをOutlookのタスクにドラッグ
ドラッグ＆ドロップはアイテムを迅速に移動させる優れた方法であり、メールをタスクに変換する場合にも同様です。
- 受信トレイ内のメールを選択し、「タスク」タブまでドラッグしてリリースします。
- 新しいタスクボックスが表示され、メールの件名がタスク名として、メッセージがタスクの本文に入ります。
- タスクの残りのフィールドを必要に応じて入力します。開始日や締切日を追加し、優先度を設定し、ステータスを選択できます。終了したら、左上の「保存して閉じる」を選択します。
タスクは「タスク」タブのリストに表示され、メールは受信トレイに残ります。
2. 追加オプションを使用してメールをタスクにドラッグ
メールを添付ファイルとしてタスクを作成したり、メールをコピーするのではなくタスクに移動したりしたい場合は、上記のドラッグ＆ドロップオプションに追加のステップを加えることができます。
- 受信トレイ内のメールを右クリックして選択し、「タスク」タブまでドラッグしてリリースします。
- 3つのオプションが表示される小さなポップアップウィンドウが表示されます。メールをテキストまたは添付ファイル付きでタスクにコピーするか、添付ファイル付きでタスクに移動できます。希望するアクションを選択してください。
先ほどのシンプルなドラッグ＆ドロップメソッドと同様に、新しいタスクウィンドウが開き、追加フィールドを記入して保存する準備が整います。
3. リマインダーでメールのフォローアップ
Outlookタスクを使用しているわけではないかもしれません。フォローアップ機能を使ってメールに関連するアクションを行うことができます。
- 受信トレイ内のメールを選択し、「ホーム」タブに移動します。メッセージを独自のウィンドウで開いている場合は、「メッセージ」タブに移動します。リボンのタグセクションで「フォローアップ」のドロップダウンボックスを開きます。
- リストから「リマインダーを追加」を選択します。あるいは、代わりにフォローアップの時間を選択できますが、そうするとリマインダーは自動的には設定されません。
- カスタムポップアップウィンドウで、下部に「リマインダー」ボックスがチェックされているのが見えます。ドロップダウンボックスを使ってリマインダーの日付と時間を選択します。
- ボックスの上部にあるオプションも選択できます。フラグの種類、開始日、締切日を選ぶことができます。完了したら「OK」をクリックします。
- 選択した日付と時間に、メールに関連するアクションを取るためのOutlookのリマインダーが届きます。また、「タスク」タブでフォローアップ用にフラグを付けたメールを見ることができます。
注: Outlook内でメールをスケジュールし、自動転送を設定することもできます。
4. メールからタスクを作成するクイックステップを設定
Outlook内でメールをタスクに変換するもう1つの方法は、クイックステップ機能を使用することです。タスクを作成するクイックステップを設定し、そのクイックステップを選択するか、割り当てたショートカットを使用できます。
- Outlookの「ホーム」タブに移動し、リボンのそのセクション内のクイックステップボックスの底にある「その他」矢印をクリックするか、リボンが圧縮されている場合はクイックステップのドロップダウンメニューを使用します。
- 「新しいクイックステップ」に移動し、「カスタム」を選択します。
- 編集クイックステップウィンドウの上部に、新しいクイックステップの名前を付けます。
- アクションセクションで、ドロップダウンリストを開き、「カテゴリ、タスク、フラグ」セクションに移動します。「添付ファイル付きのタスクを作成」または「メッセージのテキストでタスクを作成」を選択します。
- クイックステップにキーボードショートカットを割り当てたい場合は、下部の「ショートカットキー」ドロップダウンボックスを開き、使用したい組み合わせを選択します。
- 「完了」をクリックしてクイックステップを保存します。
- 新しいクイックステップが「ホーム」タブのクイックステップボックスに表示されます。それを使用するには、受信トレイ内のメールを選択し、タスクを作成するために設定したクイックステップをクリックするか、割り当てたキーボードショートカットを使用します。
- 新しいタスクボックスが開かれたら、フィールドを完了し、タスクを保存します。
よくある質問
フラグ付きのメールをOutlookでタスクに変換できますか？
上記で説明したフォローアップ機能を使用すると、フラグ付きのメールをMicrosoft To-Doのタスクに変換できます。使用するアカウントでMicrosoft To-DoとOutlookにサインインしていることを確認してください。
Outlookの「To-Do」タブをクリックし、設定を表示するためにギアアイコンを選択します。「接続されたアプリ」セクションで、「フラグ付きメール」のトグルをオンにします。設定を閉じるために右上の「X」を使用すると、リストに「フラグ付きメール」用のフォルダーが表示されます。
Outlook Webアプリケーションでメールをタスクに変換するにはどうすればよいですか？
Outlook Webでは、「マイデイ」機能を使用して、メールをタスクに変換できます。
ツールバーの右上にある「マイデイ」ボタンを選択して、マイデイを開きます。受信トレイから「To Do」タブまたは「タスクとして追加」エリアにメールをドラッグします。
タスクに変換したメールを割り当てることはできますか？
上記の方法のいずれかを使用して新しいタスクボックスが開かれた場合、「タスク」タブで「タスクを割り当て」を選択します。割り当て先の名前を「宛先」フィールドに入力し、「送信」をクリックしてタスクを割り当てます。
フォローアップメールの場合は、「タスク」タブに移動し、リスト内のメールタスクを選択します。「タスク」タブの「タスクを割り当て」ボタンを使用し、割り当て先にタスクを送信します。
画像のクレジット: Pixabay。全てのスクリーンショットはSandy Writtenhouseによるものです。
