Zoomを使用する際に行うべき7つのこと（しかしおそらく行っていない）
私の職場では、すべての内部およびクライアントミーティングにZoomを使用しています。したがって、私は効率を最大化し、クライアントに可能な限り最高の体験を提供するために、さまざまなZoomの機能や統合を利用しています。もしあなたも仕事や個人用で定期的にZoomを使用しているなら、これらの提案を活用することを強くお勧めします。
1. Googleカレンダーと同期してミーティングリンクを自動送信
Zoomの最も便利な機能の1つは、Googleカレンダーとのシームレスな統合です。ZoomをGoogleカレンダーと同期させることで、混乱を避け、ミーティングリンクを自動的に送信することで時間を節約できます。これは特に定期的なミーティングに便利で、リンクは常に参加者全員のカレンダーに表示されます。
GoogleカレンダーをZoomに設定するには、Zoomアプリマーケットプレイスに移動し、Google Workspace統合を検索します。
インストールが完了したら、ZoomにGoogleアカウントへのアクセスを許可する必要があります。数回のクリックで、GoogleカレンダーのすべてのミーティングにZoomミーティングリンクが自動的に追加されます。
2. 設定を変更して中断を避ける
リモートで働くのは素晴らしいですが、気が散ることも多いです。幸いなことに、Zoomアカウントの設定を少し変更することで、ミーティング中の背景音や意図しない中断を最小限に抑えることができます。
例えば、すべてのミーティングに参加する際に自分をミュートに設定します。これにより、特に自宅で犬や他の家族と一緒に作業している場合、他の人の背景音を防ぐことができます。ウェブアプリまたはデスクトップアプリのいずれかから、設定 -> 音声に移動し、ミーティングに参加するときにマイクをミュートにするを有効にします。
同様に、待機室を有効にすることで、あなた（またはあなたのアカウントを使用するホスト）が参加する前に人々が参加できないようにすることができます。ウェブでアカウントにログインし、設定 -> ミーティング -> セキュリティに移動し、待機室設定をオンに切り替えます。
チャット機能を無効にしたり、画面共有をオフ（またはオン）にしたり、ビデオコントロールを変更したりするなど、他の設定も制御できます。
3. ギャラリービューを使用してすべての参加者を見る
通常、Zoomミーティングは協力的であることを目的としています。したがって、同時に全員を見ることができるようにしたいです。スピーカービュー（スピーカーのみが表示される）からギャラリービュー（最大49人のユーザーのビデオフィードを同時に表示できる）に設定を変更することで、誰を見られるかを制御できます。
ミーティング中、ホストであるかどうかにかかわらず、Zoomウィンドウの右上隅にある表示ボタンをクリックします。次に、ギャラリーを選択して参加者のグリッドを表示します。
4. 高度な画面共有機能を有効にする
画面共有は、仮想環境で教えたり協力したりする素晴らしい方法です。ただし、Zoomはデフォルトで誰でも自分の画面全体を共有できるように設定されており、特定の状況では問題になることがあります。いくつかの高度な画面共有設定を有効にすることで、特定のアプリケーション、画面の一部、または音声だけを表示することができます。
画面共有の権限を制御するには、設定 -> ミーティング中（基本） -> 画面共有に移動します。誰が共有できるか、同時に何人が共有できるか、他の人が画面共有を引き継ぐことができるかどうかを選択できます。
ただし、これらが唯一の高度な機能ではありません。ライブミーティング内でもさらに多くの機能を見つけることができます。Zoomウィンドウの下部にある画面共有をクリックしてコントロールを開きます。
変更できる設定には以下が含まれます：
- 共有する画面やアプリケーションのセクション
- 音声を共有するかどうか
- クラウドストレージからドキュメントを共有するかどうか
- 画面共有ビューのレイアウト
- 二次カメラビュー、ビデオファイルの共有、AirPlayを使用して何かを表示するなどの追加オプション
5. 注釈オプションを試す
注釈は複雑なポイントを明確にし、協力を促進することができます。人々がアイテムを強調したり、他の人が見る必要があるものに注意を引いたり、口頭での説明のために視覚的な要素を追加したりするための素晴らしい方法です。これは私のお気に入りのZoom機能の1つです。
注釈ツールの使用は簡単です。画面共有中に、ツールバーの注釈ボタンをクリックします。
ペン、ハイライター、テキストボックスなどのツールを使用して画面に注釈を付けます。クリアボタンを使用して注釈を消去できます。
6. Otter.aiまたは類似のトランスクリプトツールを設定する
私はしばしばミーティング中に言われたことをすべてキャッチするのに苦労します。その場合、振り返るためのトランスクリプトがあると助かります。Zoomはビデオを録画しますが、私にとっては会話を文書形式で持っている方が追いやすいです。
トランスクリプトをキャッチするために使用できるツールはいくつかありますが、ここでは私が好むOtter.aiを使用する手順を説明します。
Otter.aiまたは類似のツールでアカウントを設定したら、個人 -> 設定 -> 録画に移動して録画設定を確認します。
以下のオプションが設定されていることを確認してください：
- クラウド録画：有効
- 音声のみのファイルを録音：有効
- クラウド録画の共有を許可：有効
- 自動録画：有効
- クラウドに録音：有効
- IPアドレスアクセス制御：無効
- クラウド録画を表示する前にユーザーに認証を要求：無効
- 共有クラウド録画にアクセスするためのパスコードを要求：無効
- デフォルトでオンデマンドとして録画を設定：無効
その後、トランスクリプションサービス（Otter.ai）に戻り、Zoomとトランスクリプションプラットフォームを接続します。この手順はトランスクリプションプログラムによって異なる場合がありますが、ほとんどは非常に簡単です。
7. 録画をクラウドストレージに自動保存
トランスクリプションはミーティング中に話されたアイデアには効果的ですが、後でビデオ映像を確認する必要があるかもしれません。Zoomは録画を保存するのを比較的簡単にしますが、ハードドライブやZoomのストレージに多くのスペースを占有する可能性があります。幸いなことに、Zapierのようなツールを使用すると、Google DriveやDropboxに録画を自動的に保存するのが簡単です。
ZoomとZapierのアカウントの両方が必要です。これら2つのプラットフォームを統合すると、「新しい録画」イベントをトリガーとして使用してzapを作成できます。
Google Driveに移動し、録画をアップロードしたいフォルダーを作成します。Zapierに戻り、アクションをファイルをアップロードとしてGoogle Driveに設定し、作成したフォルダーを指定します。
Zoomの設定を少し調整することで、ミーティング中の気を散らす要素を減らし、時間を節約できます。他のツール（Slackなど）とのZoomの統合や、仕事の他の部分を自動化する方法については、引き続きお読みください。
画像クレジット：Canva。すべてのスクリーンショットはMegan Glossonによるものです。
