CoordinateHQでプロジェクトをメールから解放しよう

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クライアントサービスの分野では、クライアントとのコラボレーションのための従来のツールキットがアップグレードの時期を迎えています。バラバラなツールに依存しているため、チームは情報の流れ、コミュニケーション、全体的なプロジェクトの効率に課題を抱えています。市場には多くのプロジェクト管理ツールがありますが、CoordinateHQは企業とクライアントやフリーランサーなどの外部関係者とのコラボレーションを効率化するために特別に開発されました。私たちはこのソフトウェアをテストし、このレビューで私たちの印象を提供する機会を得ました。

この記事はスポンサー付きであり、CoordinateHQによって可能になりました。実際の内容と意見は著者の独自の見解であり、投稿がスポンサー付きであっても編集の独立性を維持しています。

CoordinateHQとは？

2020年に経験豊富なクライアント管理のベテラン、リック・モリソン（CEO）とジャッド・ガードナー（CTO）によって立ち上げられたCoordinateHQは、業界全体のクライアントサービス業務を変革することを目指しています。従来のコラボレーションツールの限界を乗り越える自らの経験に触発され、このプラットフォームは外部クライアントとのコミュニケーションとプロジェクト管理を効率化する新しいソリューションを提供します。

ユーザーを念頭に置いて設計されたCoordinateHQは、迅速かつ簡単に採用できるシンプルで直感的なインターフェースを特徴としています。コラボレーションに焦点を当てているため、クライアントはリアルタイムでプロジェクトの詳細にアクセスでき、シームレスなコラボレーションを促進します。長いメールのやり取りを置き換えることで、このツールは透明なコミュニケーションを促進し、コラボレーションの効率を向上させます。

始め方

CoordinateHQを試す準備ができたら、公式ウェブサイトにアクセスし、右上の無料で始めるボタンをクリックしてください。ビジネス目的で使用している場合は、作業用のメールアドレスを追加するか、Googleアカウントでサインアップしてください。それだけで、最初のプロジェクトを立ち上げるために必要なほとんどの機能にアクセスできる無料のCoordinateHQの2週間トライアルが解除されます。ツールがどのようなものであるかを見る前にクレジットカードの詳細を求めない点には大いに評価します。

CoordinateHQでの無料トライアルにサインアップする。

CoordinateHQは、あなたを自宅にいるように感じさせるために努力しています。プラットフォームにログインすると、機能を積極的に案内してくれ、すぐにそれに慣れることができます。私は導入ビデオから始め、その後、プロジェクトの作成や最初のコラボレーターの招待などのミニタスクを進めました。最大の効率を求めることもできますし、好みに応じて自分でツールを探索することもできます。私はその両方を混ぜて行いました。

ユーザーエクスペリエンスの定義

最初は、CoordinateHQのインターフェースは少し物足りない印象を受けます。主に黒、白、灰色の要素で構成された中立的なカラースキームを特徴としており、機能性を強調することを目的としています。幸いなことに、少しの個性を加えることができます。シームレスなブランド統合のために、CoordinateHQはユーザーが会社のロゴをアップロードし、ブランドパレットを反映する色を選択できるようにしています。

Coordinate HQにロゴとブランドカラーを追加する。

専用の設定ページを通じてプラットフォームをパーソナライズします。表示の右上隅にある名前をクリックし、設定を選択します。左側のメニューのアカウント設定の下で、あなたのロゴとブランドをクリックします。

プロジェクトの作成

CoordinateHQの直感的なインターフェースは、プロジェクトの作成を容易にします。プロジェクトメニューに移動し、プロジェクトを追加を選択して最初のプロジェクトを開始します。また、テンプレートセクションも確認してください。私は本記事のために、実際にクライアント向けデザインプロジェクトテンプレートを使用しました。

CoordinateHQが提供するテンプレート。

これにより、自動的にプロジェクトのアウトラインが作成されます。プロジェクトの独自の詳細（要約、目標など）を埋める作業を行うことができます。私はTrelloなどのアプリのカードスタイルのレイアウトが好きですが、CoordinateHQのプロジェクトアウトラインデザインは確実に仕事を成し遂げます。

CoordinateHQのプロジェクトアウトライン。

プロジェクトページから、コラボレーターをクライアント（外部）またはあなたのチームメンバー（設定を通じて以前に追加したメンバー）として追加できます。彼らがCoordinateHQにログインすると、役割に応じてプロジェクトのアウトラインやその他の情報にアクセスできるようになります。設定でユーザーの権限を変更します。請求管理者は最高のアクセスレベルを持ち、マネージャーは所有者またはコラボレーターであるプロジェクトにのみアクセスできます。

CoordinateHQでのユーザー管理。

タスクの追加

新しいタスクを追加するには、プランを編集ボタンをクリックします。タスクの説明と期限を追加します。チェックリストを含めたり、ファイルを添付したり、タグを追加したりすることもできます。クライアントや内部チームメンバーを含めて、誰かに割り当てることを忘れないでください。

CoordinateHQで新しいタスクを追加する。

CoordinateHQには、プロジェクトに取り組む人々に役割を割り当てて、プロジェクトの共通の責任を簡単に管理できる便利なオプションがあります。設定に移動し、データ管理の下のプロジェクト役割をクリックします。デフォルトの役割はプロジェクトマネージャーであり、この役割は編集できません（ただし、プロジェクトページから追加の役割を割り当てることはできます）。

この役割は自動的に請求管理者に割り当てられますが、クライアントやデザイナーなどの他の役割を作成することができます。次に、コラボレーターのメールアドレスを役割に接続して、誰が誰であるかを常に覚えておく必要がなくなります。

CoordinateHQでの役割の管理。

タスクに役割を割り当てると、システムは自動的にその役割を持つユーザーに再割り当てします。たとえば、ロゴの再デザインタスクをデザイナーに割り当てることができます。以前にこの役割をチームメンバーの1人に割り当てていれば、タスクにカーソルを合わせるとその名前が表示されます。

タスクが発生すると、外部のコラボレーターは自分のCoordinateHQダッシュボードに通知を受け取り、割り当てられたチームメンバーにすぐにメッセージを送ることができます。これはリアルタイムでのやり取りのように感じられ、プロジェクトの最新情報を確認するために受信トレイを強制的に更新する必要がありません。

ワークフローの設定

CoordinateHQは、重要なクライアントの更新を見逃さないようにします。あなたとあなたのチーム（クライアントを含む）は、プロジェクトの詳細、更新、実行可能な項目の単一のソースを持っています。受信トレイを掘り下げたり、ファイルの最新バージョンがどこにあるのかを考えたりする必要はなくなり、スムーズなワークフローと無駄な時間の削減が実現します。

CoordinateHQを使用してワークフローを改善する方法の例を挙げると、クライアントのウェブポータルを再設計していて、新しい製品が彼らのeショップに入るたびに知る必要があるとします。クライアントは、新しい製品が配信されるたびに別のメールを送信する必要はありません。代わりに、設定を通じてCoordinateHQにフォームを作成できます。データ管理でフォームに移動し、フォームに必要な情報フィールドを追加します。たとえば、製品名と価格です。

CoordinateHQでフォームを作成する。

CoordinateHQダッシュボードに戻ると、フォームを起動するアクションリンクを追加できます。これにより、クライアントはCoordinateHQダッシュボードから直接情報を追加できます。フォームに記入すると、自動的にプロジェクトのアウトラインに新しいタスクが作成され、後で使用するためのすべての詳細がキャプチャされます。非常に簡単で便利で、設定に数分しかかかりません。タスクにフォームを埋め込むこともできます。

CoordinateHQダッシュボードからのフォームビュー。

プロジェクト参加者は、CoordinateHQからの最新の更新や新しいタスクに関する進捗メールを受け取りますが、複数の関係者からの無数のメールスレッドを監視するよりも、1つのソースからのメールを追跡する方がはるかに簡単です。

プロジェクトの管理

プロジェクトの管理に関して、CoordinateHQは非常に簡単にします。上部メニューのプロジェクトをクリックして、これまでのすべてのプロジェクトの概要をすぐに確認できます。プロジェクトのステータス、タグ、マネージャーなどの一目でわかる情報を表示できます。特定の基準に基づいてプロジェクトを表示するためにフィルターを使用できます。すべてのタスクを表示するには、タスクタブに切り替えます。

CoordinateHQのプロジェクトビュー。

テーブルにさらに情報を追加したい場合は、右上のギア型アイコンをクリックします。私は完了したタスクの%フィールドを追加しました。しかし、リストにないものを追加したい場合はどうすればよいでしょうか？

CoordinateHQのプロジェクトビューに新しい列を追加。

設定に移動し、データ管理の下のカスタムフィールドをクリックします。たとえば、プロジェクトが支払われたかどうかのチェックボックスを導入できます。

CoordinateHQでカスタムフィールドを追加。

プロジェクトビューに戻り、ギアアイコンをクリックすると、テーブルにチェックボックスを追加するオプションが表示されるはずです。

価格

無料トライアルが終了すると、CoordinateHQを引き続き使用するには有料プランにアップグレードする必要があります。ユーザー1人あたり月65ドルのプロパッケージがあり、カスタムドメイン名の設定や最大100GBのファイルストレージなど、いくつかのオプションが解除されます。

CoordinateHQのサブスクリプションプランビュー。

CoordinateHQはエンタープライズ層も提供していますが、具体的な内容については営業チームに連絡する必要があります。

最後の考え

CoordinateHQを使用している間、私はこのツールが明確なコミュニケーション、整理されたタスク管理、リアルタイムのコラボレーションを促進することによって効率的なプロジェクト管理を促進し、最終的にはプロジェクトの迅速な完了につながることを発見しました。

更新が簡単に埋もれたり失われたりするメールとは異なり、CoordinateHQはリアルタイムのアクティビティフィードを提供し、最新のプロジェクトの進展について全員を把握させ、往復のメールやステータス更新の必要性を最小限に抑えます。毎日CoordinateHQダッシュボードを確認することを忘れないでください！

このプラットフォームの使いやすさには本当に感心しました。さらに、もし困った場合でも、CoordinateHQと簡単に1対1のセッションをつなぐことができ、特定の状況で本当に助かります。

全体的にインターフェースには感心しましたが、タスクの説明などのフィールドを手動で追加するのは少し面倒でした。タスクの説明用のフィールドをデフォルトで追加することで簡単に排除できる余分なステップのように感じました。また、プロジェクトをタイムラインで表示するカレンダービューオプションがないことにも気付きましたので、そのためには別のツールに頼る必要があるかもしれません。

明るい点として、このプログラムはWebhook API + Zapier統合を提供しており（今後さらに多くのオプションが追加される予定）、機能を大幅に強化し、さまざまなプロセスを効率化できます。たとえば、Zapierを通じてCoordinateHQを好みのカレンダーアプリ（Googleカレンダーなど）と統合できます。

要約すると、CoordinateHQはワークフローを大幅に改善し、成功したプロジェクトの実行を促進する強力なツールであることが証明されました。

画像クレジット: Pexels。すべてのスクリーンショットはアレクサンドラ・アリチによるものです。