Microsoft Wordでクイックパーツとビルディングブロックを使って効率を上げる方法

もしあなたがビジネスやレクリエーションのためにMicrosoft Wordを頻繁に使用しているなら、同じ種類のコンテンツを何度も入力していることに気付くかもしれません。必要なコンテンツを新しい文書にコピー＆ペーストするために、以前の文書を再度開かなければならないのは面倒です。しかし、これを行うためのはるかに簡単な方法があります！Microsoft Wordの「クイックパーツ」と「ビルディングブロック」機能はあまり注目されていませんが、複数の文書で特定のテキストブロックを繰り返す必要があるときに絶対に役立ちます。それでは、どのように使用するのでしょうか？

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既製のビルディングブロックを使用する

利用可能な既製のオプションをブラウズしたい場合は、「挿入」をクリックし、「クイックパーツ」をクリックし、「ビルディングブロックオーガナイザー」をクリックすることで、すべてをブラウズできます。

使用できるすべての既製パーツのギャラリーが表示されます。すべてが混在しているかもしれないので、リストの上部にあるカテゴリをクリックして「ギャラリー」でソートしてください。これにより、パーツがそのタイプでソートされ、最適なものを見つけやすくなります。たとえば、文書の開始方法を探している場合は、ギャラリーでソートし、カバーページを見つけて、そこからオプションをブラウズしてください。

ビルディングブロックを文書に挿入するには、希望するものをクリックして「挿入」をクリックするだけです。

ビルディングブロックが文書に配置され、すぐに使用できる状態になります！

自分のビルディングブロックを作成する

しかし、この機能の強みの一部は、必要に応じて自分のビルディングブロックを作成できることです。つまり、Wordで既にデザインされたカバーレターがある場合、それをビルディングブロックのリストに保存し、好きなときに使用できます。

自分のビルディングブロックを作成するには、まずWord文書内でどのように見えるかをデザインします。次に、完了したら、保存したいすべてをハイライトし、「挿入」をクリックし、「クイックパーツ」をクリックし、「選択範囲をクイックパートギャラリーに保存」をクリックします。

ビルディングブロックを簡単に識別できるように名前を付けることができるボックスが表示され、特定のカテゴリに配置することもできます。特定のカテゴリに配置すると、そのカテゴリの特性も引き継がれます。たとえば、「ヘッダー」に配置されたものは、使用時にヘッダー内に挿入されます。どのカテゴリを選ぶべきか不明な場合は、「クイックパーツ」を選択してください。これにより、後で見つけやすくなります。

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新しく作成したビルディングブロックを使用したい場合は、上記のようにオーガナイザーで見つけるだけです。クイックパートとして保存した場合は、「クイックパーツ」をクリックし、リストから選択することで見つけることができます。

ビルディングブロックを削除する

ビルディングブロックを削除するには、上記のようにオーガナイザーを使用して見つけます。選択したら、「削除」ボタンをクリックして削除します。

ブロックから始める

Wordのクイックパーツとビルディングブロック機能は、Wordでの単調な作業をはるかに簡単にします。これで、両方の使い方がわかりました。

これであなたの生活が少し楽になりましたか？下にお知らせください！

画像クレジット: ファーストグレード Microsoft Word