Gmailでメールをより良く整理する方法
あなたのGmailの受信箱には毎日大量のメールが届きますか？もしそうなら、メールを見つけるというアイデアは不可能なミッションのように思えるかもしれません。
メールをページごとにざっと見ることは、時間がかかるだけでなく疲れます。幸いにも、あなたのメールをすぐに整理して見つけるためのヒントがあります。
受信トレイをスキップしてメールを受け取る
見る必要のないメールやアーカイブできるメールがある場合、このヒントが役立ちます。「設定 -> 新しいフィルタを作成」に移動して、メールを自動的に仕分けすることができます。必要な情報を入力して、メールをアーカイブしましょう。
情報を入力したら、「この検索でフィルタを作成」をクリックして、フィルタに何をさせたいかを決めます。「受信トレイをスキップする（アーカイブする）」というチェックボックスにチェックを入れます。見る必要がない場合は、そのメールを既読としてマークするオプションもあります。
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特定の送信者からのすべてのメールを表示する
マークがそのメールを送ってくれたことは覚えているけれど、いつ送られたかはわからない。特定の送信者からのメールを見つけるには、その連絡先が送ってきた最新のメールを見つけます。
新しいウィンドウが開いたら、下部の「メール」オプションをクリックします。すると、その人からのメールのみが表示される受信トレイの一部に移動します。
件名でメールを整理する
重要な仕事のプレゼンテーションが迫っていて、プレゼンテーションに関連するすべてのメールを見つける必要があります。それらを見るには、Googleの検索バーのドロップダウンメニューをクリックして、「件名」と「以下の単語を含む」エリアにメールに必要なキーワードを入力します。
スターを付けたメールやチャットのみに検索を制限したい場合は、この新しいウィンドウのドロップダウンメニューをクリックして、必要なオプションを選択します。
休暇または不在の返信を送信する
オートリプライで不在を知らせることも簡単な作業です。設定に移動し、「休暇応答」セクションが表示されるまで下にスクロールします。メッセージ、期間、件名を入力します。
連絡先のみに休暇の返信を表示したい場合は、そのチェックボックスにもチェックを入れておきます。完了したら、「変更を保存」をクリックすると、自動的にメッセージが送信されます。
特定の日付の前または後にメールを一括削除する
特定の日付より前にメールを削除するには、検索ボックスに「before:2017/5/18」と入力します。その日付は必要に応じて変更できます。
検索アイコンをクリックすると、その日付より前に送信/受信されたすべてのメールのリストが表示されます。選択ドロップダウンメニューをクリックして「すべて」を選択します。ゴミ箱アイコンをクリックすると、すべてのメールが削除されます。
特定の日付より後のメールを削除するには、検索フレーズの「before」を「after」に変更するだけで済みます。正しい日付も入力するようにし、重要なものを削除していないか確認することも忘れずに。
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メールにラベル（フォルダ）を追加する方法
ラベルはメールを整理するための優れた方法です。プレゼンテーション関連のメールや週末のパーティーメールを一緒に保つフォルダのように考えてください。
まず、整理したいメールをクリックし、上部のタグアイコンをクリックします。複数のメールを選択して同じラベルを付けることもできます。必要なラベルが表示されない場合は、「新規作成」オプションをクリックします。
高度なGmail検索オペレーター
探しているメールに役立つキーワードがない場合、次の検索オペレーターを使用できます：
チャットを検索から除外したい場合は「-label:chats」と入力します。
特定のラベルを検索するには「+label:ラベル名」と入力します。
特定の期間内のメールを探すには、「before:yyyy/mm/dd」と「after:yyyy/mm/dd」と入力します。
添付ファイルを探すには、探している添付ファイルがPDFファイルであれば「filename:PDF」と入力します。
メールがなぜかゴミ箱や迷惑メールに入っている場合は、「trash (キーワードここに)」や「in:spam (キーワードここに)」と入力します。
結論
上記のヒントを使えば、Gmailでメールをより良く整理できるようになります。あなたのお気に入りのヒントが抜けてしまっていると思いますか？それが何か教えてください。
