Gmailの受信トレイを整理する方法

Gmailは、私たちの日常生活の受信トレイであり、ビジネスのための小部屋でもあります。私たちの多くが日々の業務を整理するために不可欠です。メールクライアントとして、Gmailは近年、無限のメールの流れを異なるタグやラベルに分けることが得意になり、スパムを遠ざけることも忘れません。

しかし、Gmailが仕事をうまくこなしているにもかかわらず、受信トレイをさらに整理するためにできるちょっとした工夫はたくさんあります。すべてのメールが適切な場所に送られ、望ましくない驚きを受け取らないようにしましょう。

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ラベルを受信トレイに変える

私は、後で確認するために十分重要だと考えるメールがたくさん届きますが、「プライマリ」受信トレイの最上部に常にポップアップしてほしくはありません。例えば、ゲームPR会社からのメールがたくさん届き、その中には私に関係する情報が含まれていることがありますが、自分の好きな時に確認したいのです。

このために、「ゲームPR」ラベルを設定し、それらのメールを受信トレイにスキップさせます。これにより、ゲームPRは別の受信トレイとなり、これらのメールが到着しても通知されず、自分の好きな時に確認できます。

これを行うには、まず、受信トレイに新しい受信トレイを作成したいメールの隣にあるチェックボックスをクリックし、次にGmailの検索ボックスのすぐ下にある3点メニューアイコンをクリックし、「このようなメッセージをフィルタリング」を選択します。

メールの送信者を示すボックスがポップアップします。ここではさらに詳細に、件名や含まれる単語に基づいてフィルタリングできますが、今回は個別の送信者からのメールのフィルタを設定することに集中します。

準備ができたら、「フィルタを作成」をクリックすると、選択したメールに対して実際に何を行いたいかについてのオプションがいくつか表示されます。私の場合は「受信トレイをスキップする」ボックスと「ラベルを適用する」ボックスにチェックを入れ、「ラベルを適用する」の隣で「ゲームPR」ラベルを選択します。（まだ存在しない場合は、新しいラベルを作成するオプションも表示されます。）

このボックスの下部では、フィルタをその基準に合致するすべての以前のメールに適用するオプションも選択できるため、これらの受信者からの過去のすべてのメールもゲームPR受信トレイに送信されます。

注意: ラベルを作成すること自体は、メールを他の受信トレイに「移動」するわけではありません。（実際にそれを行うのは「受信トレイをスキップする」オプションです。）特定のメールに複数のラベルを設定することもでき、これらのラベルはGmailの左側ペインに表示されます。

受信トレイとフィルタ設定の管理

Gmailが受信トレイにメールを配置する方法には、多くの謎めいたアルゴリズムがあります。しかし、「重要」ラベルを使用することで、Gmailをある程度サポートできます。それは、星と送信者名の間にある黄色または灰色の矢印シンボルです。

黄色の場合、そのメールは重要と見なされ、フィルタを無視してプライマリ受信トレイに表示されます。灰色の場合、それは「重要でない」と見なされ、自分のフィルタルールに従って機能します。重要だと思うメールについては、アイコンをクリックして灰色と黄色の間で切り替えます。これにより、Googleが今後のメールの重要性を判断するのに役立ちます。

Googleにメールの重要性について独自の判断をさせたくない場合は、「設定 -> 受信トレイ」をクリックし、一番下で「フィルタをオーバーライドしない」を選択します。「重要マーカー」見出しの隣では、Googleにマーカーを全く使用しないよう指示したり、過去の行動を基にメールの重要性を予測しないように指示したりできます。

設定メニューにいる間に、「フィルタとブロックされたアドレス」をクリックすると、設定したすべてのフィルタ設定を見ることができます。ここでは、既存のフィルタを編集したり削除したりでき、前述の「ラベルを受信トレイに変える」見出しで話した同じ画面に進むことができます。

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マーケティングメールとニュースレターの解除

数年の間に、あなたはおそらく数多くのマーケティングメールにサインアップしており、それらはあまりに一般的になり、受信トレイの望ましくない背景ノイズとなっています。これらのメールが到着した後の処理規則を設定する代わりに（自動削除など）、最初からそれらが届かないように解除することが重要です。

受信するすべてのマーケティング/ニュースレターのメールには、通常、底に「解除」オプションがあります。これは通常非常に小さなテキストであり、クリックするとそれを送信するサイトにリンクされます。通常、このボタンをクリックするだけで解除できますが、一部のサイトでは、解除するためにサインインを強いられる場合もあります。それでも、プロセスは迅速で、メールの送信元を遮断します。

ほとんどの場合、Gmailはこの種のメールを適切にフィルタリングし、受信トレイの「プロモーション」カテゴリに投げ入れます。したがって、そのプロモーションタブを確認し、最も厄介な送信者を探し、解除を開始しましょう！

結論

Gmail受信トレイを管理する方法は他にもたくさんありますが、これらは少なくとも整理のアイデアを提供するはずです。私は上記の方法を信じており、それ以外は使用しておらず、その結果、受信トレイがより快適な場所になっていると感じています。あなたはどのようにGmailの受信トレイを管理していますか？お勧めのプラグインはありますか？教えてください！