GmailをNotion Mailで整理する方法

もしあなたがすでにNotionを使って生活を整理したり、目標を追跡したり、生産性を向上させたりしているなら、その有用性を知っているでしょう。今、Notion MailはあなたのGmail受信トレイを完全に変えることができます。

Notion Mailとは

Notion MailはNotionとは独立して動作しますが、カレンダーなどの他のNotionツールと簡単に統合できます。長い間放置していたGmail受信トレイを管理するのを手助けするために設計されています。

このメールクライアントは現在Gmailにのみ対応していますが、Notionの多くの統合と同様に、将来的にはもっと多くのオプションが増えることを期待しています。しかし今のところ、Notion Mailを支えるAIはメッセージを自動的に仕分けてくれ、貴重な時間を節約し、受信トレイをかなり整理された状態に保ってくれます。

もちろん、自動的にメッセージを整理してくれるものには注意が向きます。しかし、私が最も好きなのはプライバシーの側面です。はい、AIはメッセージを仕分けするために使われていますが、それだけです。あなたのデータはAIモデルのトレーニングのために収集されることはありません。それはあなたのデータであり、Notionのものではありません。さらに、SOC2認証およびHIPAA準拠です。

全ての中で最も良い点は、無料で使用できることです。だから、試してみない理由はありませんし、もしかしたらその乱雑なGmail受信トレイを整理できるかもしれません。もしNotionがすでにあなたの生活を整理するための頼りにしているものであるなら、受信トレイも整理させてみませんか？

Notion MailとGmailを接続する

最初のステップは、Gmailアカウントを接続することです。Notion Mailは複数のGmailアカウントをサポートしていますが、現時点では統一された受信トレイはありません。これは2025年4月時点での新機能で、WebまたはmacOSアプリでのみメールクライアントを設定できます。モバイルアプリは今年後半に開発中です。

Notionがメッセージ、連絡先などを読むためのアクセスを許可するように指示に従ってください。これはすべてのメールクライアントで一般的なことですので、彼らのプラットフォームを通じてアカウントを管理できます。

Notion Mailが私に最初に尋ねたのは、フィルタリングされたビューで受信トレイを分割する方法でした。受信トレイから分けると受信トレイに残すのどちらかを選択するだけです。今すぐ確信が持てない場合でも、後で変更することができますので、心配しないでください。

接続が完了すると、Gmailよりもはるかにクリーンなインターフェースが即座に表示されます。受信トレイに通常GmailのWebにログインしたときに得られる混乱がなく、爽やかな見た目でした。

AIラベルの設定

ここでNotion Mailは、受信トレイが求めているアシスタントとして素早く機能し始めます。参考までに、私はウェブバージョンで全タスクを実行しています。

右上の自動ラベルボタンをクリックしてAIラベリングを設定します。Notionで作成した任意のラベルはGmailと同期し、その逆も同様です。

Notionがフィルタリングしたいメッセージを理解するために、キーワード、送信者名、またはメッセージの種類を入力します。説明を入力した後、メッセージを受信トレイに残すか、それとも別のビューにフィルタリングするかを選択します。例えば、私はAmazonを入力してAmazonの注文更新を別のフィルタリングされたビューに振り分けました。

次は重要な部分、トレーニングです。NotionのAIはあなたの入力なしで自動的にすべてを行うわけではありません。代わりに、受信トレイをより良く管理するためにトレーニングを手助けしてくれるのはあなただけです。メッセージの数によっては、Notion Mailが分析し、トレーニングウィンドウを表示するのに数分かかる場合があります。

メッセージを確認し、オートラベルに適用されるタイプを選択します。ラベルの名前を変更することもできます。終了したら保存をクリックします。

最初は、新しい自動ラベルに不正確なメッセージが含まれることに気付くかもしれません。その場合は、メッセージの隣にあるラベルをクリックして変更してください。

受信トレイの任意のメッセージの隣でも、Notion AIにさまざまな種類のメッセージをどうフィルタリングするかをトレーニングできます。

AIがあなたの好みを学ぶのには数週間かかる場合がありますが、たった1日で受信トレイに届くメッセージが数十から数件に減り、残りは適切なラベルにきれいに整理されました。その後は、重要なメッセージに基づいて各ラベルを自分のペースで確認できるのです。

Notion AIで迅速に返信

Notion Mailは、メールエディタにNotion AIも取り入れています。上司へのプロフェッショナルな返信が必要ですか？Notionに上司のメッセージへの返信を作成するよう頼むだけで、あとはそれを編集して自分の言葉にカスタマイズします。

メッセージが自動的に整理されるだけでなく、受信トレイがよりクリーンで集中できるものになり、メッセージへの返信が速くなります。

作成ウィンドウの下部にはAsk AIボタンがありますが、スペースバーを押すとAsk AIプロンプトボックスが開きます。これは新しい行でスペースバーを押す必要があります。通常通り入力しているときは、スペースバーを押してもプロンプトボックスとのフローが中断されることはありません。

全体的に、よりクリーンで効率的な体験です。完璧ではありませんが、私の受信トレイの管理者にトレーニングするのが楽しくなり、重要なメッセージに集中できるようになります。正直なところ、これが私のGmail受信トレイの見た目が数年で一番良くなったことで、ログインするのがそれほど圧倒されることがなくなりました。

これがNotionの製品を使う初めての試みなら、まずはNotion自体をチェックする時間を取ってみてください。それから、生産性を高めるためのあまり知られていないNotionのヒントも試してみてください。