Outlookで連絡先または配布リストを作成する方法

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同じグループの人々にメールを送信する必要が多いですか？Outlookで連絡先または配布リストを作成する方法を学ぶことで、生活を大いに便利にしましょう。クリック一つで複数の受信者にメールを送信でき、毎回メールアドレスを入力する手間を省けます。このチュートリアルでは、その手順を説明します。

注意: 配布リストは新しいバージョンのOutlookでは連絡先リストと呼ばれています。

デスクトップ版Outlookでの連絡先リストの作成と編集

WindowsおよびmacOS向けのOutlookメールクライアントは、メール体験をできるだけ効率的にするための多くの機能を提供する強力なツールです。しかし、多くの機能があることは、Outlookの連絡先または配布リストを作成するプロセスにおいて、少しの複雑さを伴います。Outlookのユーザーインターフェースをナビゲートするために、手順に従ってください。

ヒント: 受信トレイをより迅速に整理するには、Outlookのメールにルールを作成してみてください。

Windows

私たちの手順は最新バージョンを対象としていますので、古いバージョンを使用している場合は、いくつかのステップが少し異なる場合があります。

Outlookを起動し、左側のサイドバーにある対応するアイコンをクリックして人々タブに切り替えます。

Outlook Windows人々タブ

新しい連絡先ボタンの横にある小さな矢印をクリックし、新しい連絡先リストオプションを選択します。

Outlook新しい連絡先リストを作成

新しい連絡先リストの名前を付け、メールエントリフィールドに含めたいすべてのメールアドレスを入力し、各アドレスの後に追加ボタンをクリックします。作成ボタンをクリックしてOutlookの配布リストを保存します。

Outlook配布リストにメールを追加

人々タブのすべての連絡先リストセクションでリストを見つけることができます。アドレスを追加または削除するには、リストを選択し、上部ツールバーの編集ボタンをクリックします。

Mac

Mac用のOutlookでは、ヘルプメニューを開きます。レガシーOutlookに戻すオプションを選択します。残念ながら、このステップは必須です。連絡先または配布リスト機能は現在、最新のメールクライアントのバージョンには含まれていません。

レガシーOutlookに戻すオプション選択済み

左側のサイドバーの下部にある対応するアイコンをクリックして人々タブに切り替えます。

Outlook Mac人々タブ選択

上部ツールバーで新しい連絡先リストオプションを選択します。このオプションがグレーアウトされている場合は、Outlookの設定を開き、コンピュータのフォルダーを隠すオプションを無効にします。

Outlook Mac新しい連絡先リストオプション強調表示

新しい連絡先リストの名前を付け、すべての希望する受信者を含めるために追加ボタンをクリックします。Outlookの配布リストの見た目が気に入ったら、保存して閉じるをクリックします。

連絡先リストに新しい連絡先を追加

Mac用のOutlookで作成された配布リストを編集するには、人々タブに移動し、コンピュータ内セクションのアドレスブックを選択し、編集したいリストをクリックします。

ヒント: 連絡先または配布リストに加えて、Windows用OutlookとMac用Outlookは、メールテンプレートをサポートしており、似たようなメッセージを頻繁に送信している場合に多くの時間を節約できます。

ウェブ版Outlook (Outlook.com)での連絡先リストの作成と編集

Outlook.comを使用していますか？心配しないでください。あなたも連絡先リストの作成から外れているわけではありません。Webインターフェースは、Windows向けの最新デスクトップ版Outlookと多くの共通点を持っているため、ウェブ版Outlook (Outlook.comの呼称)で連絡先リストを作成する方法を学ぶのは簡単です：

Outlook.comアカウントに移動し、左側のサイドバーにある関連アイコンを選択して人々タブに移動します。

ウェブ上のOutlook人々タブ

新しい連絡先ボタンの隣にある小さなドロップダウン矢印をクリックし、新しい連絡先リストオプションを選択します。

ウェブ上の新しい連絡先リストOutlook選択済み

新しい連絡先リストに名前を付け、指定されたフィールドにすべての希望するメールアドレスを入力し、各メールアドレスの後に追加をクリックします。作成ボタンをクリックして新しいOutlookの配布リストを最終化し、保存します。

新しい連絡先追加ボタン強調表示

保存したリストは人々タブ内のすべての連絡先リストエリアで見つけることができます。メールアドレスを追加または削除するには、リストをハイライトし、上部ツールバーの編集ボタンを押します。

Outlookの連絡先リストとグループの違い

連絡先リストとグループの違いについて疑問を抱くOutlookユーザーは少なくありません。どちらの機能も、複数のメールアドレスを一つの名前の下にグループ化する同様の機能を提供しているようですが、完全に互換性があるわけではありません：

連絡先リスト: 複数の人にメールを送信することができ、メールアドレスを一つ一つ選ぶ必要はありません。
グループ: 複数のチームメンバーが共有の受信トレイ、カレンダー、ファイルストレージにアクセスできる共有ワークスペースです。

複数の人にできるだけ楽にメールを送信することが主な目的であれば、必要なのは連絡先リストです。しかし、チームが共有ファイルやカレンダー、会話のための中央のスペースを必要とする場合は、Outlookグループが適切な選択です。

Microsoft Outlookをマスターする

これで、さまざまなプラットフォームでOutlookの連絡先リストを作成する方法のシンプルなロードマップができました。使い方に慣れた今、Outlookのスキルを次のレベルに引き上げてみませんか？Microsoft Outlookで条件付き書式を使用する方法をお教えします。これにより、受信トレイをより整理された状態に保つことができます。

画像クレジット: Unsplash。すべてのスクリーンショットはデビッド・モレロによるものです。