Gmailでメールテンプレートを作成する方法
メール作成を迅速化するために使えるツールがあるとしたら、それはテンプレートです。同じメールメッセージを何度も作成する場合、再利用可能なGmailテンプレートを設定して時間を節約できます。必要に応じて、名前や日付などの小さな詳細を入れ替えるだけです。Gmailでテンプレートを作成して使用する方法は2つあり、一つは誰でも利用可能で、もう一つはGoogle Workspaceユーザー向けのものです。それぞれの作業方法を見ていきましょう。
目次
- 繰り返しメッセージ用のGmailテンプレートの作成方法
- マーケティングメッセージ用のGmailテンプレートの作成方法
- Gmailテンプレートの使用
- Gmailテンプレートの編集
- Gmailテンプレートの削除
- よくある質問
ヒント: Gmailのショートカットキーを有効にして使用することで、メールのルーチンを加速しましょう。
繰り返しメッセージ用のGmailテンプレートの作成方法
感謝のメッセージや週次の更新用のテンプレートを設定できます。また、顧客、クライアント、または同僚への自動応答として使用するためのテンプレートも作成できます。
Gmailでテンプレートを有効にする
テンプレートを作成する前に、Gmailの設定で機能を有効にする必要があります。Gmailサイトにアクセスし、ログインして以下の手順に従ってください。
- 右上の「設定」アイコン（ギア）を選択し、「すべての設定を表示」を選びます。
- 「高度な設定」タブに行き、「テンプレート」の隣にある「有効にする」オプションにチェックを入れます。
- 最下部の「変更を保存」をクリックし、その後受信トレイに戻ってテンプレートを設定します。
ヒント: 私たちの自動化による毎日の生産性を向上させるガイドで、テンプレートを使ってGmailの返信を自動化する方法や、他の類似の提案をチェックしてください。
Gmailでテンプレートを作成する
Gmailテンプレートを作成するには、使用したいメッセージを入力し、後で再利用するためにテンプレートとして保存します。
- 左上の「作成」を選択して新しいメールウィンドウを開きます。「メインメニューを表示」アイコン（三本の線）を使ってメニューを開く必要があるかもしれません。
- 件名、メッセージ、およびオプションで受信者を入力します。留意すべきこと:
- 送信メッセージに自動的にメール署名を追加する場合は、テンプレートからは削除することをお勧めします。そうしないと、署名が重複します。
- 受信者を挿入すると、テンプレートを使用する際に自動的に追加されますが、編集することもできます。
- テンプレートを保存する準備ができたら、ウィンドウの下部にある「その他のオプション」アイコン（三点）をクリックします。
- カーソルを「テンプレート -> 下書きとしてテンプレートを保存」に移動し、「新しいテンプレートとして保存」を選択します。
- 新しいテンプレートに名前を付けて「保存」をクリックします。
作成したメールを送信するか、作成ウィンドウを閉じるだけです。
マーケティングメッセージ用のGmailテンプレートの作成方法
Gmailを使ってビジネスをマーケティングする場合、テンプレート用の「レイアウト」という組み込み機能を活用しましょう。レイアウトには、行動を促す呼びかけ、シンプルなテキスト、発表、ニュースレター、新サービス、紹介マーケティングスタイルが含まれています。
デフォルトスタイルを使用してレイアウトをカスタマイズし、レイアウトを挿入してから保存する前に編集できます。
注意: この執筆時点では、レイアウトを使用するにはこれらのGoogle Workspaceプランに加入する必要があります: Workspace Individual; Business StandardまたはPlus; Enterprise Starter、Standard、またはPlus; またはEducation StandardまたはPlus。
ヒント: Googleスクリプトを使用してGmailの受信トレイを部分的に自動化することで、さらに時間を節約できます。
レイアウトのプレビュー
レイアウトを使用する準備ができたら、左上の「作成」ボタンを使って新しいメールウィンドウを開きます。
- 作成ウィンドウの下部にある「レイアウトを選択」アイコン（グリッド）をクリックします。
- レイアウトオプションを選択すると、右側にプレビューが表示されます。スタイリングを変更する場合は次のセクションに進んでください。そうでなければ、「挿入」をクリックします。
デフォルトスタイリングの調整
異なるレイアウトを使用する予定がある場合は、デフォルトスタイルを調整したいかもしれません。これには、ロゴの追加、カラースキームの変更、フッターの使用、ビジネスに関連するリンクの追加が含まれます。
- 上記の手順でレイアウトオプションを開き、「デフォルトスタイリング」をクリックして以下の項目を調整します。
- ロゴ、色、フォント: ロゴをアップロードしたり、カラーパレットを選択したり、新しいフォントスタイルを選んだりします。
- フッターの詳細: 各レイアウトのフッターにビジネス名、連絡先情報、または免責事項を追加します。
- リンク: レイアウトで使用するリンクを選択して挿入します。メールアドレス、ウェブアドレス、またはソーシャルメディアサイトへのリンクを追加します。
- 「変更を保存」をクリックします。
メッセージの編集
レイアウトを挿入した後、テンプレートとして保存する前に変更を加えたいと思うことでしょう。レイアウトには編集したいプレースホルダーテキストが含まれています。デフォルトスタイリングを変更したかどうかにかかわらず、レイアウト要素の変更もできます。
- メール作成ウィンドウにレイアウトがある状態で、要素を選択して利用可能なアクションを表示します。ヘッダーや他の画像の場合は、画像を変更したり、代替テキストを編集したり、リンクを追加したり、ヘッダーを削除します。
- ボタンの場合は、リンクをプレビューまたは変更したり、ボタンを完全に削除したりできます。
- テキストボックスの場合は、プレースホルダーテキストを選択し、自分のものに置き換えます。または、セクションを削除します。
- メッセージが準備完了であることを確実にするために、件名行を追加することもできます。受信者やメールリストを待ち受ける形にします。
最終的なメッセージに満足したら、テンプレートとして保存していつでも再利用でき、送信前にわずかな調整も行えます。
レイアウトをテンプレートとして保存する
基本テンプレートと同様に、このレイアウトテンプレートを保存します。上記の手順3から5に従って、メールを送信するか、メール作成ウィンドウを閉じるだけです。
注意: バカンスに行く前に、Gmailの不在時自動応答を設定することを忘れないでください。
Gmailテンプレートの使用
基本的なテンプレートであれマーケティングメッセージであれ、テンプレートを保存した後は、新しいメールに数回のクリックで挿入できます。
左上の「作成」を選択して新しいメールウィンドウを開きます。
下部の「その他のオプション」アイコンをクリックします。
カーソルを「テンプレート」に移動し、「テンプレートを挿入」の下にあるテンプレート名を選択します。
- テンプレートがメールウィンドウに入ったら、受信者を追加または編集したり、件名行やメッセージに変更を加えたりします。
Gmailテンプレートの編集
保存したテンプレートに変更を加え、再保存することができます。
上記の手順で新しいメールメッセージとしてテンプレートを開きます。
変更を行い、「その他のオプション」アイコンをクリックします。「テンプレート -> 下書きとしてテンプレートを保存」に移動し、「テンプレートの上書き」の下にあるテンプレート名を選択します。
- このアクションを確認するために「保存」をクリックします。
Gmailテンプレートの削除
もう必要ないGmailテンプレートを削除する手順は以下の通りです：
新しいメッセージを開きますが、テンプレートを挿入する代わりに「作成」ウィンドウを開きます。
カーソルを「テンプレート -> テンプレートを削除」に移動し、「テンプレートを削除」の下にあるテンプレート名を選択します。
- ポップアップウィンドウで「削除」をクリックしてこのアクションを確認します。
よくある質問
Gmailにテンプレートオプションがないのはなぜですか？
テンプレートオプションを表示するためには、Gmailで「テンプレート」設定をオンにしてください。サポートされているGoogle Workspaceアカウントを持っているのにレイアウトオプションが見えない場合は、Workspace管理者に連絡してください。
Gmailモバイルアプリでテンプレートを使用できますか？
この執筆時点では、テンプレートはGmailウェブサイトでのみ利用可能で、モバイルアプリではありません。可能な代替手段は、Gmailサイトでテンプレートを作成してメールに挿入し、その後下書きとして保存することです。（メールを送信せずに宛先を設定して閉じます。）Gmailモバイルアプリで「下書き」フォルダを開き、そこでメールを編集または送信できます。
Microsoft Outlookでもテンプレートを作成して使用できますか？
Gmailに加えてOutlookを使用している場合、そのアプリケーションでもテンプレートを使用できます。どのアプリケーションを使用しても、時間を節約できます。
Microsoft Outlookでのテンプレートの使用に関する完全なチュートリアルもご覧ください。
画像クレジット: Pixabay。すべてのスクリーンショットはSandy Writtenhouseによるものです。
