Gmailでメールマージを送信する方法
メールマージという言葉は90年代の用語のように聞こえますよね？しかし、流行遅れであっても、大量の連絡先に一斉にメールを送信する際には依然として最適な方法です。特に便利なGmailのアドオンのおかげで、これまで以上に簡単に行えます。
この記事では、Google Sheetsの「Mail Merge with Attachments」アドオンを使用して、Gmailでメールマージを送信する方法を紹介します。
注意: この拡張機能の無料版では、1日あたり50通のメールに制限されていますが、連続した日々にわたってメールを送信するようにスケジュールを設定できます。プレミアム版（$29）では、標準のGmailアカウントで250通、Google Apps for Workアカウントを持っている場合は1500通に増えます。
このメールマージアドオンをGmailアカウントに追加します。（Googleアカウントにサインインする必要があります。）
次に、空白のGoogle Sheetsドキュメントを開き、「アドオン -> Mail Merge with Attachments -> マージテンプレートを作成」を選択します。
さまざまなカテゴリが表示され、メールマージを送信する連絡先リストを管理するのに役立ちます。
- 次に、手動で連絡先を追加することもできますが、作業を節約したい場合や、必要なすべての連絡先がGoogle Contactsにある場合は、インポートすることもできます。
Google Contactsをインポートするには、「アドオン -> Mail Merge with Attachments -> Google Contactsをインポート」を選択し、追加したい連絡先グループを選択します。（メールマージを送信したいグループをまだ作成していない場合は、まずGoogle Contactsで作成してください。）
連絡先をインポートしたら、特定の（またはすべての）連絡先に送信する添付ファイルを追加できます。これを行うには、「ファイル添付」の下にある列を選択し、添付ファイルを送信したい連絡先に対応させます。
次に、「アドオン -> Mail Merge with Attachments -> ファイル添付を追加」に進み、添付ファイルを追加したい場所を選択します。
添付ファイルが追加されたら、シート内の他の受信者にコピー＆ペーストできます。すべての受信者に添付ファイルを送信するには、添付ファイルがあるセルの右下隅にマウスを移動し、カーソルが黒い十字に変わったら、クリックして連絡先リストの下までドラッグします。
特定の日付と時間にメールを送信したい場合は、「予定日」列に「dd/mm/yyyy hh:hh」形式でその日付と時間を入力し、送信したいすべての列にコピー＆ペーストします。
さて、メッセージを書く時間です。「アドオン -> Mail Merge with Attachments -> メールマージを設定」に進みます。
- 新しいウィンドウが開き、詳細を入力できます。プレミアム版をお持ちの場合は、ここでメールを開いた人を追跡するためのボックスにチェックを入れるなどの追加オプションを選択できます。
- 続行をクリックし、既存のGmailドラフトをテンプレートとして使用するか、プレーンテキストまたはHTMLを使用して独自のテンプレートを書くかを選択します。
どちらを選んでも、各受信者に固有の変数を示すために二重波括弧（{{ と }}}）を使用する必要があります。これらの変数はスプレッドシートの列に基づいているため、追加の変数が必要な場合は、スプレッドシートに列を追加する必要があります。デフォルトのテンプレート変数を使用すると、以下のようなメールマージを作成できます。
メールマージが正しく設定されているか確認するためにテストメールを送信し、準備が整ったら「メールマージを実行」をクリックして本番を行います！
結論
これで、自分自身のメールマージを送信する準備が整いました。シンプルに保ったとはいえ、送信するメールに好きなだけ変数を追加できることを忘れないでください。スプレッドシートに列を追加することを忘れずに。
画像クレジット: Mail Communication Connection message to mailing contacts phone by one photo/Shutterstock
