Microsoft Outlookで条件付きフォーマットを使用する方法
Outlookの受信トレイでメールを迅速に見つけたいとき、条件に基づいてフォントの書式設定を自動的に適用できます。そして、その条件を満たすメッセージが届くと、手を使うことなくその書式設定が適用されます。Microsoft Outlookで条件付きフォーマットを設定するのは数分で済み、特定のメールを一目で確認できるようになります。このチュートリアルでは、条件付きフォーマットルールの作成、書式設定ルールの編集、および不要になったルールの無効化または削除方法を説明します。
知っていますか: Outlookでは、メールを一括でまたはカスタムルールに基づいて自動的に転送できます。
目次
- Outlookでの条件付きフォーマットの設定
- 書式ルールの条件
- 条件付きフォーマットルールの編集
- 条件付きフォーマットルールの削除
- よくある質問
Outlookでの条件付きフォーマットの設定
執筆時点では、条件付きフォーマットの機能はMicrosoft OutlookのWindows版でのみ利用可能です。始めるには、Outlookを開き、以下の手順に従ってルールを設定します。
- 「表示」タブに移動し、リボンの「現在の表示」セクションで「表示設定」を選択します。
- 表示されたボックスで「条件付きフォーマット」をクリックします。
- 次に現れるボックスで、Outlookが設定した現在のデフォルトのルールを確認できます。これには、未読メッセージを青で表示したり、期限切れのメールを取り消し線のフォントで表示することが含まれます。
- 自分のルールを設定するには、右上の「追加」をクリックします。
- 「名前」ボックスにルールのタイトルを入力します。
- 「フォント」ボタンを選択して、使用するフォーマットを選択します。
- フォントのファミリー、スタイル、サイズ、色を選択し、取り消し線または下線を追加できます。終了したら「OK」をクリックします。
- 「条件」ボタンを選択して、ルールの基準を設定します。
- 基本的なオプションから高度なオプションまで、3つのタブが表示されます。それぞれをより詳しく見ていきましょう。
ヒント: Outlookのメールテンプレートを使用してワークフローをさらに自動化しましょう。
書式ルールの条件
作成したいルールの種類に応じて、さまざまなオプションがあります。適切なタブを使用して開始します。
メッセージタブ
「メッセージ」タブに移動して、メールや件名のキーワード、特定の連絡先から、CCラインでの言及、指定した時間枠に基づく一般的な基準を設定します。
たとえば、明日が期限のグループからのメールを選択しました。
その他の選択タブ
「その他の選択」タブに移動して、カテゴリを含むメール、既読または未読のメール、添付ファイルを持つメール、特定の優先度を持つメール、または特定のサイズのメールなど、さらに多くの基準を追加します。
たとえば、青色のカテゴリ、未読、添付ファイルを持つメールを選択しました。
高度なタブ
- 「高度な」タブに移動して、ルールのカスタム条件を設定します。
- 「フィールド」ドロップダウンメニューを使用して、一般的に使用されるフィールド、アドレスフィールド、日付フィールド、およびメール、連絡先、タスクフィールドを選択します。
- 使用する正確なフィールドを選択し、ドロップダウンボックスで「条件」を選択し、右側に「値」を追加します。条件付きオプションと値オプションは、選択したフィールドによって表示される場合と表示されない場合があります。
- 「リストに追加」をクリックして、条件を上部の基準ボックスに配置します。
たとえば、条件が「等しい」で値が「フォローアップフラグ」のフラグステータスの一般的に使用されるフィールドを選択しました。
- 上記のタブを使用してルールの作成を終えたら、「OK」をクリックして保存します。
ルールの保存と適用
- 初期の「条件付きフォーマット」ボックスに戻り、ルールの横にチェックマークが付いていることを確認します。「OK」をクリックして、ルールを適用します。
- 「高度な表示設定」ボックスで「OK」をクリックしてプロセスを完了します。
- 以降、受信したメールやルール設定に基づいて送信したメールには、選択したフォントの書式設定が適用されます。
ヒント: Outlookでメールをタスクに変換する方法を学びましょう。
条件付きフォーマットルールの編集
設定したルールを編集することができ、Outlookのデフォルトルールも編集できます。ただし、デフォルトルールの条件を編集することはできず、フォントの書式設定のみを編集できます。
- 「表示 -> 表示設定」に戻り、「条件付きフォーマット」を選択し、リストからルールを選択します。 - デフォルトルールについては、「フォント」を選択して書式設定を変更し、「OK」をクリックして保存します。
- 自分のルールについては、「フォント」、「条件」、または両方を選択して変更を行います。「OK」をクリックして保存します。
- 完了したら、「条件付きフォーマット」ボックスで「OK」をクリックし、「高度な表示設定」ボックスでも再度「OK」をクリックします。
条件付きフォーマットルールの削除
使用しなくなったルールを作成した場合、そのルールを無効化するか削除することができます。デフォルトルールの場合、無効にすることはできますが、削除することはできません。
- 「表示 -> 表示設定」に戻り、「条件付きフォーマット」を選択し、リストからルールを選択します。 - ルールを無効にするには、リストの横のボックスのチェックを外します。後でチェックボックスを再度オンにして、再度有効にすることができます。
- 自分のルールを削除するには、ルールを選択し、「削除」をクリックします。このアクションの確認を求められることはありません。
- 編集が完了したら、「OK」をクリックして保存し、「高度な表示設定」ボックスでも再度「OK」をクリックします。
よくある質問
Outlook for the WebまたはMacでメールに色分けをするにはどうすればよいですか？
条件付きフォーマットは現在WindowsのOutlookでのみ利用可能ですが、WebまたはMacでは異なる方法でメールをマークするための他のOutlookルールを使用できます。
自動的にカテゴリを適用することができ、実際のメッセージに色のインジケーターを配置しますが、フォントの書式設定は行われません。Outlookでのカテゴリの使用方法やOutlookルールの設定方法に関する詳細をご覧ください。
連絡先、タスク、およびカレンダーイベントのフォントをフォーマットできますか？
ここで説明したように条件付きフォーマットルールを設定する際に、「高度な」タブを使用して条件を設定し、その後に「すべての連絡先フィールド」、「すべての予定フィールド」、または「すべてのタスクフィールド」を選択して、連絡先、タスク、またはカレンダーイベントのカスタム条件を設定します。
受信トレイのメッセージリストのフォントを変更するにはどうすればよいですか？
「表示 -> 表示設定」に移動し、「行フォント」を選択してフォントファミリー、スタイル、サイズを選択します。「OK」をクリックして、メッセージリストのFromおよびSubjectが新しいフォントに更新されるのを確認します。
画像クレジット: Pixabay. すべてのスクリーンショットはSandy Writtenhouseによるものです。
