Google Sheetsの使い方：スムーズに始めるための重要なヒント
Windowsの登場以来、Microsoft Excelは数値処理、スプレッドシート、請求書、そして生活の中で無限の行と列のグリッドに整理したいその他のすべてのことのための定番プログラムです。
しかし、クラウドが台頭して以来、Google Sheetsは多くの人々にとって選ばれるプログラムになりました。Excelほど機能が豊富ではありませんが、最初に目にするものよりもはるかに多くのことができます。
ここでは、Google Sheetsを使用するためのヒントやコツをいくつか紹介し、スムーズにスタートを切るための助けをします。
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1. 他のスプレッドシートからデータをインポートする
Google Sheetsを設定して、スプレッドシートの1つから別のスプレッドシートに動的にデータをインポートするのは非常に簡単です。これは、特定の結果の合計を1つのスプレッドシートに表示したいときや、テーブルの一部を移動したいときに最適です。これはデータをコピーするのとは異なり、元のシートのデータを更新すると、インポート先のシートのデータも更新されます。
このための式はImportRangeと呼ばれ、次のようになります。
=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","SheetName!A1:D200")この長い暗号のようなコードは、スプレッドシートのURL名であり、「spreadsheets/d/」の後にURLバー内で見つけることができます。“SheetName”と書かれている部分には、データをインポートする正確なシートの名前を置き換えて、感嘆符の後の部分はデータを取得したい行/列の範囲を表します。
2. 行と列を固定する
スプレッドシートを作成するとき、ほとんどの場合、特定の情報を常に画面に表示しておきたいと思うでしょう。たとえば、フリーランスの仕事を追跡している場合、「支払額」、「請求日」、「ウェブサイト」といったヘッダー情報をページをスクロールしても常に表示しておきたいでしょう。
これを行うには、常に表示したい行や列を「固定」する必要があります。「表示 -> 固定」をクリックし、固定したい行または列の数を選択します。セルを選択してから「表示」をクリックすると、そのセルまでのすべての行または列を固定するオプションが表示されます。
3. Google Sheetsを使用してフォームを作成する
あまり知られていませんが、Google Sheetsの素晴らしく強力な機能の1つは、フォームやアンケートを作成できるオプションです。新しいGoogle Sheetsを開き、「ツール -> フォームを作成」をクリックすると、Googleの洗練されたフォーム作成アプリに移動します。
使用するのは非常に簡単です。フォームにタイトルと説明を与え、「無題の質問」と書かれている部分に質問を入力し、回答の形式を複数選択、チェックボックス、ドロップダウンなどに変更したい場合は「選択肢」ボタンをクリックします。
フォームの右上には、質問票の外観をさらにカスタマイズできる三つのオプションが表示されます。
4. セルに画像を挿入する
画像をGoogle Sheetsに挿入するのは「挿入 -> 画像」をクリックするだけだと言いたくなるかもしれませんが、実際にはそうではありません。この方法を使うと、画像はスプレッドシートの上に表示され、きれいにセルに配置されません。
セルに直接画像を挿入するには、セルをクリックしてから=image("挿入したい画像のURL")と入力します。デフォルトでは、画像はアスペクト比を保持しながらセルのサイズに合わせて調整されますが、様々なバリエーションを使って画像/セルを希望のサイズにする方法もあります。
=image("画像のURL",2)– 画像を既存のセルサイズに合わせて形を変更する=image("画像のURL",3)– 画像は元のサイズを保持し、セルサイズは変更されない
5. 数値を素早く合計する
これは古典的なスプレッドシートの機能でありながら、奇しくも簡単に忘れられがちです。幸い、Google Sheetsはこれを比較的簡単にしてくれます。行または列の数値を素早く合計したい場合、計算したい項目を左クリックでハイライトすれば、Google Sheetsの右下隅にその数字の合計が即座に表示されます。
右下に表示された合計をクリックすると、平均、最小値、最大値などを表示するためのオプションのリストが表示されます。
行または列の数値群の合計を表示するセルを持ちたい場合、そのセルをクリックして、次のように入力します：=sum(A1:A13)。ここでA1とA13は、合計したい数値が入っているセルです。
6. 条件付き書式設定
多少のカラ―コーディングは、目の前に表示されているすべてのシートデータを単純化するのに最適です。セルのフォーマットと色付けの自動ルールを設定するには、「書式 -> 条件付き書式」をクリックします。
右のペインには「条件付き書式ルール」が多数表示されます。ここでは、たとえば空のセルを自動的に赤く着色したり、特定の単語を含むセルを好きな色で塗りつぶすことができます。
ここには多くのオプションがあるので、思う存分楽しんでください！あなたのスプレッドシートはキャンバスです。
7. セルにドロップダウンオプションを追加する
セルの内容を2つ（またはそれ以上）の値に制限したいとしましょう。その最良の方法はドロップダウンオプションを追加することです。そのためには、オプション値を保持する新しいシートを作成する必要があります。
下のツールバーの「+」アイコンをクリックして新しいシートを作成します。
新しいシートの最初の列にオプション値を入力します。
最初のシート（または作業中のシート）に戻り、ドロップダウンを挿入したいセルを選択します。
右クリックして「データの検証」を選択します（コンテキストメニューの最後の方）。
5.「条件」フィールドで「範囲からリスト」を選択し、「データ」フィールドでシート、列、およびセルを選びます。「セルにドロップダウンリストを表示する」オプションにチェックを入れます。
- OKをクリックします。これで、セルの内容を特定の範囲の値に制限するドロップダウンフィールドが表示されます。
スプレッドシートで理想的な状況は、色付けや計算の自動化を行う一連のルールをセットアップして、できるだけ迅速かつ効率的に作業できることです。これらの7つのヒントがその達成に役立ち、含まれる情報をより明確にし、スプレッドシートの管理の際の時折無味乾燥なプロセスを少し楽しくすることを願っています。
