Microsoft Outlookのカテゴリを使ってメールを整理する方法
Microsoft Outlookのフォルダーはメールを保存する便利な方法を提供しますが、特定のメッセージを簡単に見つける方法が必要かもしれません。Outlookのカテゴリを使用すると、メールに1つ以上の色分けされたラベルを割り当てることができます。Windows、Mac、およびWebでのOutlookのカテゴリの使用方法を見ていきましょう。
目次
- Outlookでカテゴリを割り当てる方法
- Windowsでワンクリックでカテゴリを割り当てる
- カテゴリを解除する方法
- 1つのカテゴリをクリアする
- すべてのカテゴリをクリアする
- カテゴリで受信トレイを整理する方法
- Outlookのカテゴリを管理する方法
- カテゴリの名前を変更する
- カテゴリを削除する
- Windowsでカテゴリにキーボードショートカットを割り当てる
- Webでお気に入りにカテゴリを追加する
- Outlookカテゴリを作成する方法
- Windowsでカテゴリを作成する
- Macでカテゴリを作成する
- Webでカテゴリを作成する
- よくある質問
Outlookでカテゴリを割り当てる方法
Outlookのメールにカテゴリを割り当てる方法はいくつかあります。使用しているプラットフォームによってオプションが異なります。
Windowsでは、次のいずれかを行います。
- メールを右クリックし、「カテゴリ」へ移動し、ポップアウトメニューからカテゴリを選択します。
- メールを選択し、「ホーム」タブに移動し、「タグ」ドロップダウンメニューを開きます。「カテゴリ」をクリックし、カテゴリを選択します。
- メールが開いた状態で、「メッセージ」タブに移動し、「タグ」ドロップダウンメニューを開きます。「カテゴリ」をクリックし、カテゴリを選択します。
メールの上部や受信トレイの「カテゴリ」列に、カテゴリ名と色が表示されます。
Macでは、次のいずれかを行います。
- メールを右クリックし、「カテゴリ」へ移動し、ポップアウトメニューからカテゴリを選択します。
- メールを選択し、「ホーム」タブに移動し、「タグ」ドロップダウンメニューを開きます。「カテゴリ」をクリックし、カテゴリを選択します。
- メールが開いた状態で、「メッセージ」タブに移動し、「カテゴリ」ドロップダウンメニューを開き、カテゴリを選択します。
- メニューバーで「メッセージ -> カテゴリ」を選択し、カテゴリを選択します。
メッセージの上部や「カテゴリ」列に、カテゴリ名と色が表示されます。
Webでは、次のいずれかを行います。
- メールを右クリックし、「カテゴリ」へ移動し、ポップアウトメニューからカテゴリを選択します。
- メールを選択し、「カテゴリ」ドロップダウンメニューを開いてカテゴリを選択します。
メールの上部や受信トレイの件名の隣にカテゴリ名と色が表示されます。
プラットフォームに応じた同じプロセスに従って、メールに追加のカテゴリを割り当ててください。
Windowsでワンクリックでカテゴリを割り当てる
OutlookでWindows上のメールにカテゴリを簡単に割り当てる別の方法は、ワンクリックアクションを作成することです。これによりデフォルトのカテゴリが設定され、「カテゴリ」列のインジケーターをクリックすることでカテゴリを割り当てることができます。執筆時点では、ワンクリック機能はWindowsにのみ対応しています。
- 「カテゴリ」メニューを開き、「クイッククリックの設定」を選択します。
- 小さなウィンドウが表示されたら、ドロップダウンリストからデフォルトのカテゴリを選択し、「OK」をクリックして保存します。
- クイッククリックでデフォルトのカテゴリを割り当てるには、受信トレイ内のメールの隣にある「カテゴリ」列のインジケーターをクリックします。
カテゴリを解除する方法
カテゴリを一時的なフラグとして使用している場合や、単にメールからカテゴリを削除したい場合もできます。
1つのカテゴリをクリアする
前述のように「カテゴリ」メニューを開き、削除したいカテゴリの選択を解除します。
すべてのカテゴリをクリアする
「カテゴリ」メニューを開き、Windowsでは「すべてのカテゴリをクリア」、Macでは「すべてクリア」、Webでは「カテゴリをクリア」を選択します。
カテゴリで受信トレイを整理する方法
メッセージのカテゴリを表示することはできますが、受信トレイをカテゴリで整理または並べ替えることもできます。これにより、1つのカテゴリ内のすべてのメールをカテゴリ名のアルファベット順で表示できます。
Windowsでは、「カテゴリ」列のヘッダーをクリックするか、フィルター/整理/並べ替えボックスで「カテゴリ」を選択します。
Macでは、「カテゴリ」列のヘッダーをクリックするか、メニューバーで「表示 -> カテゴリで整理」を選択します。
執筆時点では、Webでカテゴリでの整理は機能として用意されていません。
ヒント: Gmailの受信トレイを整理する方法についてのチュートリアルもチェックしてください！
Outlookのカテゴリを管理する方法
Outlookのカテゴリリストを管理するには、カテゴリの名前を変更したり、カテゴリを削除したりできます。さらに、Windowsではショートカットキーを割り当てたり、Webではお気に入りにカテゴリを追加したりすることができます。
前述のように「カテゴリ」メニューを開き、Windowsでは「すべてのカテゴリ」、Macでは「カテゴリを編集」、Webでは「カテゴリを管理」を選択します。
カテゴリの名前を変更する
Microsoft Outlookは、色の名前で名付けられたデフォルトのカテゴリを提供しています。たとえば、青色カテゴリ、赤色カテゴリ、緑色カテゴリなどがあります。幸運なことに、カテゴリに任意の名前を付けることができ、色の名前に縛られることはありません。
Windowsでは、カテゴリを選択し、「名前の変更」をクリックし、新しい名前を入力してEnterを押します。
Macでは、名前をダブルクリックし、新しいものを入力してReturnを押します。
Webでは、編集アイコン（鉛筆）を選択し、新しい名前を入力して「保存」をクリックします。
カテゴリを削除する
デフォルトのカテゴリまたは作成したカテゴリを削除したい場合は、数ステップで行えます。
Windowsでは、カテゴリを選択し、「削除」をクリックし、ポップアップウィンドウで「はい」をクリックして確認します。
Macでは、カテゴリを選択し、マイナス記号ボタンをクリックし、ポップアップウィンドウで「削除」をクリックして確認します。
Webでは、削除アイコン（ゴミ箱）をクリックし、「削除」をクリックして削除を確認します。
Windowsでカテゴリにキーボードショートカットを割り当てる
メールのカテゴリをすばやく分類するために、WindowsのOutlookでキーボードショートカットを割り当てることができます。
カテゴリを選択し、右側の「ショートカットキー」ドロップダウンボックスを開きます。使用したいキーの組み合わせを選択して「OK」をクリックして保存します。
カテゴリを割り当てたいときは、受信トレイ内のメールを選択し、キーボードショートカットを押します。
Webでお気に入りにカテゴリを追加する
カテゴリにすばやくアクセスできるように、WebのOutlookでお気に入りに追加することができます。左側のサイドバーの「お気に入り」セクションに表示されます。
- 既存のカテゴリの右側にある星をクリックするか、新しいカテゴリの名前の右側をクリックします。
- 左側の「お気に入り」を展開して、そのカテゴリ内のすべてのメールを表示します。
Outlookカテゴリを作成する方法
Outlookのデフォルトのカテゴリを超えたい場合は、自分で作成でき、カスタム名を付けたり色を選択したりできます。
Windowsでカテゴリを作成する
前述のように「カテゴリ」メニューを開き、右クリックまたは「タグ」メニューを開いて「すべてのカテゴリ」を選択します。
右側で「新規」をクリックします。
- 「名前」フィールドにラベルを追加し、「色」ドロップダウンメニューから色を選択します。オプションで、そのドロップダウンボックスを使用して「ショートカットキー」を追加することもできます。
- 「OK」をクリックして新しいカテゴリを保存します。
Macでカテゴリを作成する
- 前述のように「カテゴリ」メニューを開き、右クリックまたは「タグ」メニューを開いて「カテゴリを編集」を選択します。あるいは、メニューバーで「Outlook -> 設定」に移動し、「カテゴリ」を選択します。
- リストの下部にある「プラス」ボタンをクリックします。
- 対応するボックスにカテゴリ名を入力し、色を選択するために色のインジケーターを選択します。
- 「追加」をクリックしてカテゴリを保存します。
Webでカテゴリを作成する
- 前述のように「カテゴリ」メニューを開き、右クリックするか「カテゴリ」ドロップダウンリストを開き、「新しいカテゴリ」を選択します。
- 「名前」ボックスにカテゴリのラベルを入力し、色を選択して「保存」をクリックします。
よくある質問
Outlookのカテゴリが表示されないのはなぜですか？
Outlookでカテゴリが表示されない理由はいくつか考えられます。まず、カテゴリ機能はIMAPメールアカウントでは利用できません。
さらに、受信トレイに「カテゴリ」列が表示されていない場合があります。Windowsでこれを行うには、「表示」タブに移動し、「表示設定」を選択して「列」を選択します。「利用可能な列」の中から「カテゴリ」を選択し、「追加」をクリックします。
Macでは、列ヘッダーを右クリックし、「カテゴリ」にチェックマークを付けます。
Outlookでカテゴリで検索できますか？
WindowsやMacでは、カテゴリで検索するために高度な検索オプションを使用できます。Windowsでは、「検索」フィールドの右にあるフィルターアイコンを選択し、「カテゴリ」ドロップダウンボックスを使用してカテゴリを選択します。Macでは、「検索」フィールド内をクリックして「検索」タブを開き、「カテゴリ」を選択します。そして、上部のカテゴリを選択します。
Webでは、「検索」フィールドにカテゴリ名を入力し、結果からそれを選択します。
Outlookでサブカテゴリを作成できますか？
現在、Outlookでサブカテゴリを作成することはできません。ただし、命名規則と対応する色を使用して模倣できます。例えば、「クライアント」という名前のカテゴリを持ち、「クライアント - アンダーソン」、「クライアント - ブラウン」、「クライアント - カールソン」という名前の追加のカテゴリを持つことができます。お好きな色を組み合わせて使用できます。
画像提供: Pixabay。すべてのスクリーンショット：Sandy Writtenhouse。
