Microsoft Outlookのルールを使って受信トレイを管理する方法

受信トレイを管理するには手間がかかります。特に毎日多くのメールを受け取る場合はなおさらです。Microsoft Outlookのルールを使用すると、受信トレイを自動的に管理できます。これにより、メッセージに手動で対処する時間を節約し、メールの処理を楽にします。

目次

• Outlookのルールはどのように機能するか？
• Outlookでルールを作成する方法
• ゼロからルールを作成する
• メールに基づいてルールを作成する
• Outlookルールの例
• メッセージをフォルダーに移動する
• フォローアップのためにメールにフラグを付ける
• メールにカテゴリを割り当てる
• メッセージに優先度を付ける
• よくある質問

Outlookのルールはどのように機能するか？

Outlookのルールを使用すると、特定の条件を満たすメールに対してアクションを設定できます。メッセージが受信トレイに届くと、ルールが自動的にそのアクションを実行します。

例えば、お気に入りの店からのメールをショッピングフォルダーに移動したり、上司からのメッセージを重要とマークしたり、メールを自動的にパートナーに転送したりできます。

ルールを設定すれば、その後はただ座ってMicrosoft Outlookのルールに任せて受信トレイを管理できます。

Outlookでルールを作成する方法

Outlookでルールを設定するのは、アプリケーションがガイドするステップバイステップのプロセスです。まずメールの条件を選択し、次にアクションを選んで、オプションでルールに例外を追加し、最後にルールを有効にします。

ゼロからルールを作成する

1. Outlookでゼロからルールを作成するには、「ファイル -> 情報」を選択し、「ルールと警告の管理」をクリックします。

1. 複数のメールアカウントを持っている場合は、一番上からメールアカウントを選択し、「新しいルール」をクリックします。

1. ルールウィザードボックスが表示され、開始するための基本的なトリガーの種類が示されます。 「空白のルールから開始」の下で、ルールが受信または送信するメールに適用されるかを選択できます。

1. 上部の2つのセクションのいずれかで条件を選択した場合は、下部に表示されるリンクを使用して項目を追加します。たとえば、「誰かからメッセージを受け取ったときに音を再生する」を選択した場合、「人または公開グループ」のリンクをクリックして人を選び、「音」のリンクをクリックして音を選択します。次に「次へ」をクリックします。

1. 条件を確認し、必要に応じて追加します。注意してください。ルールが適用されるには、すべての条件が満たされなければなりません。条件の選択が終わったら「次へ」をクリックします。

1. アクションを確認し、必要に応じて追加します。選択したすべてのアクションが実行されることを忘れないでください。アクションの追加が終わったら「次へ」をクリックします。

1. 例外を設定すると、特定のメールに対してルールをスキップできます。追加したい例外にチェックボックスをチェックし、下部のリンクを使用して項目を選択し、「次へ」をクリックします。

1. ルールに名前を付けて「ルールオプションを設定」を選択します。「このルールを有効にする」にチェックを入れます。オプションとして、現在のメールに即座にルールを実行し、すべてのメールアカウントでルールを使用するための他の2つにもチェックを入れます。

1. ルールウィザードのステップ3のボックスで条件、アクション、および例外を確認し、「完了」をクリックします。

1. ルールは「ルールと警告」ボックスにチェックマーク付きで表示されます。後でルールを無効にしたい場合は、ここに戻ってボックスのチェックを外すことができます。「OK」または「適用」を選択して保存して終了するか、気が変わった場合は「キャンセル」を選択します。

ご存知でしたか？ Microsoft Outlookでは、メールをタスクに変えることができます。

メールに基づいてルールを作成する

1. 既存のメールに基づいてルールを作成するには、受信トレイでメッセージを選択するか、別ウィンドウで開きます。「ホーム」タブに移動し、「ルール」のドロップダウンメニューを開いて「ルールを作成」を選択します。

1. 「ルールを作成」ウィンドウでは、上部に利用可能な条件が表示されます。メールに基づいてルールを作成するので、送信者、件名に含まれる内容、または自分だけに送信されたものなどの条件を使用できます。

1. 条件に基づいて実行したいアクションを選択します。新しいアイテムアラートウィンドウに表示する、音を再生する、またはフォルダーに移動することができます。

1. さらに条件やアクションを追加したい場合は、「詳細オプション」を選択します。Rules Wizardと同じボックスが表示されます。ルールを作成するために選択を行います。

1. ルールがそのままで満足であれば、「OK」をクリックして保存して適用します。

ヒント: 次回数日間の休暇を取る際は、Outlookで不在メッセージを設定します。

Outlookルールの例

ルールの作成方法がわかったので、いくつかの役立つ例を見てみましょう。上記の手順を使ってこれらのルールをゼロから作成しています。

メッセージをフォルダーに移動する

もし受信トレイを整理するためにメッセージをよくフォルダーに移動するなら、自動的にそれを移動させるルールを設定して、時間を節約できます。

1. 最初のルールウィザードボックスで「誰かからのメッセージをフォルダーに移動する」を選択します。または、他の2つの「メッセージを移動する」条件のいずれかを選択します。下部で「人または公開グループ」を選択して連絡先を選択し、「指定された」を選択してフォルダーを選びます。クリックして「次へ」。

例として「[email protected]」と「マーケティングリソース」をそれぞれ選択しています。

1. 上記のようにルールウィザードを進んで、条件やアクションを選択し、例外を追加し、最後にルールに名前を付けて有効にします。

フォローアップのためにメールにフラグを付ける

メールにフラグを付けることも、メッセージを整理する良い方法であり、メールが到着したときにフラグをすぐに確認できます。

1. 最初のルールウィザードボックスで「誰かからのメッセージをフォローアップのためにフラグ付けする」を選択します。「人または公開グループ」を選択して連絡先を選び、「この時間にフォローアップ」と選択してフォローアップの種類とタイミングを選びます。

この例では「[email protected]」、「Call」、「明日」を選択しています。

1. 残りのプロンプトに従ってルールウィザードを進め、ルールを保存して有効にします。

注意: フラグを付けたメッセージが表示されたら、Outlookで応答を予定できます。

メールにカテゴリを割り当てる

特定のカテゴリに該当するメールをすぐに見つけるために、最初からそのカテゴリを付けるルールを作成しても良いでしょう。これにより、メッセージがそれぞれのカテゴリに整理され、一目で確認できます。

1. 最初のルールウィザードボックスで「受信したメッセージにルールを適用」を選択します。「次へ」をクリックして条件を設定します。

1. 使用したい条件と詳細についてチェックボックスをチェックします。この例では、「件名に特定の単語を含む」を使用し、「特定の単語」を選択して「project」という単語を追加します。「次へ」をクリックします。

1. 「カテゴリに割り当てる」にチェックを入れ、その後「カテゴリ」をクリックして使用したいカテゴリを選択します。私たちは「クライアント」カテゴリを選択しています。「次へ」をクリックします。

1. 必要に応じて例外を追加し、「次へ」をクリックします。
2. ルールに名前を付けて、実行を有効にし、セットアップを確認して「完了」をクリックします。

メッセージに優先度を付ける

上司や特定のクライアントからのメールに優先度を付けたい場合、すぐにそれらを重要としてマークできます。また、CCに含むメールを低優先度とマークすることもできます。

1. 上記のルールと同様に、ルールウィザードで「受信したメッセージにルールを適用」を選択し、「次へ」をクリックして条件を選択します。

2. 使用したい条件のチェックボックスを選択し、詳細を追加します。ここでは「CCボックスに私の名前が含まれている」を使用します。次に「次へ」をクリックします。

1. 「優先度をマークする」にチェックを入れ、「優先度」をクリックして使用したいレベルを選択します。私たちは「低優先度」を選択しています。「次へ」をクリックします。

1. 必要に応じて例外を追加し、「次へ」をクリックします。
2. ルールに名前を付けて、実行を有効にし、セットアップを確認して「完了」をクリックします。

ヒント: Outlookのキーボードショートカットを使ってメールのプロに。

よくある質問

Outlookルールをどこで見つけることができますか？

ルールマネージャウィンドウで、無効にしたり、編集したり、1つ以上のルールを削除したりすることができます。

「ファイル -> 情報」に移動するか、「ホーム」タブの「ルール」メニューを開いて「ルールと警告の管理」を選択します。

なぜ私のOutlookルールが機能しないのですか？

設定したOutlookのルールが期待どおりに機能しない理由はいくつかあります。以下の点を確認してください。

• 「ルールと警告の管理」ボックスでルールが有効になっていることを確認してください。
• ルールが有効なフォルダーや連絡先を呼び出していることを確認してください。削除したものではありません。
• 別のルールが最初に適用されていないことを確認してください。

追加の原因と解決策については、Microsoftサポートページを確認してください。

Outlookで条件付き書式ルールを設定できますか？

条件付き書式は、ここで説明した受信トレイのメールルールとは別の場所で利用可能です。

「表示」タブに移動し、リボンの「表示設定」を選択します。表示されるボックスで「条件付き書式」を選択し、次の条件付き書式ボックスでルールを設定します。

画像出典: Pixabay。すべてのスクリーンショットはSandy Writtenhouseによるものです。