アイゼンハワーマトリックスを使ってタスクを管理する方法
タスクの優先順位を付けたり、期限内に物事を終わらせるのに苦労していますか？新しいタスク管理手法を試したいなら、アイゼンハワーマトリックスを試してみてください。これを使えば、緊急性と重要性に基づいてタスクの優先順位を付けることができ、どのタスクに最初に取り組むべきかを判断するのに役立ちます。
目次
- アイゼンハワーマトリックスとは？
- アイゼンハワーマトリックスの使い方
- アイゼンハワーマトリックスのツールとテンプレート
- よくある質問
アイゼンハワーマトリックスとは？
ご想像の通り、アイゼンハワーマトリックスという名前は、アメリカ合衆国の第34代大統領ドワイト・D・アイゼンハワーに由来しています。
彼は政治的および軍事的リーダーとして、毎日多くの重要なタスクを達成する必要がありました。これが彼に、作業負荷を管理するためのアイゼンハワー原則を発明させました。この手法は彼を助け、今では私たちも緊急性と重要性に基づいてタスクの優先順位を付けることができます。
私は二種類の問題を抱えています：緊急な問題と重要な問題です。緊急な問題は重要ではなく、重要な問題は決して緊急ではありません。 — ドワイト・D・アイゼンハワー
緊急性-重要性マトリックスまたは優先順位マトリックスとも呼ばれるアイゼンハワーマトリックスは、タスクを管理しやすいグリッド構造で整理します。
グリッドには二つの列と二つの行があります。各列と行が交わるところに四つの象限があり、合計で四つの象限があります。タスクは、その緊急性と重要性のレベルに応じて象限に配置されます。
言葉のバリエーションが見られるかもしれませんが、概念は同じです。
- 緊急かつ重要（象限1）：最初に行うべきタスクで、今日中に終わらせる必要があります。
- 緊急でないが重要（象限2）：重要だが緊急でないタスクで、後で行うことができます。
- 重要でないが緊急（象限3）：緊急だが重要でないタスクで、他の人に委任すべきです。
- 重要でなく緊急でない（象限4）：緊急でも重要でもないタスクで、全く行うべきではありません。
アイゼンハワーマトリックスの使い方
このタスク管理手法を使うことで、どのタスクに最初に取り組むべきかを決めるのをやめることができます。マトリックスがそれを処理してくれるからです。タスクをそれぞれの象限に配置し、単に作業に取り掛かりましょう。
タスクをどの象限に追加するか決める時が来たら、これらの詳細がリストの項目を整理するのに役立ちます。
- 象限1（今すぐやる、今日やる）：最初に、今、または今日中に行う必要があるタスク。今日の締切がある項目、すぐに完了しなければ悪影響を及ぼすタスク、または緊急になった象限2のタスクを考えてみてください。
- 象限2（後でやる、スケジュール、計画）：重要だが緊急でないタスクで、スケジュールを立てることができます。計画が必要なタスク、依存関係があるタスク、または（まだ）象限1に該当しないタスクが含まれます。多くのタスクはこの象限に該当するでしょう。
- 象限3（委任、割り当て）：重要性は低いが緊急性が高いタスクで、誰かに委任すべきです。特定のスキルを必要とせず、他の人に割り当てることができるタスクです。これはしばしば委任象限と呼ばれます。
- 象限4（やらない、削除）：全く行わないタスクで、削除できます。他の象限から移動したタスクで、もはや重要でも緊急でもないものや、不必要と判断したものが含まれます。
アイゼンハワーマトリックスのツールとテンプレート
現在のタスク管理アプリケーションとその組み込みツールを簡単に使用できますが、この手法に特化したものが欲しいかもしれません。以下のアイゼンハワーマトリックスツールとテンプレートをチェックしてみてください。
オンラインアイゼンハワーマトリックスを使用する
使用できる素晴らしいウェブベースのツールは、Eisenhower.meによって提供されています。これは「最初にやる」「スケジュール」「委任」「やらない」の象限を提供し、いくつかの便利な追加機能があります。このツールは無料で、Google、Facebook、またはメールとパスワードでログインできます。
- 無料アカウントを作成すると、タスクのためのアイゼンハワーマトリックスが準備されます。「新しいタスクを作成」セクションにタスクを入力します。
- マトリックスは、各象限の上部にタスクの総数、各象限の下部に完了したタスクの数、すべての完了したタスクの統計を上部に表示します。
- タスクの右側にある三つの点を選択すると、追加のアクションが表示されます。クイックアクションには「完了にマーク」と「削除」が含まれます。右側のチェックマークを使ってタスクを完了としてマークすることもできます。
- 「委任」を選択すると、デフォルトのメールサービスを使用して新しいメッセージウィンドウが開き、タスクの詳細が含まれ、完了して送信する準備が整います。
- 「フォーカスモード」を選択すると、その特定のタスクに集中するための時間を入力するように促されます。時間が経過すると、タスクを完了としてマークするか、タイマーをリセットするか、左上の「X」を使用して終了し、マトリックスに戻ることができます。
- さらに、右上のギアアイコンを選択します。これにより、背景を変更したり、デフォルトのフォーカスモードの時間を設定したり、通知を受け取ったり、言語を変更したりできます。
オンラインタスクおよびプロジェクト管理ツールを使用する
カンバンレイアウトで構成されたオンラインプロジェクト管理ツールも、アイゼンハワーマトリックスに最適です。これにより、象限とタスクの視覚的な表示が得られます。Trello、Asana、Monday、またはMeisterTaskなどのアプリケーションを使用できます。これらのツールの一つを使用してマトリックスを設定する方法の例として、Trelloを使用します。
- アイゼンハワーマトリックス用のボードを作成し、左側に緊急かつ重要な象限から始まり、右側に緊急でなく重要でない象限を追加します。オプションで、完了したタスク用のリストを右端に追加することもできます。
- 各タスクに対して対応するリスト（象限）内にカードを挿入します。「カードを追加」を選択し、タスク名を入力します。
- 象限内のタスクをお好みの順序で配置できます。カードを上下にドラッグして、希望の位置に配置します。あるいは、リストの右上にある三つの点を選択し、「並べ替え」を選択して、作成日やアルファベット順にカードを並べ替えることができます。
- オプションで、カードを開いてタスクに詳細を追加できます。説明を含めたり、ラベルを追加したり、コメントを入力したり、チェックリストを挿入したりできます。
- タスクを一つの象限から別の象限に移動する必要がある場合は、カードを現在のリストから新しいリストにドラッグするだけです。
- リストのタスクを完了すると、カードを開いてアーカイブを選択し、アーカイブアイテムに移動できます。上記のように完了リストを含める場合は、タスクを完了したらカードをそのリストにドラッグするだけです。
ヒント： プロジェクトを管理するためにTrelloを使用する方法は他にもいくつかあります。
Microsoft WordまたはGoogle Docs用のテンプレートを使用する
アイゼンハワーマトリックスに適したもう一つの良いツールは、象限が設定されているテンプレートです。Microsoft WordまたはGoogle Docsを使用している場合、Smartsheetからこの無料テンプレートを使用できます。
- このテンプレートをどちらのアプリケーションでも開くと、「やる」「決定」「委任」「削除」の色分けされた象限が表示され、それぞれの横に短い目的のプロンプトがあります。
- 単にタスクを象限に、リストしたい順序で入力します。リストを整然と保つために、箇条書きを挿入したり、番号付きリストを作成したりすることもできます。
- タスクを完了したら、取り消し線のテキスト形式を使用してマークするか、単に象限から削除します。
注意： Microsoft Wordでチェックリストを作成することもできます。
ExcelまたはGoogle Sheets用のテンプレートを使用する
Microsoft ExcelまたはGoogle Sheets用のテンプレートを好む場合、Vertex42がこの無料のアイゼンハワーマトリックステンプレートを提供しています。
- 右上に名前またはロゴを追加し、下のボックスにトピック、タイトル、または目標を入力します。
- 各象限にタスクを提供された行に追加します。
- タスクを一つの象限から別の象限に移動する必要がある場合は、セルを選択して、移動したい象限にドラッグします。
- このテンプレートの便利な機能は、完了したタスクを簡単にマークするためのチェックボックスも含まれていることです。
試してみてください： 無料のExcelテンプレートで予算を管理します。
よくある質問
マトリックス内のタスクの数を制限すべきですか？
タスクリストを過負荷にするのは良くないので、アイゼンハワーマトリックスの象限にあまり多くのタスクを追加しないようにしましょう。圧倒されないようにするための目安として、各象限に未完了のタスクを6〜8個以下に保つようにしましょう。ここで説明したオンラインアイゼンハワーマトリックスツールを使用することに決めた場合、象限に8つ以上のタスクを追加すると通知を受け取るオプションがあります。
上記で言及されたカンバンレイアウトとは何ですか？
視覚的なレイアウトは、ボード、リスト（またはカテゴリ）、カードを使用するアジャイルプロジェクト管理のカンバンメソッドで使用されます。このシステムを使用すると、プロジェクトを進めるにつれてカードを一つのリストから次のリストに移動します。
この手法により、あなたとあなたのチームはプロジェクトの段階を視覚化し、タスクが各フェーズを通過するのを観察できます。
タスクを達成するために集中する良い方法は？
複数の気晴らしがあると、タスクを完了することに集中するのが難しい場合があります。デバイスに利用できる便利なツールを使用してみてください。
たとえば、モバイルデバイスを使用しているときに集中を保つのに役立つアプリをチェックしてみてください。また、Windowsのフォーカスアシスト機能や、MacのAppleのフォーカスモードを試してみることもできます。
画像クレジット：Pixabay。すべてのスクリーンショットはSandy Writtenhouseによるものです。
