Google ドキュメントで行った変更を表示および元に戻す方法

クラウドで文書を作成する大きな利点の1つは、リアルタイムで共有できることです。もはや、文書を一貫性を保つために編集を回し合う必要はありません。今では、誰もが同じ文書に貢献し、同時に編集することができます。非常に便利ですが、複数の人が同じ文書を編集することで自然に発生する問題もあります。ある日、文書を開くと、多くの編集が行われており、その中にはあなたが同意しないものもあるかもしれません！

幸いなことに、共同編集を許可する優れたソフトウェアには、誰がどの変更を行ったかを確認し、以前のバージョンに戻す方法があります。Google ドキュメントでの方法は以下の通りです。

関連記事: Google ドキュメントに手書きの署名を追加する方法

編集の表示

この例では、編集が行われた文書を分析します。誰かがこのツタンカーメンに関する記事に画像を追加しようとしましたが、その過程で画像の上にある彼の幼少期と両親についての段落を誤って削除してしまいました。

幸いなことに、削除された段落を回復することができます。まず、「ファイル」をクリックし、「変更履歴を表示」を選択します。代わりにホットキー「Ctrl + Alt + Shift + H」を押すこともできますが、これは覚えるのが難しいかもしれません！

変更履歴が表示されます。ここで何が起こっているかというと、Google ドキュメントは文書が書かれている間の異なる状態を「記憶」しています。また、誰がどのエントリを書いたかも記録されているので、誰が文書を編集したかを振り返ることができます。

履歴を確認すると、私たちの文書はポールによって編集されたことがわかります：

各リビジョンをクリックすると、そのバージョンの文書の履歴で行われた変更を確認できます。変更を表示するには、変更履歴の下部にある「変更を表示」チェックボックスをクリックする必要があります。

リビジョン内の変更を確認すると、編集されたテキストは、編集したユーザーと同じ色で表示されます。この場合、ポールの色は紫なので、彼のすべての編集は紫で表示されます。取り消し線のある色付きテキストはユーザーが削除したもので、取り消し線のない色付きテキストは追加されたものです。

編集を確認していると、ポールが誤って段落を削除した瞬間がわかります：

編集が行われた時点がわかったので、回復する時が来ました！

リビジョンの復元

まず、段落が削除される直前のリビジョンを選択します。

次に、左上に「このリビジョンを復元」というボタンがあります。これをクリックします。

すると、表示されるポップアップで「復元」をクリックします。

文書は以前の状態に戻ります。この特定のリビジョンの時点以降に行われた変更はまだ保存されています。古いリビジョンに戻ることは、後に行われたリビジョンを自動的に消去または上書きすることはありません。これを利用して、新しいリビジョンで追加されたコンテンツをこのリビジョンに移行し、削除された段落を保持しつつ、共同作業者の作業も維持することができます。

Google ドキュメントの「提案」機能

将来的にこれらの頭痛を避けたい場合は、著者に「提案モード」を有効にするように伝えてください。これは、右上の「編集」と書かれたボックスをクリックして「提案」に変更することで行えます。執筆時点では、著者にこのモードを強制的に使用させる方法はないため、手動で行うように頼む必要があります。両方が同時にファイルを編集している場合は、文書のチャットを通じてこれを行うことができます。

提案が有効な状態で文書を編集すると、変更は実際の編集ではなく提案として表示されます。これは、テキストを物理的に削除することができないことを意味します。削除を試みると、Google ドキュメントは単に削除のためにテキストにマークを付けます。同様に、何かを追加すると、Google ドキュメントはそれを記事への提案された追加として追加します。各編集のログが右側に表示され、著者が希望する場合は編集内容を説明することができます。

変更が「実際の」ものになるためには、受け入れられるか拒否される必要があります。これは、変更の右側に表示されるボックスによって行われます。

チェックボックスをクリックすると、編集が受け入れられ、文書に適用されます。バツ印のシンボルをクリックすると、変更が元の状態に戻ります。上記の例では、共同作業者が提案を使用して編集を行っていた場合、彼らの画像と段落の追加リクエストを受け入れ、私たちの段落の削除リクエストを拒否することができたでしょう。ずっと簡単です！

編集の編集

他の人と協力していると、重要な部分が誤って削除されたり変更されたりするのを見るのはイライラすることがあります。変更履歴を使用すると、文書の最後の理想的な状態を見つけて元に戻すことができます。さらに良いことに、「提案」モードをオンにすると、各変更を確認し、適切に承認または拒否することができます。

あなたは定期的に Google ドキュメントを使用して文書を共同作成していますか？下にお知らせください！