メール体験を向上させるために知っておくべきGmailのベスト機能
Gmailの機能に関しては、大きな更新があまり見られません。ある意味では、競合のOutlookが気まぐれなデザイナーの影響を受けて変化し続ける中で、Gmailは長年にわたり安定した状態を保っています。この記事では、あまり知られていないGmailの機能を活用して、メール作業中の生産性を向上させる方法を紹介します。
目次
- スヌーズ
- 簡単なメールフォーマット
- スマート返信
- 機密モード
- スパム管理
- カスタムスワイプジェスチャの設定
- 偶発的なアクションを防ぐ
- 忘れられたナッジ
- 迅速に不在通知を設定
1. スヌーズ
重要なメールへの返信を後回しにすることを奨励しているわけではありませんが、時には選択肢がないこともあります！スヌーズ機能は、メールを隠し、指定した日付と時間に受信トレイの一番上に戻します。
メールをスヌーズするには、メールを右クリックし、スヌーズをクリックして、スヌーズしたい時間を選択します。リストにある時間があなたのスケジュールに合わない場合は、Google Keepでスヌーズのデフォルトを変更できます。（これらはGmailにも適用されます。）
Google Keepに移動し、歯車アイコンをクリック -> 設定、次にリマインダーのデフォルトを自分に合ったものに変更します。
2. 簡単なメールフォーマット
この機能はしばしば見落とされがちですが、スマートフォンで書くメールを簡単にフォーマットできます。
新しいメールを開き、空白のスペースを長押ししてからフォーマットをタップすると、テキストの色を変更したり、下線を引いたりするなどのテキストフォーマットオプションのメニューが表示されます。
3. スマート返信
スマートフォンでの「スマート返信」革命を待っていましたが、デスクトップ版にも人気があるようです。
未経験の方のために説明すると、スマート返信は受信したメールに関連する即席のクイックレスポンスです。全体的に何かディストピア的で「言語の死」を感じさせるものの、時間を節約できる便利な機能です。
4. 機密モード
プライバシーは多くの人にとって重要な問題であり、そのためGoogleはGmailアプリに「機密モード」を追加し、ユーザーが機密またはプライベート情報を含むメールを制御できるようにしています。
デバイスで機密モードにアクセスするには、Gmailアプリを開き、画面の右下にある作成ボタンをタップします。次に、右上の三点メニューを見つけてタップし、そこから「機密モード」を選択します。
これで、メッセージの有効期限を1日から5年の範囲で設定でき、その後メッセージは自動的に自己削除されます。さらに機密性の高いメールを送信する予定がある場合は、パスコード/SMSパスコードを設定することをお勧めします。これらのパスコードはGoogleによってランダムに生成され、受信者に安全に送信されます。
関連記事: Gmailで自動転送を設定する方法
5. スパム管理
Googleは99.9%の詐欺や信頼できないメールに対抗できると主張していますが、実際にテストする方法はありません。
より具体的には、スパムフォルダにメールを移動すると、Gmailは送信者のメーリングリストからの退会を試みるかどうかを尋ねてくれます。これは思いやりのある機能です。また、Gmailが特定の定期的な送信者からのメールを一度も開いていないことを検出すると、その送信者をブロックするかどうかを尋ねてくれます。
6. カスタムスワイプジェスチャの設定
Gmail for Androidでは、スワイプジェスチャに異なるアクションを割り当てることが簡単にできます。メッセージを左または右にスワイプすると、デフォルトでメッセージがアーカイブされますが、変更することも可能です。
Gmailアプリで、左上のハンバーガーメニューをタップし、下部の設定を見つけてタップし、「一般設定」を選択します。そこから「スワイプアクション」を選択します。
ここから、スワイプを次のアクションのいずれかにペアリングできます：アーカイブ、削除、「既読/未読にマーク」、「移動」および「スヌーズ」。自分のニーズに合ったオプションを選択してください。
関連記事: Gmailでメールを取り消すまたは送信取り消しする方法
7. 偶発的なアクションを防ぐ
誰にでも起こりうることですが、準備が整う前にメールを送信したり、気が散っているためにメールを誤って削除したりすることがあります。幸いなことに、Gmailはこれらの小さなミスを防ぐ方法を提供しています。これは、しばしば頭が雲の中にある私たちにとって非常に役立ちます。
上記の手順に従って「一般設定」に進み、「アクション確認」オプションを探し、次の3つのオプションから選択します：「削除前に確認」、「アーカイブ」または「送信」。
たとえば、メッセージを削除したい場合、Gmailは確認を求めます。このトリックは、古典的な方法でメールを削除する場合にのみ機能することに注意してください – 一度に1通のメールを開いて、右上のゴミ箱アイコンを押すことです。奇妙なことに、メッセージを削除するためにスワイプしている場合、これらの確認は表示されません。ただし、この方法でメールを削除した直後に画面の下部にアクションを元に戻すオプションが表示されますので、迅速に動けば取り戻すことができます。
8. 忘れられたナッジ
Gmailの機能の一つは、最近受信したメールに返信するよう自動的にリマインドし、「返信してフォローアップする」ことを提案することです。しかし、多くのユーザーはこれをあまり役に立たないと感じ、単に迷惑だと考えています。後者のカテゴリーに該当する場合は、これをオフにすることができることを知っておくべきです。
自分で行うには、Gmailの「設定 -> Googleアカウントを選択 -> ナッジ -> 返信してフォローアップ」を戻ります。この機能をタップし、両方のオプションのチェックを外します。これで、Gmailのあまりにも控えめなナッジに悩まされることはなくなります。
9. 迅速に不在通知を設定
数日間休暇を取る予定ですか？テクニカルサポートに電話することなく、Gmailで自分の不在通知を設定できます。非常に簡単です。上記の手順に従って進みますが、一般の下にある「バケーションレスポンダー」を探します。
オプションをタップし、あなたが不在の期間を含む詳細を追加し始めます。さらに、上記の期間中に利用できないことを知らせる簡単なメッセージと、緊急の場合に連絡できる人を追加することができます。非常にシンプルです！
もっとGmailの機能をアンロックしたいですか？デスクトップからGmailにアクセスする方法や、Gmailをオフラインで有効にして使用する方法を学ぶことに興味があるかもしれません。
画像クレジット: iPhone 6sで表示されるGoogleメールアプリ by DepositPhotos
