Excelが私に必要な唯一のプロジェクト管理ツールである理由

私は数多くのプロジェクト管理ツールを試しましたが、プロジェクト管理にはExcelに戻ってきます。すべての人にとって完璧ではないかもしれませんが、シンプルでありながら効果的な解決策で、すでに使い方を知っています。

無料で始められる

無料には反論の余地がありません。使用したいと思った多くのプロジェクト管理ツールは、最高の機能のいくつかを有料の背後に隠していました。Excelでは、ほとんどすべてが最初から無料です。Office 365のサブスクリプションが必要なフォーマットオプションに数回遭遇しましたが、サブスクリプションには利点があります。

Excelをオンラインで使用するのは無料です。Office文書用に5GBの無料ストレージも得られます。

無料のデスクトップオプションが必要な場合、複数の無料のExcel代替品があります。

すでに使い方を知っている

Excelをプロジェクト管理に使用することは、使い方を学ぶために何時間も何週間も費やす必要がないことに気づいたときに、明白な選択肢となりました。私は何年も使っています。数式を作成し、フォーマットで見た目を整え、タブを整理する方法をすでに知っているなら、ほぼすべてのプロジェクトを管理するために必要なものはすべて揃っています。

新しいものを学ぶのに節約した時間を、新しいプロジェクト用のテンプレートをデザインすることに費やしました。

十分な無料および安価なテンプレート

多くの人がスプレッドシートをデザインすることにあまり興味がないことは理解していますが、シンプルな行と列は一緒にぼやけてしまい、プロジェクト管理にはあまり効果的ではありません。

無料または安価なプロジェクト管理テンプレートから始めてください。Excel自体の中に多数のオプションがあります。これらを使用すると、タスク、タイムライン、予算などを追跡できます。自分のデータを入力するだけで楽しめます。

完全に自分のニーズに合わせてカスタマイズ

ほとんどのプロジェクト管理ツールは、最小限のカスタマイズオプションを提供します。確かに、色を変更したり、いくつかのフィールドを追加/削除したりできますが、レイアウトに縛られてしまい、必ずしも効率的ではありません。

Excelをプロジェクト管理に使用する際は、すべての見た目や感触を完全にコントロールできます。スプレッドシートのように見える必要もありません。

完全にスプレッドシートをカスタマイズするには時間がかかりますが、調整を行いながら使用することができます。たとえば、私は10年以上前に作成した期限を追跡するためのスプレッドシートがあり、時々調整しています。

簡単に拡張またはコピー

すべてのプロジェクトに対して新しいExcelスプレッドシートをゼロから作成する必要はありません。要件が変更されましたか？スプレッドシートを調整するだけです。新しいチームメンバーが追加されましたか？各新しいメンバーのタブでシートを拡張します。

私は各クライアントごとに別々のスプレッドシートを持つのが好きです。各個別のプロジェクトごとに異なるスプレッドシートを持つことを好むか、結果をよりよく追跡するために毎年新しいものを持つこともできます。一度作成すれば、それをコピーして新しいクライアントやプロジェクトを開始するためにいくつかの調整を行うことができます。

ファイル -> コピーを作成に移動してください。

他の人と共有できる

誰か他の人や小さなチームと一緒に作業している場合、スプレッドシートを他の人と簡単に共有できます。たとえその人がExcelを持っていなくても、オンラインで無料でアクセスしたり、ダウンロードして無料のExcel代替品で使用したりできます。

Excelのファイル形式は非常に人気があるため、ほとんどの無料の代替品はそれらの形式を読み取り、保存できます。誰にも編集させずに共有したい場合は、PDFとして共有することができます。

私が好きなのは、スプレッドシートを共有でき、他の人がすでにすべての使い方を知っている可能性が高いことです。実際のプロジェクト管理ツールについてあまり多くの質問をすることなく、必要に応じて詳細を更新できます。

条件付き書式で進捗を把握

シンプルなことですが、条件付き書式はExcelをプロジェクト管理に使用する際の私のお気に入りの機能の1つです。シートを開くと、色分けされた概要が表示され、今後の締切や遅れているかどうかがすぐにわかります。

プロジェクトの支払いが受け取られたか、リマインダーメールを送信する必要があるかどうかも確認できます。特定のセルに条件付き書式を設定するだけで、すべてが整います。セルを強調表示したり、カラースケールを追加したり、数式を挿入したりできます。

ホーム -> 条件付き書式に移動してください。ツールバーの設定によっては、最初にホーム -> スタイルに移動する必要があるかもしれません。

様々な側面のために異なるタブを作成

どのプロジェクト管理ツールでも、タスクリストだけでは不十分です。タイムライン、タスクリスト、責任者、メモ、連絡先の詳細、予算などが必要です。スプレッドシート内で詳細をすぐに見つけるための検索ボックスを作成することは、より複雑なデザインには良いアイデアです。

Excelをプロジェクト管理に使用する際は、各側面ごとに異なるタブまたはシートを作成してください。予算用のもの、連絡先用のもの、タスクとメモ用のもの、タイムライン用のものなどがあります。

各シートは完全に異なる見た目にすることができます。たとえば、ガントチャートを作成してプロジェクトのタイムラインを追跡します。これをゼロから行うこともできますが、Excel内で検索して見つけられるこのような無料テンプレートを使用することをお勧めします。

大規模なチームには、Excelが常に最良の選択肢とは限りません。しかし、少しクリエイティブでお金を節約したい場合、Excelは個人または小さなチームとしてほぼすべてのプロジェクトを管理するのに最適です。

画像クレジット: Pexels。すべてのスクリーンショットはCrystal Crowderによるものです。