10 советов по видеоконференциям для комфортной удаленной работы

В современном мире конференц-залы заменяются гостиными и спальнями. Работники по всему миру используют инструменты видеочата, такие как Zoom и Microsoft Teams, чтобы продолжать ежедневные встречи и взаимодействие лицом к лицу. Хотя это удовлетворяет потребность в социальном взаимодействии, может быть немного инвазивно позволять коллегам и сотрудникам видеть наши дома. Используйте эти шаги, чтобы максимально эффективно использовать каждую видеоконференцию.

Содержание

• 1. Иметь правильное оборудование
• 2. Найти правильное освещение
• 3. Рассмотреть виртуальный фон
• 4. Настроить оборудование перед звонком
• 5. Тестирование аудио и видео в Zoom
• 6. Проверить подключение к Интернету (и иметь резерв)
• 7. Знать свои приложения
• 8. Соблюдать правильный этикет во время звонка
• 9. Установить “Не беспокоить”
• 10. После звонка

Также читайте: 12 лучших сайтов для поиска работы удаленно

1. Иметь правильное оборудование

Для обычного пользователя встроенные камеры, микрофоны и динамики на компьютере более чем достаточны. Однако, если вы хотите улучшить общее качество, сторонние варианты в изобилии. Наличие правильного оборудования критически важно, чтобы другие на видеозвонке могли как слышать, так и видеть вас четко. В этой связи мы включили некоторые рекомендации по оборудованию ниже, чтобы улучшить вашу видеоконференцию.

Камеры

Если вы оказались в ситуации, когда камера вашего компьютера не HD, покупка одной из них — это очень разумный шаг. Выглядеть профессионально важно, и наличие внешней HD-камеры поможет в этом. Оба варианта ниже не только помогут выглядеть более профессионально, но в случае с Razer также увеличат освещение благодаря встроенному кольцевому свету.

• Razer Kiyo – Это обычно считается одной из лучших камер для работы из дома благодаря качеству 720p и встроенному кольцевому свету. Освещение — ваш друг, поэтому в сочетании с приемлемой ценой это идеальное сочетание.
• Logitech C920 – Сертифицированный прямо из коробки для Teams и Zoom, эта камера 720p легко устанавливается на любой компьютер и даже поставляется с штативом, если вы хотите установить ее рядом с компьютером.

Микрофоны

Если вы находитесь на видеоконференциях весь день, то разумно инвестировать в качественный конденсаторный микрофон, чтобы всегда звучать кристально чисто. Если вы не всегда в движении, конденсаторный микрофон поможет уменьшить усталость участников встречи, так как вы будете звучать так, будто находитесь с ними лично.

• HyperX SoloCast – Качество “подключи и работай” гарантирует, что этот микрофон подходит как для новичков, так и для опытных пользователей Zoom. Индикатор LED показывает, когда вы “в эфире”, а регулируемая подставка помогает найти удобное положение.
• Blue Yeti – Еще один широко признанный “лучший” вариант для микрофонов, этот USB-микрофон готов как для Mac, так и для Windows. Он прослужит много лет и добавляет качество, которое в разы лучше по сравнению с компьютерным вариантом.

Наушники

Наушники являются хорошей альтернативой конденсаторным микрофонам, если у вас ограниченное пространство на столе. Более того, это просто хороший этикет видеоконференций — направлять аудио встречи на наушники или гарнитуру.

• Jabra Evolve 40 – Хотя большинство людей подумают о USB-микрофонах для настольных ПК, гарнитура может работать так же хорошо для улучшения качества звука. Jabra Evolve 40 — это доказательство того, что вам не нужно тратить много, чтобы получить лучшее, чем встроенный микрофон вашего компьютера.
• Jabra Evolve 65 UC – Подключаемая по Bluetooth, Jabra позволяет вам находиться на расстоянии до 100 футов от вашего компьютера. Четырнадцать часов времени разговора гарантируют, что вы сможете пройти через целый день видеозвонков, не беспокоясь о подзарядке.

2. Найти правильное освещение

Когда дело доходит до видеоконференций, выберите место с достаточным естественным светом, будь то рядом с окном или на улице. Чем больше естественного света у вас есть, тем менее вероятно, что вы устанете. Кроме того, ваш фон также имеет значение. Попробуйте найти место с наименьшим количеством отвлекающих факторов на заднем плане. Одно из распространенных предложений — кухонный стол, так как он часто находится рядом с множеством окон. Недостатком полагания на естественный свет являются случаи, когда закат, облака и дождь доминируют в небе.

К счастью, когда погодные условия мешают или если перемещение в другую комнату невозможно, существует множество решений для освещения. Кольцевые лампы, например, могут быть идеальным аппаратным решением для увеличения освещения. Доступные по цене, они обеспечивают мягкое и равномерное освещение, которое можно даже установить прямо на аппаратное обеспечение компьютера. Даже что-то такое простое, как лампа на столе, направленная вверх, может помочь увеличить естественный свет.

3. Рассмотреть виртуальный фон

Когда видеоконференции действительно начали набирать популярность в середине 2020 года, виртуальные фоны были на пике популярности, но теперь их следует использовать в основном как способ скрыть ваш физический фон. Если вы находитесь в маленькой комнате или у вас есть декоративные полки прямо за вами, которые могут отвлекать, виртуальный фон отлично подойдет.

Кроме того, работодатели создали свои собственные виртуальные фоны для сотрудников, поэтому, безусловно, включите их в свои видеозвонки. Физический фон отлично подходит, если на нем нет ничего, что может отвлечь внимание. Каждое программное обеспечение для видеоконференций также добавляет функцию “размытия”, чтобы вам не пришлось вносить изменения. Оно немного размывает вещи, чтобы они были не в фокусе и не отвлекали от вашей встречи.

4. Настроить оборудование перед звонком

Для многих сотрудников это их первый опыт видеоконференций дома. Учитывая это, важно понять, как все настроить. В самом простом случае настройка вашего встроенного оборудования должна быть вашим первым действием. Прежде чем бежать и что-то покупать, убедитесь, что все, что уже есть на вашем компьютере, работает.

Тестирование камеры и микрофона

Чтобы протестировать микрофон в Windows 10, перейдите в “Пуск -> Настройки -> Система -> Звук”. Убедитесь, что вы выбрали правильный вход, независимо от того, используете ли вы встроенный микрофон или внешний. Говорите в микрофон, и синяя полоса под “Проверьте свой микрофон” должна подниматься и опускаться по мере вашего разговора. Если полоса движется, ваш микрофон работает. Для камеры нажмите кнопку “Пуск” и выберите “Камера” в списке приложений.

Тестирование камеры на Mac так же просто, как открыть любое приложение, которое может использовать камеру. Например, откройте приложение FaceTime и подтвердите, что зеленый свет включается рядом с камерой в верхней части экрана. Проверьте микрофон, перейдя в “Системные настройки -> Звук -> Ввод” и начните говорить. Если полосы загораются, когда вы печатаете, говорите или поете, микрофон готов к работе. Не забудьте выбрать правильный вход, если у вас подключен внешний микрофон.

5. Тестирование аудио и видео в Zoom

Понимание того, как использовать Zoom, является критически важным компонентом сильной настройки для работы из дома. Это включает в себя знание того, как протестировать ваше аудио и видео и провести тестовый звонок. Обратите внимание, что все шаги ниже применимы как к ПК, так и к Mac.

Тестирование аудио Zoom

1. Перейдите в “Настройки”, нажав на значок шестеренки. Слева в всплывающем окне нажмите “Аудио”, который должен быть третьим вариантом сверху.
2. Выберите правильные входные и выходные параметры в зависимости от того, используете ли вы внешний микрофон или гарнитуру. Нажмите “Тестировать динамик” и “Тестировать микрофон”, чтобы протестировать их соответственно. Вы должны увидеть, как полоса уровня входа движется, когда вы говорите в микрофон.

Тестирование видео Zoom

1. Перейдите в “Настройки”, нажав на значок шестеренки. Слева в всплывающем окне нажмите “Видео”, который должен быть вторым вариантом сверху.
2. Как только окно Видео откроется, ваша камера должна быть активна. Дополнительного теста проводить не нужно. Если ваша камера работает как ожидалось, вы должны увидеть себя в кадре. Если нет, убедитесь, что камера не заблокирована, и перезагрузите компьютер, если это необходимо, и проверьте, решена ли проблема.
3. Один важный шаг — убедиться, что вы выбрали “Включить HD” в параметрах видео.

Проведение тестового звонка в Zoom

С аудио и видео, настроенными, последний шаг в Zoom — попробовать тестовый звонок. Посетите http://zoom.us/test и нажмите кнопку “Присоединиться” в браузере. Как только вы окажетесь в тестовой встрече, Zoom позволит вам снова протестировать как ваше аудио, так и динамики. Если у вас установлен сторонний микрофон или камера, у вас также будет возможность выбрать, какое устройство ввода/вывода использовать. Чтобы правильно протестировать, убедитесь, что вы нажали “Присоединиться с аудио компьютера” и “Начать видео”, затем трижды проверьте, что все работает.

6. Проверить подключение к Интернету (и иметь резерв)

Как только ваш компьютер настроен, следующим шагом будет тестирование вашего подключения к Интернету, что можно легко сделать на SpeedTest, Google или SpeedOf. Если ваша скорость загрузки медленная, это может повлиять на качество видео. В этом случае вам может понадобиться рассмотреть возможность смены положения вашего маршрутизатора, чтобы он был ближе к домашнему офису или работал из другой комнаты.

Когда ваш Интернет отключается, важно иметь резервный план. Будь то выделенный хотспот, хотспот на вашем телефоне или кафе на углу, имейте план на случай непредвиденных обстоятельств. Если выбор стоит между резервом и пропуском важной видеоконференции, это не сложное решение.

7. Знать свои приложения

Еще один совет по работе из дома — знать технологии, которые вы используете. Google Hangouts, Zoom и Microsoft Teams имеют свои уникальные интерфейсы. Попробуйте заранее ознакомиться с этим программным обеспечением. Например, знайте, где находятся функции совместного использования экрана, чата и кнопки отключения звука.

• Microsoft Teams – Teams — это комбинированное приложение для чата и видеоконференций, доступное как в личном, так и в профессиональном качестве, которое может вмещать до 1,000 участников за видеозвонок. Это дополнительно к 1-1 чату, голосовым и видеозвонкам. Пользователи Teams могут изменять фоны, записывать встречи и использовать отдельные комнаты с доступностью на настольных и мобильных платформах.
• Zoom – Zoom является чем-то вроде стандартного приложения для видеоконференций для бизнеса. Оно бесплатно для личного использования и для малых предприятий, в то время как для крупных предприятий требуется лицензия. Zoom определенно более ориентирован на видеоконференции и отлично подходит для больших команд. Вы можете общаться через чат с видео или без него, но это не так удобно для чата, как Teams.
• Google Meet – Программное обеспечение Meet от Google стало популярным в школах и для личного использования, но отстает от Zoom и Teams в профессиональной среде. Отдельные комнаты идеально подходят для рабочих условий, а функция “поднять руку” облегчает задавание вопросов без прерывания. В настоящее время бесплатно, Google Meet начнет взимать плату с предприятий за пользователя с января 2022 года.
• Skype – “Устаревшее” программное обеспечение для видеоконференций от Microsoft, Skype имеет недорогую платную подписку, что делает его привлекательным, но менее функциональным вариантом по сравнению с Teams. Служба голосовой почты облегчает понимание, кто вам звонил, когда вы отходите от компьютера. Если вам нужно сделать выбор, Teams имеет больше перспектив благодаря своему включению в Microsoft 365.

8. Соблюдать правильный этикет во время звонка

Отключите звук

Когда вы находитесь на видеовстрече, полезно, когда говорит только один человек за раз. Лучшее правило — отключать звук только тогда, когда ваша очередь говорить, задавать или отвечать на вопрос. Последнее, что нужно всем на звонке, — это кричать друг на друга, и отключение звука гарантирует, что звонки могут начинаться (и заканчиваться) вовремя.

Будьте пунктуальны

Пунктуальность важна как в физическом офисе, так и в виртуальном мире. Это базовое уважение ко всем участникам встречи.

Одевайтесь соответственно

Некоторые работодатели могут хотеть, чтобы их сотрудники одевались так, как они были в офисе, в то время как другие позволяют простые джинсы и футболки. Убедитесь, что вы одеты соответственно для встречи и смените пижаму.

Смотрите в камеру

Удаленная работа увеличивает возможность многозадачности. Во время видеозвонка важно поддерживать зрительный контакт, чтобы другие знали, что вы обращаете внимание. Они не только оценят ваше внимание, но и вы избежите пропуска чего-либо важного.

9. Установить “Не беспокоить”

Мы все были в этой ситуации в какой-то момент. Это важный видеозвонок, и чей-то телефон звонит. Это стало более приемлемым, но все же это то, чего следует избегать, если это возможно. Когда вы находитесь на видеоконференции, используйте функции “Не беспокоить” или беззвучный режим на вашем смартфоне. Кроме телефонных звонков, это также включает уведомления по электронной почте и текстовые/iMessage уведомления, сигналы FaceTime и т.д. Так же легко установить DND в наши дни как на Android, так и на iOS, так же легко отключить его, как только видеозвонок закончится.

10. После звонка

После завершения звонка кто-то должен быть ответственным за ведение заметок и их отправку команде. Каковы следующие шаги или что было сделано в результате звонка? Кто за что отвечает? Это отличный способ убедиться, что все на одной волне. Если вы являетесь организатором, вы можете отправить благодарственное письмо более широкой команде, с которой вы не встречаетесь регулярно, и поблагодарить их за их время, идеи, помощь и т.д.

Заключение

Хотя видеоконференции существуют уже много лет, если не десятилетий, последние несколько недель вывели их на свет, как никогда прежде. Знание того, как правильно взаимодействовать с этими платформами, критически важно в настоящее время. Если вы рассматриваете Skype вместо Zoom, вам может понадобиться сравнить их и посмотреть, что лучше подходит для ваших нужд.