12 бесплатных шаблонов управления проектами для Microsoft и Google

Управление проектом включает в себя множество движущихся частей. Чтобы начать новый проект или помочь вам продвигаться по текущему, вы можете использовать шаблоны для обработки и отслеживания этих различных элементов. Для пяти этапов управления проектами, от планирования до завершения, эти шаблоны для приложений Microsoft и Google могут сэкономить ваше время и предоставить инструменты для успеха. И что самое главное, каждый шаблон бесплатен!

Содержание

• 1. Чек-лист начала проекта
• 2. Шаблон простого плана выполнения проекта
• 3. Шаблон презентации управления проектом
• 4. Чек-лист оценки рисков в планировании проекта
• 5. Шаблон финансового плана проекта
• 6. Шаблон детального бюджета проекта
• 7. Шаблон структуры разбивки работы
• 8. Шаблон отчета по управлению проектом
• 9. Шаблон расписания проекта
• 10. Шаблон диаграммы Ганта
• 11. Трекер действий
• 12. Шаблон плана закрытия проекта
• Часто задаваемые вопросы

Совет: Канбан — это техника управления проектами, подходящая для гибкого управления проектами. Мы объясняем, как это работает.

1. Чек-лист начала проекта

Доступность: Microsoft Word и Google Docs

Подготовка к управлению проектом включает в себя планирование. Чтобы убедиться, что у вас есть все необходимое перед началом проекта, ознакомьтесь с этим шаблоном чек-листа начала проекта. Он закладывает основы для того, что вам нужно, чтобы начать с устойчивой платформы.

Начните с ввода основной информации о проекте, включая его название, имя клиента, руководителя проекта и дату. Затем перечислите все действия или элементы, которые вам необходимо запланировать и управлять проектом.

Основные моменты:

• Места для каждого действия с установленными сроками и полями для завершенных элементов
• Пространство для заметок или описаний для каждого действия или элемента
• Подходит для малых или крупных проектов с возможностью расширения количества строк

2. Шаблон простого плана выполнения проекта

Доступность: Microsoft Word и Google Docs

Если вам нужен официальный план проекта, который вы можете представить своим заинтересованным сторонам, обратите внимание на этот шаблон простого плана выполнения проекта. Вы можете включить в него общие сведения о вашем проекте или углубиться в детали, чтобы представить солидный план реализации.

Этот полностью настраиваемый шаблон предоставляет вам основы — такие как цели, объем, методология, временные рамки и команда — а также несколько дополнений, которые вам понравятся.

Основные моменты:

• Текстовые заполнители с разделами для целей, объема и методологии
• Структурированная таблица для временных рамок с фазами, описаниями и установленными сроками
• Раздел плана действий, который использует таблицы для каждой цели или фазы
• Область команды с записями и текстовыми заполнителями для легкого добавления деталей ваших участников
• Краткий раздел бюджета проекта, который можно расширить для внесения дополнительных данных

Совет: вам не обязательно платить за инструменты для выполнения проекта. Ознакомьтесь с этим списком лучших альтернатив Microsoft Project.

3. Шаблон презентации управления проектом

Доступность: Microsoft PowerPoint и Google Slides

Если вы планируете проект большого масштаба, с несколькими заинтересованными сторонами или находящийся в центре внимания, вам может потребоваться начать с формальной презентации плана. С помощью этого шаблона презентации управления проектом у вас есть слайд для каждой части, фазы и элемента плана, который вы можете легко поделиться.

Вы можете выбрать и выбрать, какие слайды вы хотите использовать, и адаптировать их под свой проект. Заполнители для изображений и текста упрощают замену элементов на ваши собственные, а неформальный вид подходит для проектов в большинстве отраслей.

Основные моменты:

• Более 20 слайдов с разнообразными элементами для изображений, диаграмм и временных рамок
• Слайд с содержанием для удобной навигации
• Два слайда с иконками для использования при создании презентации
• Заполнители для снимков экрана для ноутбука, планшета и мобильного телефона

4. Чек-лист оценки рисков в планировании проекта

Доступность: Microsoft Word и Google Docs

Чтобы дополнить ваш проектный план, используйте этот чек-лист оценки рисков в планировании проекта, чтобы заранее определить возможные проблемы. Это базовый шаблон с образцами рисков, поэтому вы можете ввести свои собственные элементы, а затем использовать флажки, чтобы определить каждый уровень.

Основные моменты:

• Пять уровней риска от очень низкого до немедленно опасного для широкого спектра проблем
• Простой и чистый вид для легкой оценки
• Линия для подписи руководителя проекта, инженера по контролю качества или другого оценщика

5. Шаблон финансового плана проекта

Доступность: Microsoft Word и Google Docs

Похожий на план выполнения проекта, вам может понадобиться еще один письменный документ, который охватывает финансовые аспекты вашего проекта. Этот шаблон финансового плана проекта позволяет вам включить стартовые расходы, доходы и убытки, а также баланс.

Помимо хорошо структурированных таблиц для ввода сумм бюджета проекта, есть места для описания целей, анализа и стратегии для полного финансового обзора.

Основные моменты:

• Таблица и форматирование текста для выделения итогов по стартовым расходам, активам, обязательствам и капиталу
• Удобные текстовые заполнители для целей, анализа и стратегии
• Расширяемые таблицы для включения дополнительных сумм по мере необходимости

Примечание: вам также может понадобиться шаблон счета-фактуры для Google Docs.

6. Шаблон детального бюджета проекта

Доступность: Microsoft Excel и Google Sheets

По мере продвижения по проекту ключевым моментом является соблюдение бюджета. С помощью этого шаблона детального бюджета проекта вы можете убедиться, что ваши фактические расходы соответствуют вашим оценкам, а затем при необходимости скорректировать.

Шаблон содержит формулы для подсчета сумм по задачам и подс задачам, а также для расчета фактических затрат с превышением или недостачей, соответствующей вашим оценкам.

Основные моменты:

• Задачи и подс задачи с суммами по фазе или категории
• Разнообразные варианты сумм, включая часы и ставку, единицы и цену за единицу, а также фиксированные суммы
• Ясные суммы бюджета, фактически и превышение или недостача по строкам вместе с итоговыми суммами вверху

Совет: для дополнительных вариантов ознакомьтесь с этими шаблонами бюджета Microsoft Excel и шаблонами бюджета Google Sheets.

7. Шаблон структуры разбивки работы

Доступность: Microsoft Excel и Google Sheets

Если вам нужно создать структуру разбивки работы (WBS) для вашего проекта, этот шаблон WBS идеально подходит. Он не только предоставляет вам поля, необходимые для ввода задач, но и удобный выпадающий список для нумерации WBS.

Этот шаблон экономит ваше время на составление нумерации WBS, позволяя просто выбрать уровень из списка. Вы сможете быстро пройти по своей структуре разбивки работы.

Основные моменты:

• Условное форматирование для задач первого уровня
• Автоматическая нумерация WBS на основе выбора из выпадающего списка
• Полезные поля для уровня, номера, задачи, ответственного, даты начала, даты окончания и заметок

Как вы будете управлять задачами проекта? Рассмотрите возможность использования одного из этих инструментов управления проектами. Мы также можем помочь вам решить, использовать ли Asana или Trello.

8. Шаблон отчета по управлению проектом

Доступность: Microsoft Word и Google Docs

Для универсального шаблона, чтобы отчитаться обо всех аспектах вашего проекта, ознакомьтесь с этим шаблоном отчета по управлению проектом. С 15 разделами вы можете добавить все детали — от введения и целей до результатов проекта и списка материалов.

Шаблон предоставляет полезную таблицу содержания, куда вы можете просто вставить правильные номера страниц. Но вы также можете заменить ее встроенной функцией таблицы содержания в Word или Docs, если предпочитаете. Вы также найдете много языка, который облегчит задачу составления каждого раздела с нуля.

Основные моменты:

• Вводная страница для добавления партнеров по проекту, времени выполнения проекта и данных автора отчета
• Структурированные таблицы с заранее установленными подписями для целей, этапов и достижений, встреч и медиадеталей
• Выделенные заполнители для быстрого внесения информации, такой как даты, имена и описания

Совет: если вы используете электронную почту для общения с вашей командой или клиентами, ознакомьтесь с этим руководством о том, как создать шаблоны электронной почты в Microsoft Outlook.

9. Шаблон расписания проекта

Доступность: Microsoft Excel и Google Sheets

Если существует один элемент управления проектом, который вам обязательно нужен, это расписание проекта. Этот шаблон расписания проекта не только предоставляет чистую таблицу для фаз, дат, продолжительности и многого другого, но и дает вам удобные временные рамки для доставки.

Введите детали для каждой фазы или задачи в столбцы временной шкалы, а затем включите необходимые примечания к проекту, такие как бюджет, ресурс, риск и проблема. По мере изменения дат начала и окончания вы увидите, что продолжительность вверху и временные рамки внизу обновляются автоматически.

Основные моменты:

• Формулы для расчета продолжительности на основе дат начала и окончания.
• Автоматически обновляющаяся временная шкала в виде столбчатой диаграммы, показывающая каждую фазу проекта
• Образец расписания проекта для помощи, а также пустое расписание для использования вами

10. Шаблон диаграммы Ганта

Доступность: Microsoft Excel и Google Sheets

Одним из самых полезных инструментов в арсенале менеджера проекта является диаграмма Ганта. Этот шаблон диаграммы Ганта предоставляет полезную визуализацию, позволяя вам отслеживать задачи, даты начала и окончания, ресурсы и статусы с четкой и понятной диаграммой прогресса проекта в одном месте.

Используйте вкладки Назначенные лица и Статусы, чтобы ввести имена ваших ресурсов и статусы задач, которые вы хотите использовать. Затем используйте выпадающие списки на диаграмме Ганта, чтобы выбрать эти элементы для вашего проекта.

Основные моменты:

• Автоматически обновляющаяся диаграмма Ганта на основе дат начала и окончания
• Списки выбора для выбора ресурсов и статусов, экономящие время
• Пространство для нескольких проектов с множеством задач и подс задач в каждом

11. Трекер действий

Доступность: Microsoft Excel и Google Sheets

Проект не является проектом, если он не порождает действия. С помощью этого шаблона трекера действий вы можете убедиться, что ничего не осталось незамеченным или невыполненным. Хотя шаблон выглядит базовым, в нем есть все, что вам нужно для отслеживания ваших действий и настройки записей одновременно.

Вы можете использовать вкладку “Настройки”, чтобы ввести ответственных и индикаторы приоритетов, которые хотите использовать, что является отличной функцией. Затем просто начните свой список действий.

Основные моменты:

• Поля для даты, ответственного, приоритета, действия и заметок, с флажками для завершенных элементов
• Выпадающие списки для ответственных и приоритета для безошибочного отслеживания
• Флажки для отметки завершенных задач и применение текста с зачеркиванием для всей строки

12. Шаблон плана закрытия проекта

Доступность: Microsoft Word и Excel

После завершения проекта обычно остается несколько вещей, которые нужно завершить. С помощью этого шаблона плана закрытия проекта вы можете перечислить эти элементы и отслеживать их до завершения.

Заполните запланированные и фактические даты как для работы, так и для проекта вверху. Затем просто перечислите оставшиеся действия с владельцем, установленным сроком, статусом и любыми дополнительными комментариями.

Основные моменты:

• Предварительно заполненные поля, чтобы помочь вам в плане закрытия
• Пустые поля Статус для ввода терминов, которые имеют значение для вас или вашего проекта
• Идентификаторы для каждого пункта, чтобы использовать в документах и коммуникации

Примечание: Если вашему проекту требуется доступ к физическим предметам, не забудьте создать список инвентаря для управления этими активами.

Часто задаваемые вопросы

Каковы пять стадий управления проектами?

Хотя они не являются строгими, большинство знакомы с пятью этапами управления проектами: инициирование, планирование, выполнение, мониторинг и закрытие.

Вы найдете шаблон в этом списке для каждого из этих этапов, чтобы помочь вам успешно управлять проектом.

Как я могу найти шаблоны прямо в Microsoft и Google?

Каждое приложение предлагает набор шаблонов, если вы не хотите использовать сторонний вариант.

Для Microsoft Word, Excel и PowerPoint перейдите на главный экран или выберите “Файл -> Новый”. Используйте строку поиска, чтобы найти шаблон или выберите предложенную категорию.

Для Google Docs, Sheets и Slides перейдите на главную страницу и выберите “Галерея шаблонов” вверху. Вы увидите шаблоны, перечисленные по категориям.

Что лучше для управления проектами, Microsoft Word или Google Docs?

Каждое приложение сильно, стабильно и имеет свой уникальный набор функций, в дополнение к тем, которые они разделяют.

Если вы планируете работать оффлайн или хотите обширный набор инструментов форматирования и функций, Microsoft Word покрывает все ваши нужды. Но если вы предпочитаете бесплатный вариант, который работает в интернете, Google Docs — это то, что вам нужно.

Для получения дополнительной информации об этих двух приложениях взгляните на наше сравнение Microsoft Word и Google Docs.

Изображение предоставлено: Pixabay. Все скриншоты от Сэнди Уритенхаус.