4 способа превратить электронные письма в задачи в Microsoft Outlook

Если вы ищете способ повысить свою продуктивность, подумайте о том, чтобы превратить электронные письма в задачи. Без необходимости вручную копировать и вставлять все необходимые детали вы можете создать задачу из письма в Outlook. Этот гид покажет вам четыре варианта.

Содержание

• 1. Перетащите электронное письмо в задачи Outlook
• 2. Перетащите электронное письмо в задачи, используя дополнительные параметры
• 3. Сделайте напоминание о письме
• 4. Настройте быстрый шаг для создания задачи из письма
• Часто задаваемые вопросы

1. Перетащите электронное письмо в задачи Outlook

Метод перетаскивания - отличный способ быстро перемещать элементы, и то же самое касается превращения электронных писем в задачи в Outlook.

1. Выберите письмо в вашем почтовом ящике, перетащите его на вкладку “Задачи” и отпустите.

1. Появится новое окно задачи с темой письма в качестве названия задачи и текстом письма в теле задачи.

1. Заполните оставшиеся поля по желанию. Вы можете добавить даты начала и окончания, установить приоритет и выбрать статус. Нажмите “Сохранить и закрыть” в верхнем левом углу, когда закончите.

Вы увидите задачу в вашем списке на вкладке “Задачи”, а письмо останется в вашем почтовом ящике.

2. Перетащите электронное письмо в задачи, используя дополнительные параметры

Если вы хотите создать задачу с прикрепленным письмом или переместить письмо в задачи вместо копирования, вы можете добавить дополнительный шаг к приведенному выше методу перетаскивания.

1. Выберите письмо в вашем почтовом ящике, щелкните правой кнопкой мыши, перетащите его на вкладку “Задачи” и отпустите.

1. Вы увидите небольшое всплывающее окно с тремя параметрами. Вы можете скопировать письмо в задачи с текстом или с приложением или переместить его в задачи с приложением. Выберите действие, которое хотите выполнить.

Как и в простом методе перетаскивания ранее, появится новое окно задачи, готовое для заполнения любых дополнительных полей и сохранения, когда вы закончите.

3. Сделайте напоминание о письме

Возможно, вы не используете Задачи Outlook для своих дел. Вместо этого вы можете воспользоваться функцией “Напоминание” для выполнения необходимого действия по письму.

1. Выберите письмо в вашем почтовом ящике и перейдите на вкладку “Главная”. Если у вас открыто сообщение в отдельном окне, перейдите на вкладку “Сообщение”. Откройте выпадающее меню “Напоминание” в секции “Теги” ленты.

1. Выберите “Добавить напоминание” из списка. В качестве альтернативы вы можете выбрать время для напоминания; однако это не заполнит напоминание автоматически.

1. В окне “Настраиваемое” вы увидите, что поле “Напоминание” отмечено внизу. Используйте выпадающие меню под ним, чтобы выбрать дату и время для напоминания.

1. Вы также можете выбрать параметры в верхней части окна, если хотите. Вы можете выбрать тип флага, дату начала и дату окончания. Когда закончите, нажмите “ОК”.

1. В выбранную вами дату и время вы получите напоминание Outlook, чтобы выполнить действие, связанное с письмом. Вы также должны увидеть письма, которые вы отметили для последующего выполнения, на вкладке “Задачи”.

Примечание: вы также можете запланировать письма в Outlook и настроить автоматическую пересылку.

4. Настройте быстрый шаг для создания задачи из письма

Еще один способ превратить электронное письмо в задачу в Outlook - использовать функцию Быстрые шаги. Вы можете настроить Быстрый шаг для создания задачи, а затем выбрать этот Быстрый шаг или использовать назначенную вами комбинацию клавиш.

1. Перейдите на вкладку “Главная” в Outlook и нажмите стрелку “Еще” внизу блока Быстрых шагов в этой части ленты или используйте выпадающее меню Быстрых шагов, если ваша лента сокращена.

1. Перейдите к “Новый быстрый шаг” и выберите “Пользовательский”.

1. В верхней части окна “Редактировать быстрый шаг” дайте названию вашего нового Быстрого шага.

1. В разделе “Действия” откройте выпадающий список и перейдите в раздел “Категории, задачи и флаги”. Выберите “Создать задачу с приложением” или “Создать задачу с текстом сообщения”.

1. Если вы хотите назначить сочетание клавиш для Быстрого шага, откройте выпадающее меню “Комбинация клавиш” внизу и выберите желаемое сочетание.

1. Нажмите “Готово”, чтобы сохранить Быстрый шаг.

1. Новый Быстрый шаг появится в блоке Быстрых шагов на вкладке “Главная”. Чтобы использовать его, выберите письмо в вашем почтовом ящике и нажмите установленный вами Быстрый шаг для создания задачи или используйте назначенное вами сочетание клавиш.

1. Когда откроется новое окно задачи, заполните поля и сохраните задачу.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я преобразовать отмеченные письма в задачи в Outlook?

Когда вы используете описанную выше функцию Напоминание, вы можете преобразовать эти отмеченные письма в задачи в Microsoft To-Do, если это ваше предпочтительное приложение для задач. Убедитесь, что вы вошли в Microsoft To-Do и Outlook с одной учетной записью.

Нажмите на вкладку “Список задач” в Outlook и выберите иконку шестеренки, чтобы просмотреть настройки. В разделе “Подключенные приложения” включите переключатель для “Отмеченные письма”. Используйте “X” в правом верхнем углу, чтобы закрыть настройки, и вы увидите папку “Отмеченные письма” в списке.

Как я могу преобразовать электронное письмо в задачу в веб-приложении Outlook?

В Outlook на вебе вы можете воспользоваться функцией “Мой день”, чтобы превратить электронное письмо в задачу.

Нажмите кнопку “Мой день” на панели инструментов в правом верхнем углу, чтобы открыть Мой день. Перетащите письмо из вашего почтового ящика на вкладку “Список задач” или в область “Добавить как задачу”.

Могу ли я назначить письма, которые превращаю в задачи?

Когда новое окно задачи открыто с использованием одного из вышеуказанных методов, выберите “Назначить задачу” на вкладке “Задача”. Введите имя получателя в поле “Кому” и нажмите “Отправить”, чтобы назначить ему задачу.

Для письма с напоминанием перейдите на вкладку “Задачи”, выберите задачу из списка. Используйте кнопку “Назначить задачу” на вкладке “Задача”, затем отправьте задачу получателю.