7 советов Microsoft To-Do, которые помогут вам сделать больше

Мы все заняты, что означает, что большинство из нас ищет любые способы, которые помогут использовать наше время более эффективно и сделать больше. Хотя существует множество приложений для повышения продуктивности, Microsoft To-Do является отличным вариантом для тех, кто ищет бесплатное и относительно простое в использовании приложение. Если вы используете Microsoft To-Do, вы можете воспользоваться этими семью советами, чтобы сделать больше.

Содержание

• 1. Запланируйте сроки выполнения
• 2. Используйте “Мой день” для планирования
• 3. Настройте списки
• 4. Создайте подзадачи, чтобы оставаться на правильном пути
• 5. Используйте теги (#Tags) для сортировки задач
• 6. Делитесь своими списками Microsoft To-Do
• 7. Настройте ярлык Siri для Microsoft To-Do (для пользователей iPhone)
• Часто задаваемые вопросы

Также читайте: 5 отличных бесплатных приложений для повышения продуктивности в Mac App Store

1. Запланируйте сроки выполнения

Хотя вы можете добавлять задачи в свой список Microsoft To-Do без каких-либо других условий, обычно полезно включать сроки выполнения, чтобы вы могли приоритизировать элементы в зависимости от того, когда вы должны их завершить. К счастью, легко добавить сроки выполнения к любой задаче, как при создании, так и при редактировании задачи после добавления ее в ваш список.

При добавлении новой задачи вы можете установить срок выполнения, нажав “Установить срок выполнения” в нижнем левом углу. Вы также можете сделать задачу повторяющейся, чтобы она повторялась так часто, как вам нужно, или установить напоминание, если это необходимо.

Чтобы добавить срок выполнения или изменить его для уже созданной задачи, нажмите на задачу, затем нажмите “Добавить срок выполнения”, чтобы выбрать дату. Если у задачи уже есть срок выполнения, вы можете нажать на него, чтобы внести изменения.

Также читайте: Полный справочник по горячим клавишам Todoist

2. Используйте “Мой день” для планирования

Приложение Microsoft To-Do включает уникальный список под названием “Мой день”. Этот список может помочь вам организовать задачи из любых ваших списков в одном месте – плюс, вы можете добавлять разовые задачи в этот список, не вводя их нигде больше. Для кого-то, кто управляет несколькими списками дел в приложении Microsoft To Do, “Мой день” действительно может помочь вам разумно управлять своим временем, чтобы ни одна задача не была упущена.

Чтобы добавить новый элемент в “Мой день”, просто нажмите на пузырь с плюсом (+) в нижнем правом углу экрана. Оттуда добавьте задачу так же, как вы бы добавили ее в любой другой список, и нажмите галочку, чтобы сохранить. Если вы не назначите эту задачу существующему списку, приложение автоматически сохранит ее в списке “Задачи” в дополнение к вашему списку “Мой день”.

Вы также можете добавлять элементы из других списков задач в “Мой день”, нажав кнопку “Предложения” в нижнем центре экрана. Если элемент, который вы хотите добавить в “Мой день”, не появляется в разделе “Предложенные”, вы можете перейти к списку, где вы сохранили элемент, открыть задачу и выбрать “Добавить в Мой день” из опций, перечисленных под заголовком задачи.

Если вы используете “Мой день”, помните, что список сбрасывается в полночь каждый день, поэтому любые задачи, которые вы не выполните в этот день, исчезнут из списка. Однако они появятся в разделе “Предложения”, чтобы вы могли добавить их обратно в свой список.

Также читайте: 10 лучших расширений Google Chrome для повышения продуктивности

3. Настройте списки

Иногда трудно легко различить, какой список дел какой, когда вы быстро на них смотрите. Однако Microsoft To-Do предлагает отличные варианты настройки списков, чтобы помочь вам избежать этой проблемы.

Прежде всего, вы можете назвать каждый список задач как угодно и даже включить эмодзи в заголовок. Это может помочь вам легко различать ваш список рабочих задач от, скажем, списка домашних дел или списка покупок. Вы можете добавлять эмодзи в свои списки в двух местах: вместо значка списка по умолчанию или в заголовке вашего списка.

Чтобы добавить значок в значок списка, откройте меню для переименования списка, затем нажмите кнопку эмодзи (лицо с плюсом), чтобы выбрать эмодзи для списка. Чтобы добавить эмодзи в заголовок, просто откройте эмодзи с клавиатуры вашего смартфона и введите их, как вы бы вводили буквы.

Кроме использования эмодзи, вы также можете настроить тему каждого списка задач, чтобы он выделялся. Вы можете либо настроить цвет списка с одним из 14 цветовых вариантов, предоставленных Microsoft, либо выбрать фото-тему (но только из предложенных Microsoft).

Также читайте: 10 необходимых приложений для напоминаний для Android

4. Создайте подзадачи, чтобы оставаться на правильном пути

Хотя некоторые из ваших задач в списке дел могут быть простыми, другие могут включать несколько шагов. Исследования показывают, что разбивка больших задач на более мелкие шаги действительно повышает вашу продуктивность. К счастью, Microsoft To-Do делает этот процесс простым с помощью подзадач или шагов.

После создания задачи нажмите на задачу, чтобы отредактировать ее. В этом меню у вас есть возможность “добавить шаг”, который создает подзадачи внутри задачи. Вы можете добавить столько шагов, сколько вам нужно, отмечать каждый шаг по мере его выполнения и отслеживать свой прогресс с помощью текущего счетчика, показывающего, сколько шагов осталось и сколько вы уже выполнили.

Создание подзадач действительно может помочь вам убедиться, что вы не пропустите ни одного шага в процессе выполнения более сложных задач. Однако даже после того, как вы отметите все шаги в задаче, Microsoft To-Do не отметит автоматически основную задачу, поэтому вам все равно нужно будет отметить всю задачу в вашем списке дел, как только все шаги будут выполнены.

Также читайте: 8 инструментов управления проектами, созданных для любой команды

5. Используйте теги (#Tags) для сортировки задач

Иногда задачи из разных списков требуют одинаковой концентрации, предметов или местоположения. В таких случаях, вероятно, имеет смысл выполнять их одновременно, но может быть трудно понять это, если вы не можете одновременно просмотреть все свои списки задач. Однако Microsoft To-Do делает это довольно просто с помощью хэштегов.

Вы можете добавлять теги, когда впервые создаете задачу, или редактируя задачу после ее создания. Также вы можете добавлять теги в любую часть задачи, такую как заголовок, заметка или даже подзадачи внутри основной задачи. Независимо от того, где вы добавляете тег, вы все равно увидите задачу, когда будете искать тег, используя поиск в верхнем правом углу главной страницы приложения.

6. Делитесь своими списками Microsoft To-Do

Будь то работа с целой командой людей или ведение списка покупок для вашего домохозяйства, бывают моменты, когда вам нужно поделиться списком в Microsoft To-Do с кем-то другим. К счастью, это довольно легко сделать через текст или электронную почту.

Чтобы поделиться своим списком с кем-то другим, просто нажмите на значок “Поделиться” в верхнем правом углу списка. Оттуда у вас будет возможность отправить приглашение кому угодно по электронной почте, текстовому сообщению или даже через приложение социальной сети или мессенджер, такое как Slack.

После того, как вы поделитесь списком с другими, они смогут добавлять задачи самостоятельно, или вы можете назначить задачи любым лицам, имеющим доступ к списку. Вы также можете в любой момент отозвать доступ к списку в настройках “Управление доступом”.

7. Настройте ярлык Siri для Microsoft To-Do (для пользователей iPhone)

Если у вас мало времени и вы используете iPhone, вы можете еще больше повысить свою продуктивность, добавив ярлык Siri для Microsoft To-Do. Чтобы добавить ярлык Siri, выполните следующие шаги:

1. В настройках To-Do выберите “Ярлыки Siri”.
2. Нажмите на значок плюса (+) рядом с элементом, для которого вы хотите добавить ярлык (например, добавление задачи или открытие списка).
3. Выберите фразу, которую вы хотите использовать с Siri для выполнения задачи, затем в разделе “для выполнения” выберите список, в который вы хотите добавить элемент, и установите любые дополнительные шаги с помощью кнопки “Показать больше”.
4. После того как вы закончите выбирать все необходимые настройки, нажмите “Назад -> Добавить в Siri”.

Также читайте: 11 полезных советов по поиску в Gmail для повышения вашей продуктивности

Часто задаваемые вопросы

1. Как Microsoft To-Do может помочь мне работать более эффективно?

Microsoft To-Do – это простое приложение для управления задачами, которое предлагает множество функций бесплатно. С помощью To-Do вы можете создавать списки задач, добавлять подзадачи, делиться списками и сотрудничать с другими, а также интегрировать свой список To-Do с Outlook Calendar или другими приложениями.

2. Какие приложения могут интегрироваться с Microsoft To-Do?

Как и большинство других приложений Microsoft, Microsoft To-Do легко интегрируется с любым приложением из семейства Office 365. Однако интеграция с большинством приложений вне семейства Microsoft требует стороннего приложения автоматизации, такого как Zapier.

3. Каковы ограничения Microsoft To-Do?

Хотя Microsoft To-Do предлагает множество отличных функций, у него есть некоторые ограничения. Например, To-Do не предлагает много возможностей для интеграции с сторонними приложениями. Более того, вы не можете добавлять заметки или сроки выполнения к подзадачам, только к основной задаче. Также нет возможности получить отчеты о вашей продуктивности, что некоторым людям кажется полезным.