7 вещей, которые вы должны сделать при использовании Zoom (но, вероятно, не делаете)
Мое рабочее место использует Zoom для всех наших внутренних и клиентских встреч. Поэтому я использую ряд функций и интеграций Zoom, чтобы максимизировать свою эффективность и предоставить лучший возможный опыт для своих клиентов. Я настоятельно рекомендую использовать эти советы, если вы также регулярно используете Zoom для работы или личных нужд.
1. Синхронизируйте с Google Календарем, чтобы автоматически отправлять ссылки на встречи
Одна из самых удобных функций Zoom — это его бесшовная интеграция с Google Календарем. Синхронизация Zoom с Google Календарем позволяет избежать путаницы и экономит время, автоматически отправляя ссылки на встречи. Это особенно полезно для повторяющихся встреч, так как ссылка всегда будет доступна всем участникам через их календарь.
Чтобы настроить свой Google Календарь с Zoom, перейдите в Zoom App Marketplace и найдите интеграцию Google Workspace.
После установки вам нужно предоставить Zoom доступ к вашей учетной записи Google. После нескольких кликов каждая встреча в вашем Google Календаре автоматически получит ссылку на встречу Zoom.
2. Измените настройки, чтобы избежать помех
Работа удаленно — это здорово, но она сопряжена с множеством отвлекающих факторов. К счастью, вы можете минимизировать прерывания, такие как фоновый шум или непреднамеренные помехи, во время встреч, изменив всего несколько настроек в вашей учетной записи Zoom.
Например, установите себя в режим отключения звука при входе на все встречи. Это предотвращает фоновый шум от других, особенно если вы работаете дома с собаками или другими членами семьи. Из веб-приложения или настольного приложения перейдите в Настройки -> Аудио, затем включите Отключить микрофон при входе на встречу.
Аналогично, вы можете включить Зал ожидания, чтобы люди не могли присоединиться до вас (или любого ведущего, использующего вашу учетную запись). Войдите в свою учетную запись в Интернете, перейдите в Настройки -> Встреча -> Безопасность, затем переключите настройку Зал ожидания в положение включено.
Вы также можете контролировать несколько других настроек, включая отключение функции чата, включение (или отключение) совместного использования экрана и управления видео.
3. Используйте режим Галерея, чтобы видеть всех участников
Обычно встречи в Zoom предназначены для совместной работы. Поэтому вы хотите иметь возможность видеть всех одновременно. Вы можете контролировать, кого вы можете видеть, изменив свою настройку с Режима докладчика (где отображается только докладчик) на Режим Галерея (где вы можете одновременно видеть до 49 видеопотоков пользователей).
Во время любой встречи, независимо от того, являетесь ли вы ведущим, нажмите кнопку Просмотр в верхнем правом углу окна Zoom. Затем выберите Галерея, чтобы отобразить сетку участников.
4. Включите расширенные функции совместного использования экрана
Совместное использование экрана может быть отличным способом обучать или сотрудничать в виртуальной обстановке. Однако Zoom по умолчанию позволяет всем делиться своим полным экраном, что может быть проблематично в определенных ситуациях. Включив некоторые более продвинутые настройки совместного использования экрана, вы можете отображать то, что намерены, без отвлекающих факторов, будь то конкретное приложение, часть вашего экрана или даже просто звук.
Чтобы контролировать, кто имеет возможность делиться экраном, перейдите в Настройки -> Во время встречи (Основные) -> Совместное использование экрана. Вы можете выбрать, кто может делиться, сколько людей могут делиться одновременно и могут ли люди захватывать совместное использование экрана.
Однако это не единственные расширенные функции: вы можете найти больше в ходе живых встреч. Просто нажмите Совместное использование экрана в нижней части окна Zoom, чтобы открыть элементы управления.
Некоторые настройки, которые вы можете изменить, включают:
- Какие разделы вашего экрана или приложения вы делитесь
- Хотите ли вы делиться звуком
- Хотите ли вы делиться документами, даже из облачного хранилища
- Макет, который вы хотите для просмотра совместного использования экрана
- Дополнительные параметры, такие как вторичные виды камеры, совместное использование видеофайлов и использование AirPlay для отображения чего-либо
5. Попробуйте функции аннотации
Аннотации могут прояснить сложные моменты и способствовать сотрудничеству. Это отличный способ для людей выделять элементы, привлекать внимание к тому, что нужно увидеть другим, или добавлять визуальные элементы для устных объяснений. Это, вероятно, одна из моих любимых функций Zoom.
Использовать инструмент аннотации легко. Во время совместного использования экрана нажмите кнопку Аннотировать на панели инструментов.
Используйте инструменты — такие как ручка, маркер или текстовое поле, чтобы аннотировать ваш экран. Вы можете очистить аннотации с помощью кнопки Очистить.
6. Настройте Otter.ai или аналогичный инструмент транскрипции
Мне часто трудно запечатлеть все, что было сказано во время встречи. Когда это происходит, полезно иметь транскрипцию, на которую можно вернуться. Zoom записывает видео, но для меня просто наличие разговора в письменном формате легче для восприятия.
Существует несколько инструментов, которые вы можете использовать для захвата транскрипций, но шаги здесь предназначены для использования Otter.ai, так как я предпочитаю его.
После того как вы настроите учетную запись с Otter.ai или аналогичным инструментом, проверьте настройки записи, перейдя в Личное -> Настройки -> Запись.
Убедитесь, что следующие параметры настроены:
- Запись в облаке: Включено
- Запись только аудиофайлов: Включено
- Разрешить совместное использование облачной записи: Включено
- Автоматическая запись: Включено
- Запись в облаке: Включено
- Контроль доступа по IP-адресу: Отключено
- Требовать аутентификацию пользователей перед просмотром облачных записей: Отключено
- Требовать пароль для доступа к совместным облачным записям: Отключено
- Установить запись как по запросу по умолчанию: Отключено
После этого вам нужно вернуться к вашему сервису транскрипции (Otter.ai) и подключиться к Zoom и платформе транскрипции. Шаги для этого могут варьироваться в зависимости от вашей программы транскрипции, но большинство из них довольно просты.
7. Автоматически сохраняйте записи в облачное хранилище
Хотя транскрипции хорошо работают для идей, высказанных во время встречи, вам также может понадобиться просмотреть видеозапись позже. Zoom делает это относительно легко, но они могут занимать много места на вашем жестком диске или в хранилище Zoom. К счастью, такие инструменты, как Zapier, упрощают автоматическое сохранение записей на Google Диске или Dropbox.
Вам понадобятся учетные записи как Zoom, так и Zapier. После интеграции этих двух платформ вы можете создать зап с событием “Новая запись” в качестве триггера.
Перейдите в Google Диск и создайте папку, в которую вы хотите загружать записи. Вернитесь в Zapier и установите действие как Загрузить файл с Google Диском, затем укажите созданную вами папку.
С несколькими небольшими изменениями в ваших настройках Zoom вы можете сократить отвлекающие факторы на встречах и сэкономить время. Читайте дальше, чтобы узнать, как интегрировать Zoom с другими инструментами, такими как Slack, и автоматизировать другие части вашего рабочего дня.
Кредит изображения: Canva. Все скриншоты сделаны Меган Глоссон.
