Выведите свои проекты из электронной почты с помощью CoordinateHQ

В сфере обслуживания клиентов традиционный набор инструментов для сотрудничества с клиентами нуждается в обновлении. Полагание на разрозненные инструменты создает проблемы с потоком информации, коммуникацией и общей эффективностью проектов. Хотя на рынке существует множество инструментов управления проектами, CoordinateHQ был специально разработан для упрощения сотрудничества между компаниями и внешними сторонами, такими как клиенты и фрилансеры. У нас была возможность протестировать программное обеспечение и поделиться своими впечатлениями в этом обзоре.

Это спонсированная статья, и она стала возможной благодаря CoordinateHQ. Фактическое содержание и мнения являются единственными взглядами автора, который сохраняет редакционную независимость, даже когда пост спонсируется.

Содержание

• Что такое CoordinateHQ?
• Определение вашего пользовательского опыта
• Создание проекта
• Настройка рабочего процесса
• Управление вашими проектами
• Цены
• Заключительные мысли

Что такое CoordinateHQ?

Запущенный в 2020 году опытными ветеранами управления клиентами Риком Моррисоном (CEO) и Джадом Гарднером (CTO), CoordinateHQ стремится преобразовать операции обслуживания клиентов в различных отраслях. Вдохновленные собственным опытом преодоления ограничений традиционных инструментов сотрудничества, платформа предлагает новое решение для упрощения коммуникации и управления проектами с внешними клиентами.

Созданный с учетом пользователей, CoordinateHQ предлагает простой, интуитивно понятный интерфейс для быстрого и легкого освоения. Его акцент на сотрудничестве позволяет клиентам получать доступ к деталям проекта в реальном времени, способствуя бесшовному взаимодействию. Заменяя длительные обмены электронными письмами, этот инструмент способствует прозрачной коммуникации и улучшает эффективность сотрудничества.

Начало работы

Если вы готовы попробовать CoordinateHQ, перейдите на официальный сайт и нажмите кнопку Начать бесплатно в правом верхнем углу. Добавьте свой рабочий адрес электронной почты или зарегистрируйтесь с помощью своей учетной записи Google, если вы используете ее для бизнес-целей. Это все, что вам нужно сделать, чтобы разблокировать бесплатную двухнедельную пробную версию CoordinateHQ, которая дает вам доступ ко многим функциям, необходимым для запуска вашего первого проекта. Я должен отметить, что они не требуют от вас данных кредитной карты, прежде чем вы даже успеете увидеть, о чем этот инструмент.

CoordinateHQ делает все возможное, чтобы вы чувствовали себя как дома. Как только вы войдете в платформу, она активно проведет вас через свои функции, помогая вам быстро с ними ознакомиться. Я начал с вводного видео, а затем прошел через мини-задачи, которые включают создание проекта и приглашение первого сотрудника. Вы можете сделать это для максимальной эффективности или продолжить исследовать инструмент самостоятельно, если предпочитаете этот путь. Я сделал смесь того и другого.

Определение вашего пользовательского опыта

Сначала интерфейс CoordinateHQ кажется немного невыразительным. С нейтральной цветовой схемой, состоящей в основном из черных, белых и серых элементов, он предназначен для подчеркивания функциональности. К счастью, вы можете добавить немного яркости. Для бесшовной интеграции бренда CoordinateHQ позволяет пользователям загружать логотип своей компании и выбирать цвета, отражающие палитру их бренда.

Персонализируйте платформу через специальную страницу настроек. Нажмите на свое имя в правом верхнем углу экрана и выберите Настройки. В разделе Настройки учетной записи в меню слева нажмите на Ваш логотип и брендинг.

Создание проекта

Интуитивно понятный интерфейс CoordinateHQ позволяет легко создавать проекты. Перейдите в меню Проект и выберите Добавить проект, чтобы начать свой первый проект. Не забудьте также проверить раздел Шаблоны, так как я нашел несколько действительно полезных вариантов. Для этой статьи я фактически использовал Шаблон проекта дизайна для клиентов.

Это автоматически создает для вас план проекта. Вы можете заполнить его уникальными деталями вашего проекта, включая резюме, цели и т. д. Хотя я должен признать, что мне больше нравится карточный стиль приложений, таких как Trello, дизайн плана проекта CoordinateHQ определенно выполняет свою задачу.

С страницы проекта вы можете добавлять сотрудников как Клиентов (внешних) или членов Вашей команды (которых вы ранее добавили через настройки). Как только они войдут в CoordinateHQ, они также смогут получить доступ к плану проекта и многому другому, в зависимости от их роли. Измените разрешения пользователя в настройках. Администратор по выставлению счетов имеет самый высокий уровень доступа, в то время как Менеджер может получить доступ только к проектам, где он является владельцем или сотрудником.

Добавление задачи

Чтобы начать добавлять новые задачи, нажмите кнопку Редактировать план. Добавьте Описание для вашей задачи и срок выполнения, если хотите. Вы также можете включить контрольный список, прикрепить файлы или добавить теги. Не забудьте назначить ее кому-то, включая клиентов или внутренних членов команды.

CoordinateHQ предлагает полезную опцию, где вы назначаете роли людям, работающим над вашим проектом, чтобы легко управлять общими обязанностями в проекте. Перейдите в Настройки и нажмите Роли проекта в разделе Управление данными. Роль по умолчанию — Менеджер проекта, и это роль, которую вы не можете редактировать (хотя вы можете назначить ей дополнительные роли со страницы проекта).

Эта роль автоматически назначается Администратору по выставлению счетов, но вы можете создать другие роли, такие как Клиент или Дизайнер. Затем свяжите адрес электронной почты сотрудника с ролью, чтобы не приходилось всегда помнить, кто есть кто.

Когда вы назначаете роль задаче, система автоматически переназначает ее пользователю, занимающему эту должность. Например, вы можете назначить задачу по редизайну логотипа Дизайнеру. Если вы ранее назначили эту роль одному из членов вашей команды, его имя теперь появится, когда вы наведете курсор на задачу.

Когда задача будет готова, ваши внешние сотрудники смогут увидеть уведомление в своей панели инструментов CoordinateHQ, чтобы немедленно начать общение с назначенными членами команды. Это ощущается как взаимодействие в реальном времени, когда вам не нужно постоянно обновлять свой почтовый ящик, чтобы увидеть последние новости о вашем проекте.

Настройка рабочего процесса

CoordinateHQ гарантирует, что вы никогда не пропустите важные обновления от клиентов, даже когда вы не проверяете свою электронную почту постоянно. Вы и ваша команда (включая клиентов) имеете единственный источник для деталей вашего проекта, обновлений и действий. Больше не нужно рыться в своем почтовом ящике или гадать, где находится последняя версия файла, что приводит к более гладким рабочим процессам и меньшему количеству потраченного времени.

Чтобы привести пример того, как вы можете улучшить свой рабочий процесс с помощью CoordinateHQ, предположим, что вы redesign веб-портал вашего клиента и вам нужно знать каждый раз, когда новый продукт появляется в их интернет-магазине. Ваш клиент не должен отправлять вам отдельное электронное письмо каждый раз, когда новый продукт появляется в их распределении. Вместо этого вы можете создать форму в CoordinateHQ через настройки. В Управлении данными перейдите в Формы и добавьте необходимые поля информации в форму. Например, Название продукта и Цена.

Вернувшись в свою панель инструментов CoordinateHQ, вы можете добавить Ссылку действия, которая запустит форму. Это означает, что клиенты могут добавлять информацию прямо из своей панели инструментов CoordinateHQ. Заполнение формы автоматически создает новую задачу в вашем плане проекта, захватывая все детали для дальнейшего использования. Это очень просто и удобно, и занимает всего несколько минут для настройки. Вы также можете встраивать формы в задачи.

Хотя участники проекта получают электронные письма с обновлениями и новыми задачами от CoordinateHQ, отслеживать электронные письма из одного источника гораздо проще, чем следить за бесчисленными потоками электронных писем от нескольких сторон, которые могут или не могут быть связаны с этим конкретным проектом.

Управление вашими проектами

Когда дело доходит до управления вашими проектами, CoordinateHQ делает это очень легко. Нажмите на Проекты в верхнем меню, чтобы быстро получить обзор всех ваших проектов на данный момент. Вы можете просмотреть информацию на одном экране, такую как Статус проекта, Теги, Менеджер и т. д. Вы можете использовать фильтры для просмотра проектов на основе определенных критериев. Для просмотра всех ваших задач вы можете переключиться на вкладку Задачи.

Если вы хотите добавить еще больше информации в таблицу, нажмите на значок в форме шестеренки в правом верхнем углу. Я добавил поле % Завершенных задач. Но что, если вы хотите добавить что-то, чего нет в списке?

Вы можете перейти в настройки, затем нажать на Пользовательские поля в разделе Управление данными. Вы можете ввести, например, Флажок для того, был ли проект оплачен или нет.

Когда вы вернетесь к просмотру ваших проектов и нажмете на значок шестеренки, вы должны увидеть опцию добавить флажок в таблицу.

Цены

После истечения бесплатного пробного периода вам придется перейти на платный план, если вы хотите продолжать использовать CoordinateHQ. Существует пакет Pro за 65 долларов США на пользователя в месяц, который разблокирует несколько дополнительных опций, включая возможность настроить собственное доменное имя и до 100 ГБ хранилища файлов.

CoordinateHQ также предлагает уровень Enterprise, но вам нужно будет связаться с их командой продаж, чтобы обсудить детали.

Заключительные мысли

Во время использования CoordinateHQ я обнаружил, что инструмент способствует эффективному управлению проектами, способствуя четкой коммуникации, организованному управлению задачами и сотрудничеству в реальном времени, что в конечном итоге приводит к более быстрому завершению проектов.

В отличие от электронной почты, где обновления могут легко затеряться или быть потеряны, CoordinateHQ предлагает ленты активности в реальном времени, информируя всех о последних событиях проекта и минимизируя необходимость в обмене электронными письмами и обновлениями статуса. Вам просто нужно помнить о том, чтобы каждый день проверять свою панель инструментов CoordinateHQ!

Легкость использования платформы действительно впечатлила меня. Кроме того, если вы когда-либо застрянете, вы можете легко связаться с CoordinateHQ для индивидуальной сессии, что является настоящим спасением в определенных ситуациях.

Хотя интерфейс в целом произвел на меня впечатление, ручное добавление полей, таких как описания задач, было немного утомительным. Это казалось лишним шагом, который мог бы быть легко устранен, добавив поле для описания задачи по умолчанию. Я также заметил, что нет опции просмотра календаря, чтобы просмотреть ваши проекты в хронологическом порядке, поэтому вам, возможно, придется полагаться на другой инструмент для этого.

С другой стороны, программа предлагает интеграцию Webhook API + Zapier (с дополнительными опциями на подходе), так что вы можете значительно улучшить функциональность и упростить различные процессы. Например, они могут интегрировать CoordinateHQ с их предпочтительным приложением для календаря, таким как Google Calendar, через Zapier.

В заключение, CoordinateHQ зарекомендовал себя как мощный инструмент, который значительно улучшает рабочий процесс и способствует успешному выполнению проектов.

Кредит изображения: Pexels. Все скриншоты сделаны Александрой Арици.