Вот окончательная шпаргалка по Microsoft OneDrive

Как пользователь Windows, OneDrive от Microsoft является идеальным партнером по облачному хранилищу. Вот шпаргалка, чтобы вы могли извлечь все преимущества.

Хотя существует множество решений для облачного хранения, гораздо логичнее использовать OneDrive, если вы пользователь Windows. Приложения, принадлежащие одной семье и бесшовно интегрирующиеся с другими приложениями, упростят ваш рабочий процесс и повысят вашу продуктивность.

Как эффективно использовать OneDrive?

1. Установите OneDrive

Если вы используете устройство Windows, OneDrive предустановлен в новых версиях ОС, но если нет, вы всегда можете получить его в Microsoft Store. Затем вы можете загрузить его на другие устройства, которые вы часто используете, например, на телефон.

Поскольку OneDrive совместим с несколькими платформами, пользователи Mac также могут установить его на свои устройства. Основная причина установки его на нескольких устройствах — это доступ к вашим файлам из любого места. Он также поддерживает синхронизацию файлов, так что вам не нужно беспокоиться о передаче файлов с одного устройства на другое.

Еще одна важная причина — это резервное копирование и восстановление. Если одно из ваших устройств когда-либо выйдет из строя, вы можете быть уверены, что ваши файлы в безопасности, потому что OneDrive создает резервные копии ваших данных. Не забудьте, что вы также можете использовать несколько учетных записей OneDrive на своем ПК.

2. Управление файлами

2.1 Загрузка файлов

1. Перейдите на Microsoft OneDrive для веба.
2. Войдите с вашими учетными данными.
3. Перетащите файлы, которые вы хотите загрузить, с рабочего стола и поместите их в OneDrive в браузере.
4. Если вы столкнетесь с ошибками, такими как недопустимое имя файла в OneDrive, переименуйте файл.
5. Щелкните правой кнопкой мыши на соответствующем файле и выберите Переименовать.

6. Измените имя и используйте сокращенную версию.
7. Нажмите Enter, чтобы установить новое имя, и попробуйте снова загрузить файл в OneDrive.

Если скорость загрузки не соответствует ожиданиям, вы можете уменьшить количество файлов, которые вы пытаетесь загрузить одновременно, или посмотреть другие способы увеличения скорости загрузки.

2.2 Создание папок

1. Запустите OneDrive в вашем браузере или в настольном приложении.
2. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте интерфейса OneDrive и выберите Новый>Папка.
3. Переименуйте папку, затем переместите файлы, перетаскивая и бросая их в вновь созданные папки.

Ключ к эффективной организации файлов в OneDrive — это загрузка и размещение их в папках.

2.3 Поиск файлов

1. Откройте OneDrive и щелкните на значок Открыть папку на панели задач, чтобы открыть папку OneDrive в Проводнике файлов.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на пустом месте, переместите курсор к Сортировать по в выпадающем меню, чтобы показать его параметры, и затем щелкните на Имя или Размер.
3. Если есть дублирующиеся файлы, OneDrive отобразит их рядом друг с другом, потому что они имеют одинаковые или почти идентичные имена.
4. Щелкните правой кнопкой мыши на дублирующихся файлах и выберите Удалить из выпадающего меню, чтобы удалить их из OneDrive.
5. В качестве альтернативы, удерживайте клавишу Shift или Ctrl во время выбора, щелкните правой кнопкой мыши на файлах, а затем выберите Удалить из выпадающего меню, чтобы удалить их из OneDrive.

Это отличный способ освободить место для хранения, удалив дублирующиеся файлы в вашем OneDrive. К сожалению, этот ручной метод может занять мучительно много времени, особенно если у вас много файлов в хранилище.

К счастью, OneDrive представил улучшенную функцию поиска с ИИ, которая может помочь вам улучшить результаты поиска и избавиться от дублирующихся файлов гораздо быстрее.

2.4 Восстановление предыдущих версий файлов

1. Откройте предпочитаемый браузер и перейдите на OneDrive.com.
2. Найдите файл, который вы хотите восстановить до предыдущей версии, и щелкните правой кнопкой мыши на нем.
3. Выберите История версий: это показывает запись изменений конкретного файла. Также указывает дату всех предыдущих версий вместе с именами пользователей, которые внесли изменения.
4. Выберите желаемую версию и щелкните Восстановить на ней.
5. Если вам нужно подтвердить содержимое файла, прежде чем делать что-либо еще, щелкните Открыть файл. Также есть возможность загрузить предпочитаемую версию файла из OneDrive на ваш ПК.

Это может произойти с каждым, когда вы случайно редактируете файл или сотрудник редактирует общий файл. Восстановление до предыдущей версии позволяет вам восстановить оригинальную версию.

2.5 Восстановление файлов

1. Перейдите в ваш браузер, зайдите на сайт OneDrive и войдите с вашей информацией.
2. Перейдите в Корзину и выберите все файлы, которые вы хотите восстановить.
3. Затем нажмите Восстановить, и все ваши выбранные файлы будут восстановлены в место, откуда они были удалены.

В качестве альтернативы, вы можете использовать инструменты восстановления данных, если файлы больше не находятся в Корзине.

2.6 Исключение папки из синхронизации

1. Щелкните на маленькую стрелку в правом нижнем углу панели задач и щелкните на значок OneDrive.

2. Выберите значок шестеренки и щелкните на Настройки.

3. В приложении Настройки выберите кнопку Управление резервным копированием.

4. Для папки, которую вы хотите исключить из синхронизации, нажмите опцию Остановить резервное копирование.

Не каждая папка должна находиться в облаке, потому что некоторые содержат конфиденциальную информацию. Исключение этих папок из OneDrive гарантирует, что вы ограничите количество людей, которые могут потенциально получить к ним доступ, чтобы вы могли сохранить данные в безопасности.

3. Совместное использование и сотрудничество

1. В вашем браузере перейдите на сайт Microsoft 365 и войдите в свою учетную запись OneDrive.
2. Выберите папки или файлы, которые вы хотите поделиться, щелкнув по круговым значкам слева. Щелкните на значок Поделиться в верхнем левом углу или щелкните правой кнопкой мыши на выбранных элементах и перейдите к Поделиться.
3. Под всплывающим окном Отправить ссылку будет две опции. Если вы не против делиться своими данными анонимно с правами на редактирование, продолжайте с параметром по умолчанию Любой, у кого есть ссылка, может редактировать. Или просто щелкните Скопировать ссылку и перейдите к шагу номер 6.
4. На следующем шаге, под Настройки совместного использования, вы можете поделиться ссылкой с Любым или Конкретными людьми. Дальше под Дополнительные настройки :

• Изменить права на редактирование – Выберите Может редактировать, чтобы разрешить другим пользователям вносить изменения. Если вы не хотите предоставлять права на редактирование, выберите Может просматривать только для разрешения просмотра общих элементов.
• Истекающие ссылки (для премиум-пользователей) – Ограничьте доступ к ссылке на определенный период времени для лучшей безопасности.
• Установить пароль (для премиум-пользователей) – Установите пароль на ссылку, чтобы контролировать доступ к конфиденциальным данным.

5. Нажмите Применить, когда закончите.
6. В диалоговом окне Отправить ссылку щелкните Скопировать ссылку, чтобы скопировать ссылку в буфер обмена. Вставьте эту ссылку в WhatsApp, Facebook или электронную почту, чтобы поделиться доступом к OneDrive с другим пользователем.

Вы также можете воспользоваться функцией прямого совместного использования OneDrive, которая позволяет вам делиться напрямую с вашими контактами и может быть выполнена как из настольного приложения, так и в вебе.

Теперь любой, у кого есть ссылка, может получить доступ к общему файлу и вносить изменения в реальном времени. Узнайте больше об этой теме

• Поиск OneDrive не работает для некоторых пользователей на разных платформах
• OneDrive для Mac теперь поддерживает синхронизацию с форматированными в APFS съемными дисками
• OneDrive не работает для многих: ошибка «Слишком много запросов» блокирует доступ — вот как это исправить

4. Оффлайн-доступ к OneDrive

4.1 Включите файлы по запросу

1. Войдите в OneDrive на вашем устройстве.
2. Затем щелкните на значок Облака OneDrive в области уведомлений, выберите значок шестеренки и щелкните на Настройки.
3. Затем щелкните на вкладку Настройки и щелкните на Загружать файлы по мере их использования под Файлы по запросу.
4. Выберите Продолжить, чтобы подтвердить процесс.

4.2 Установите «Всегда хранить на этом устройстве» через папку OneDrive

1. Войдите в OneDrive на вашем устройстве.
2. Затем щелкните на значок Облака OneDrive в области уведомлений и выберите Открыть папку.
3. Найдите все файлы или папки со статусом ** только онлайн или локально доступно, щелкните правой кнопкой мыши на них и выберите Всегда хранить на этом устройстве.
4. Подождите, пока произойдет синхронизация. После этого файл или папка будет отображаться с темным зеленым значком, чтобы указать, что он теперь доступен в оффлайн-режиме.

С режимом оффлайн для OneDrive вы сможете просматривать, сортировать, переименовывать, перемещать, копировать и удалять файлы в вашем браузере без доступа к интернету.

5. Безопасность OneDrive

5.1. Настройка OneDrive с Windows Defender

1. Нажмите клавишу Windows, введите вирус и выберите Защита от вирусов и угроз.
2. Щелкните Управление настройками.

3. Выберите Управление доступом к контролируемым папкам в разделе Контролируемый доступ к папкам.

4. Переключите переключатель под Контролируемый доступ к папкам вперед, чтобы включить его.

5. Затем откройте Проводник файлов.
6. Щелкните правой кнопкой мыши на папке OneDrive и выберите Сканировать с помощью Windows Defender.

5.2 Включите MFA

1. На вашем ПК с Windows 11 перейдите на сайт Microsoft и войдите в свою учетную запись.
2. Щелкните на вкладку Безопасность и выберите Дополнительные параметры безопасности.
3. Прокрутите вниз и щелкните на Добавить новый способ входа для проверки.
4. В настоящее время есть пять способов проверки или входа:

• Используя приложение Microsoft Authenticator.
• Отправить код по электронной почте.
• Использовать отпечаток пальца, лицо или PIN-код.
• Войти с помощью USB, Bluetooth или NFC-устройства.
• Отправить текстовый код на ваш мобильный.

5. В разделе Дополнительная безопасность щелкните на опцию Включить для двухфакторной аутентификации.
6. Следуйте инструкциям на экране.
7. Нажмите кнопку Завершить.

С включенной MFA вам будет предложено подтвердить вашу личность каждый раз, когда вы получаете доступ к OneDrive с незнакомого устройства. Вы также можете включить Личный хранилище. Это добавляет дополнительный уровень безопасности с двухфакторной аутентификацией, чтобы только вы могли получить доступ к конфиденциальной информации.

Дополнительные советы по использованию OneDrive

• Если у вас проблемы с хранилищем, вы можете увеличить ваше хранилище OneDrive с 5 ГБ до 15 ГБ.
• Интеграция с приложениями Microsoft позволяет синхронизировать библиотеки SharePoint с OneDrive.
• Вы можете получить доступ к OneDrive из Outlook, не покидая приложение Outlook.
• OneDrive также может использоваться как решение для резервного копирования WhatsApp.
• Вы можете загружать файлы размером до 100 ГБ, что превышает лимит, и синхронизировать их с вашим внешним жестким диском.
• В случае передачи вы также можете передавать файлы из одной учетной записи OneDrive в другую.

ИИ также начинает доминировать, поэтому вы можете захотеть исследовать возможности OneDrive с ИИ и посмотреть, есть ли у него какие-либо преимущества.

Наконец, это не исчерпывающе, так как не включает все способы максимально эффективно использовать ваш OneDrive. Помните, что вы всегда можете просмотреть и настроить настройки OneDrive в соответствии с вашими предпочтениями и обеспечить оптимальное управление файлами и конфиденциальностью.

При этом мы не можем забыть упомянуть, что приложения иногда могут разочаровывать. Поэтому, когда OneDrive работает медленно или постоянно синхронизируется, мы рекомендуем вам обратиться к нашим экспертным руководствам по устранению неполадок для быстрого решения.

Эта базовая шпаргалка должна помочь вам эффективно ориентироваться в основных функциях Microsoft OneDrive и исследовать это облачное хранилище на полную мощность.

Вы обнаружили новый трюк для более эффективного использования OneDrive из этого руководства? У вас есть свой собственный, которым вы хотели бы поделиться с нами? Если да, оставьте комментарий ниже.