Как стать более эффективным с помощью быстрых частей и строительных блоков в Microsoft Word

Если вы активный пользователь Microsoft Word, будь то для бизнеса или отдыха, вы можете обнаружить, что постоянно вводите один и тот же контент снова и снова. Это раздражает, когда вам приходится постоянно открывать предыдущие документы, чтобы скопировать и вставить нужный контент в новые документы. Однако есть гораздо более простой способ сделать это! Функции “быстрые части” и “строительные блоки” в Microsoft Word не получают много внимания, но они могут значительно помочь вам, когда вам нужно повторить конкретный блок текста в нескольких документах. Итак, как их использовать?

Также читайте: Как встроить шрифты в Microsoft Word

Использование готовых строительных блоков

Если вы хотите просмотреть доступные готовые варианты, вы можете просмотреть их все, нажав “Вставка”, затем “Быстрые части”, а затем “Организатор строительных блоков.”

Вы можете увидеть галерею всех готовых частей, которые можете использовать. Они могут быть перемешаны, поэтому обязательно отсортируйте их по “Галерея”, нажав на категорию в верхней части списка. Это отсортирует части по их типу, позволяя вам найти ту, которая лучше всего подходит для ваших нужд. Например, если вы ищете отличный способ начать документ, отсортируйте их по галерее, найдите титульные страницы и просмотрите доступные варианты.

Чтобы вставить строительный блок в ваш документ, просто нажмите на тот, который вам нужен, и нажмите “Вставить.”

Строительный блок будет вставлен в ваш документ, готовый к использованию!

Создание собственных

Однако часть силы этой функции заключается в том, что вы можете создать свои собственные строительные блоки, если это необходимо. Это означает, что если у вас уже есть подготовленное сопроводительное письмо в Word, вы можете сохранить его в список строительных блоков и использовать его, когда захотите.

Чтобы создать свой собственный строительный блок, сначала разработайте, как вы хотите, чтобы он выглядел в самом документе Word. Затем, когда вы закончите, выделите все, что хотите сохранить, нажмите “Вставка”, затем “Быстрые части”, а затем “Сохранить выделение в галерее быстрых частей.”

Появится окно, где вы можете назвать строительный блок для легкой идентификации, а также разместить его в конкретной категории. Размещение его в конкретной категории также переносит характеристики этой категории. Например, что-то, помещенное в “Заголовок”, будет вставлено в заголовок при использовании. Если вы не уверены, какую категорию выбрать, просто выберите “Быстрые части.” Это упростит поиск и использование позже.

Также читайте: Как конвертировать Google Docs в Microsoft Word (и наоборот)

Когда вы хотите использовать новый строительный блок, который вы только что создали, просто найдите его, как описано выше, через организатор. Если вы сохранили его как быструю часть, вы можете найти его, просто нажав на “Быстрые части”, а затем выбрав его в списке.

Удаление строительного блока

Чтобы удалить строительный блок, просто найдите его, как описано выше, используя организатор. Затем, после выбора, нажмите кнопку “Удалить”, чтобы избавиться от него.

Начало работы с блоками

Функции быстрых частей и строительных блоков в Word могут значительно упростить выполнение монотонных задач в Word. Теперь вы знаете, как использовать обе функции.

Сделает ли это вашу жизнь немного проще? Дайте нам знать в комментариях ниже!

Изображение предоставлено: Microsoft Word для первого класса