Как лучше организовать электронные письма в Gmail

Сколько писем вы получаете в свой почтовый ящик Gmail каждый день? Если их слишком много, поиск нужного письма может показаться почти невыполнимой задачей.

Ознакомление с письмами страницу за страницей не только отнимает время, но и устает. К счастью, у нас есть советы, которые помогут вам организовать и быстро найти ваши письма.

Пропускать входящие письма

Если есть письма, которые вам не нужны и которые можно архивировать, этот совет будет полезен. Вы можете автоматически архивировать письма, перейдя в «Настройки -> Создать новый фильтр». Заполните необходимые данные, чтобы письма архивировались.

После заполнения данных нажмите «Создать фильтр с этим поиском» и решите, что вы хотите, чтобы фильтр делал. Установите флажок «Пропустить входящие (архивировать)». Также есть возможность пометить эти письма как прочитанные, если нет необходимости их открывать.

Также читайте: 6 лучших советов по защите безопасности вашей учетной записи Gmail

Просмотр всех писем от одного отправителя

Вы помните, что это Марк отправил вам это письмо, но у вас нет идей, когда он это сделал. Чтобы найти письма от определенного отправителя, найдите последнее письмо, отправленное этим контактом.

Откроется новое окно, и когда это произойдет, нажмите на опцию «Электронные письма» внизу. Вы попадете в раздел вашего почтового ящика, где увидите только письма от этого человека.

Организация почты по теме

У вас намечена важная рабочая презентация, и вам нужно найти все письма, связанные с этой темой. Чтобы увидеть их, нажмите на выпадающее меню в строке поиска Google. Заполните поля «Тема» и «Содержит слова» ключевыми словами, которые должны быть в письмах.

Если вы хотите ограничить поиск только письмами, которые вы выделили звездочкой, или чатом, просто нажмите на выпадающее меню этого нового окна и выберите нужный вариант.

Отправка автоматических ответов о выходных или отсутствии на работе

Сообщить всем, что вы отсутствуете в офисе, с помощью автоответа также просто. Перейдите в Настройки и прокрутите вниз, пока не увидите раздел «Автоответчик». Заполните сообщение, диапазон и тему.

Если вы хотите, чтобы ваш ответ об отпуске увидели только ваши контакты, убедитесь, что установили и этот флажок. После завершения нажмите «Сохранить изменения», и ваше сообщение будет отправлено автоматически.

Удаление писем массово до или после определенной даты

Чтобы удалить письма до конкретной даты, вам нужно ввести фразу before:2017/5/18 в строке поиска. Вы можете изменить эту дату на нужную вам.

После нажатия на значок поиска вы увидите список всех писем, отправленных/полученных до этой даты. Нажмите на выпадающее меню выбора и выберите все. Нажмите на значок корзины, и все эти письма будут удалены.

Чтобы удалить письма после конкретной даты, просто замените слово «before» на «after» в поисковой фразе. Убедитесь, что вы также ввели правильную дату, а также проверьте письма, чтобы убедиться, что вы не удаляете ничего значительного.

Также читайте: Как создать несколько подписей в Gmail

Как добавить метки (папки) к вашим письмам

Метки — отличный способ организовать ваши письма. Рассматривайте их как папки, которые будут собирать все ваши презентационные письма вместе, так же как и письма о вечеринках на выходных.

Сначала щелкните по письму, которое хотите организовать, и нажмите на значок метки вверху. Вы также можете выбрать несколько писем и дать им одну и ту же метку. Если вы не видите нужной метки, щелкните по опции «Создать новую».

Расширенные операторы поиска Gmail

Если письмо, которое вы ищете, не имеет ключевого слова, которое поможет вам его найти, вот некоторые операторы поиска, которые вы можете использовать:

• Если хотите исключить чаты из поиска, введите -label:chats.

• Чтобы искать конкретные метки, введите +label:Название метки.

• Чтобы искать письма в определенный промежуток времени, введите before:yyyy/mm/dd и after:yyyy/mm/dd.

• Чтобы искать вложения, введите filename:PDF, если вложение, которое вы ищете, является PDF-файлом.

• Если письмо, которое вам нужно, по какой-то причине находится в корзине или спаме, введите trash (ключевое слово) или in:spam (ключевое слово).

Заключение

С помощью этих советов вы сможете лучше организовать свои письма в Gmail. Мы пропустили ваш любимый совет? Сообщите нам, что это в комментариях ниже.