Как очистить и управлять вашим почтовым ящиком Gmail

Gmail – это почтовый ящик нашей жизни, почтовый ящик нашего бизнеса – он незаменим для миллионов людей, стремящихся привести свои повседневные дела в порядок. За последние годы Gmail значительно улучшился в разделении бесконечного потока писем по различным тегам и меткам, не говоря уже о том, что спам остается за пределами.

Но даже несмотря на то, что Gmail выполняет свою работу хорошо, есть множество дополнительных мелочей, которые вы можете сделать, чтобы сделать ваш почтовый ящик еще более аккуратным, обеспечивая правильное размещение всех писем и предотвращая неожиданные сюрпризы.

Также читайте: Как заблокировать нежелательные письма в Gmail

Превращение меток в почтовые ящики

Я получаю много писем, которые считаю достаточно важными, чтобы посмотреть на них в какой-то момент, но не настолько важными, чтобы они постоянно появлялись в верхней части моего «Основного» почтового ящика. Например, я получаю множество писем от PR-компаний по играм, которые иногда содержат информацию, относящуюся ко мне, но я хочу просмотреть их в своем собственном темпе.

Для этого я создал метку «Games PR» и настроил так, чтобы эти письма пропускали почтовый ящик. Это фактически делает Games PR отдельным почтовым ящиком, который пассивно собирает эти письма, так что я не получаю уведомлений о их поступлении и могу просмотреть их в свое время.

Чтобы сделать это, вы можете начать с того, чтобы нажать на флажок рядом с одним (или несколькими) письмами, для которых вы хотите создать новый почтовый ящик, затем нажать на значок меню с тремя точками прямо под строкой поиска Gmail и выбрать «Фильтровать сообщения как эти».

Появится окно, показывающее отправителей этих писем. Здесь вы можете сделать более сложную фильтрацию и отфильтровать письма по теме или даже на основе слов, которые они содержат, но сейчас мы просто упростим задачу и настроим фильтр для писем от определенных отправителей.

Когда вы будете готовы, нажмите «Создать фильтр», что откроет множество вариантов относительно того, что вы хотите сделать с выбранными письмами. В моем случае я отмечаю галочкой «Пропустить почтовый ящик» и «Применить метку», затем рядом с «Применить метку» выбираю метку «Games PR». (Если метки еще не существует, здесь вы получите возможность создать новую метку.)

Внизу этого окна вы также можете выбрать опцию применения фильтра ко всем предыдущим письмам, которые подходят под критерии, так что все прошлые письма от этих отправителей также будут отправлены в почтовый ящик Games PR.

Примечание: создание метки само по себе не «перемещает» письма в другие почтовые ящики. (Именно функция «Пропустить почтовый ящик» делает это на самом деле.) Вы можете иметь несколько меток для определенных писем, если хотите, и эти метки отображаются в левой панели Gmail.

Управление почтовым ящиком и настройками фильтров

Существует много загадочных алгоритмов, которые диктуют, куда Gmail помещает письма в вашем почтовом ящике. Но вы можете помочь Gmail в определенной мере, используя маленькую метку «Важное» рядом с письмами. Это тот желтый или серый стрелочный значок между звездочкой и именем отправителя.

Если он желтый, это письмо считается важным и будет игнорировать любые фильтры, чтобы появиться в вашем основном почтовом ящике. Если он серый, это значит, что оно «не важно» и будет функционировать в соответствии с вашими фильтрами. Нажмите на значок, чтобы переключить его между серым и желтым в зависимости от того, считаете ли вы это письмо важным. Это поможет Google оценить важность будущих писем.

Если вы не хотите, чтобы Google использовал свою инициативу относительно важности писем, нажмите «Настройки -> Почтовый ящик» и внизу выберите «Не переопределять фильтры». Рядом с заголовком «Метки важности» вы также можете сказать Google не использовать метки вообще и не опираться на ваши прошлые действия для прогнозирования важности писем.

Пока вы находитесь в Настройках, нажмите «Фильтры и заблокированные адреса», чтобы увидеть все настройки фильтров, которые вы настроили. Здесь вы можете редактировать и удалять все существующие фильтры, что приведет к тому же экрану, о котором мы говорили в разделе «Превращение меток в почтовые ящики».

Также читайте: Как отправить массовую рассылку в Gmail

Отписка от маркетинговых писем и информационных бюллетеней

С течением времени вы, вероятно, подписались на множество маркетинговых писем, которые стали настолько распространенными, что превратились в нежелательный фоновый шум вашего почтового ящика. Вместо того чтобы устанавливать правила для того, что делать с этими письмами после их поступления (например, автоматическое удаление), вы должны убедиться, что они вообще не приходят, отписавшись от них.

Каждое маркетинговое/информационное письмо, которое вы получаете, должно иметь опцию «Отписаться» внизу. Обычно это написано очень мелким шрифтом, и нажав на это, вы перейдете на сайт, который его отправляет. Обычно нажатие на эту кнопку достаточно, чтобы отписаться, но некоторые сайты делают это более неудобным, заставляя вас входить в систему для этого. В любом случае, это быстрый процесс и отключает эти письма у источника.

В большинстве случаев Gmail хорошо фильтрует такие письма и перемещает их в категорию «Промоакции», которая должна быть доступна выше в вашем почтовом ящике. Поэтому пройдитесь по вкладке «Промоакции», найдите самых больших нарушителей и начните отписываться!

Заключение

Существует множество других способов управлять вашим почтовым ящиком Gmail, но эти методы, по крайней мере, должны дать вам представление о том, как привести его в порядок. Я полагаюсь на вышеупомянутые методы и ничего больше, и мой почтовый ящик стал более приятным местом в результате. Как вы управляете своим почтовым ящиком Gmail? Есть ли какие-нибудь плагины, которые вы рекомендуете? Дайте нам знать!