Как создать контактный или распределительный список в Outlook

Вам часто нужно включать одну и ту же группу людей в электронные письма? Упростите себе жизнь, узнав, как создать контактный или распределительный список в Outlook. Отправляйте письма нескольким получателям одним кликом, избавляя себя от необходимости вводить каждый адрес электронной почты каждый раз. Этот учебник показывает, как это сделать.

Примечание: Распределительные списки в новых версиях Outlook называются контактными списками.

Содержание

• Создайте и отредактируйте контактный список в Outlook на настольном компьютере
• Создайте и отредактируйте контактный список в Outlook в Интернете (Outlook.com)
• Контактный список Outlook и Группа

Создайте и отредактируйте контактный список в Outlook на настольном компьютере

Клиент электронной почты Outlook для Windows и macOS — это мощный инструмент, который предлагает множество функций, чтобы сделать ваш опыт работы с электронной почтой максимально эффективным. Однако с великой силой приходит и некоторая сложность, которая, безусловно, распространяется на процесс создания контактного или распределительного списка в Outlook. Следуйте нашим пошаговым инструкциям, чтобы разобраться в лабиринте интерфейса Outlook.

Совет: чтобы быстрее очищать свой почтовый ящик, попробуйте создать правила для своих писем в Outlook.

Windows

Имейте в виду, что наши инструкции предназначены для последней версии. Если вы используете более старую версию, некоторые шаги могут немного отличаться.

Запустите Outlook и переключитесь на вкладку Люди, нажав соответствующий значок в левой боковой панели.

Нажмите маленькую стрелку рядом с кнопкой Нового контакта и выберите опцию Новый контактный список.

Назовите свой новый контактный список и введите все адреса электронной почты, которые вы хотите включить в поле ввода, нажимая кнопку Добавить после каждого адреса. Нажмите кнопку Создать, чтобы сохранить свой распределительный список Outlook.

Вы можете найти свой список в разделе Все контактные списки во вкладке Люди. Чтобы добавить или удалить адреса, выберите список и нажмите кнопку Редактировать на верхней панели инструментов.

Mac

В Outlook для Mac откройте меню Справка. Выберите опцию Вернуться к классическому Outlook. К сожалению, этот шаг является обязательным, так как функция контактного или распределительного списка в настоящее время не включена в последнюю версию клиента электронной почты.

Переключитесь на вкладку Люди, нажав соответствующий значок внизу левой боковой панели.

Выберите опцию Новый контактный список на верхней панели инструментов. Если опция серого цвета, откройте Настройки Outlook, перейдите в раздел Общие и отключите опцию Скрыть папки на моем компьютере.

Назовите свой новый контактный список и нажмите кнопку Добавить, чтобы включить всех предполагаемых получателей. Нажмите Сохранить и закрыть, когда вас устроит, как выглядит ваш распределительный список Outlook.

Чтобы отредактировать любой распределительный список, созданный в Outlook для Mac, перейдите на вкладку Люди, выберите адресную книгу в разделе На моем компьютере и нажмите на список, который хотите отредактировать.

Совет: в дополнение к контактным или распределительным спискам, как Outlook для Windows, так и Outlook для Mac поддерживают шаблоны электронной почты, которые могут сэкономить вам много времени, если вы часто отправляете похожие сообщения.

Создайте и отредактируйте контактный список в Outlook в Интернете (Outlook.com)

Используете Outlook.com? Не беспокойтесь, вы не исключены из игры контактных списков. Веб-интерфейс имеет много общего с последней настольной версией Outlook для Windows, так что изучить, как создать контактный список в Outlook в Интернете (иногда так называют Outlook.com), очень просто:

В вашей учетной записи Outlook.com перейдите на вкладку Люди, выбрав соответствующий значок в левой боковой панели.

Нажмите на маленькую стрелку вниз, рядом с кнопкой Новый контакт, и выберите опцию Новый контактный список.

Присвойте имя вашему новому контактному списку и введите все желаемые адреса электронной почты в отведенное поле, нажимая кнопку Добавить после каждого адреса. Нажмите кнопку Создать, чтобы завершить и сохранить ваш новый распределительный список Outlook.

Найдите сохраненный список в разделе Все контактные списки во вкладке Люди. Чтобы добавить или удалить адреса электронной почты, выделите ваш список и нажмите кнопку Редактировать на верхней панели инструментов.

Контактный список Outlook против Группы

Вы не первый пользователь Outlook, который задумывается о разнице между контактным списком и группой. Оба инструмента, кажется, предлагают подобные функции — группировка нескольких адресов электронной почты под одним именем — но они не являются абсолютно взаимозаменяемыми:

• Контактный список: позволяет отправлять электронные письма нескольким людям, не выбирая каждый адрес по отдельности.
• Группа: совместное рабочее пространство, которое предоставляет нескольким членам команды доступ к общей почте, календарю и хранилищу файлов.

Если ваша основная цель — отправлять электронные письма нескольким людям с максимально возможным удобством, вам нужен контактный список. Но если вашей команде нужно более совместное окружение с общими файлами, календарями и центральным пространством для разговоров, то группа Outlook — это правильный выбор.

Освоение Microsoft Outlook

Итак, вот вам простой маршрут о том, как создать контактный список в Outlook на различных платформах. Теперь, когда вы это освоили, почему бы не поднять свои навыки Outlook на новый уровень? Позвольте нам показать вам, как использовать условное форматирование в Microsoft Outlook, что поможет вам более организованно вести свой почтовый ящик.

**Фото»: Unsplash. Все скриншоты сделаны Дэвидом Морео.