Как создать шаблон электронной почты в Gmail

Если есть один инструмент, который можно использовать для ускорения создания электронных писем, то это шаблон. Когда вы снова и снова пишете одно и то же сообщение электронной почты, вы можете настроить многоразовый шаблон Gmail, чтобы сэкономить время. Затем просто заменяйте небольшие детали, такие как имена и даты, по мере необходимости. Существует два способа создания и использования шаблонов в Gmail: один доступен всем, а другой доступен пользователям Google Workspace. Давайте рассмотрим, как работать с обоими.

Содержание

• Как создать шаблон Gmail для повторяющихся сообщений
• Как создать шаблон Gmail для маркетинговых сообщений
• Использовать шаблон Gmail
• Редактировать шаблон Gmail
• Удалить шаблон Gmail
• Часто задаваемые вопросы

Совет: ускорьте свои электронные рутины, активировав и используя сочетания клавиш Gmail.

Как создать шаблон Gmail для повторяющихся сообщений

Вы можете настроить шаблон для благодарственных сообщений или еженедельных обновлений. Вы также можете создать шаблон для автоматического ответа клиентам, клиентам или коллегам.

Включите шаблоны в Gmail

Перед тем, как создать шаблон, необходимо активировать эту функцию в настройках Gmail. Перейдите на сайт Gmail, войдите в свою учетную запись и выполните следующие действия.

1. Выберите значок “Настройки” (шестеренка) в правом верхнем углу и выберите “Посмотреть все настройки”.

1. Перейдите на вкладку “Дополнительно” и отметьте опцию “Включить” рядом с “Шаблоны”.

1. Нажмите “Сохранить изменения” внизу, затем вернитесь в свой почтовый ящик, чтобы настроить шаблон.

Совет: посмотрите, как автоматизировать ответы Gmail с помощью шаблона, а также другие подобные предложения в нашем руководстве по автоматизации для повышения вашей ежедневной продуктивности.

Создайте шаблон в Gmail

Чтобы создать шаблон Gmail, напишите сообщение, которое хотите использовать, затем сохраните шаблон, чтобы повторно использовать его позже.

1. Выберите “Написать” в левом верхнем углу, чтобы открыть новое окно электронной почты. Вам, возможно, придется открыть меню, используя значок “Показать основное меню” (три линии) в левом верхнем углу.

1. Введите тему, сообщение и, по желанию, получателей, учитывая следующее: - Если вы автоматически добавляете подпись к исходящим сообщениям, вам, возможно, потребуется удалить ее из шаблона. В противном случае подпись будет дублироваться.

• Если вы вставите получателей, они автоматически добавляются, когда вы используете шаблон, хотя вы можете редактировать их.

1. Когда вы будете готовы сохранить шаблон, нажмите на значок “Дополнительные параметры” (три точки) внизу.

1. Переместите курсор к “Шаблоны -> Сохранить черновик как шаблон”, затем выберите “Сохранить как новый шаблон”.

1. Дайте своему новому шаблону имя и нажмите “Сохранить”.

Отправьте составленное вами электронное письмо или просто закройте окно написания.

Как создать шаблон Gmail для маркетинговых сообщений

Если вы используете Gmail для маркетинга своего бизнеса, воспользуйтесь встроенной функцией под названием “Макеты” для своего шаблона. Макеты включают призыв к действию, простой текст, анонс, информационный бюллетень, новую услугу и стиль маркетинга по рекомендациям.

Вы можете настроить макеты с использованием стандартного стиля, вставить макет и внести изменения перед тем, как сохранить его в качестве шаблона.

Примечание: на момент написания вы должны подписаться на один из этих планов Google Workspace, чтобы использовать макеты: Workspace Individual; Business Standard или Plus; Enterprise Starter, Standard или Plus; или Education Standard или Plus.

Совет: вы можете сэкономить еще больше времени, частично автоматизировав ваш почтовый ящик Gmail с помощью скриптов Google.

Предварительный просмотр макетов

Когда вы будете готовы использовать один из макетов, откройте новое окно электронной почты, используя кнопку “Написать” в левом верхнем углу.

1. Нажмите значок “Выбрать макет” (сеточка) внизу окна написания.

1. Выберите опцию макета, чтобы увидеть его предварительный просмотр справа. Чтобы изменить стиль, пропустите следующий раздел. В противном случае нажмите “Вставить”.

Настройка стандартного стиля

Если вы планируете использовать разные макеты, вам может потребоваться настроить стандартные стили. Это включает добавление логотипа, изменение цветовой схемы, использование колонтитула и включение ссылок, относящихся к вашему бизнесу.

1. Откройте параметры макета, как описано выше, затем нажмите “Стандартный стиль”, чтобы настроить следующие элементы.

• Логотипы, цвета и шрифты: загрузите логотип, выберите цветовую палитру или выберите новый стиль шрифта.
• Детали колонтитула: добавьте название вашей компании, контактную информацию или отказ от ответственности в колонтитуле каждого макета.
• Ссылки: выберите и вставьте ссылки для использования в макетах. Добавьте адрес электронной почты, адрес веб-сайта или ссылки на ваши социальные сети.

1. Нажмите “Сохранить изменения”.

Редактирование сообщения

После того как вы вставили макет и перед тем, как сохранить его как шаблон, вам, вероятно, захочется внести изменения, так как макеты включают текст-заполнитель, который вам нужно будет редактировать. Вы также можете внести изменения в элементы макета, изменили ли вы стандартный стиль или нет.

1. С макетом в окне написания электронной почты выберите элемент, чтобы увидеть доступные действия. Для заголовка и других изображений поменяйте изображение, отредактируйте альтернативный текст, добавьте ссылку или удалите заголовок.

1. Для кнопок вы можете просмотреть или изменить ссылку, или удалить кнопку совсем.

1. Для текстовых полей выберите текст-заполнитель и замените его своим. Либо удалите раздел.

1. Вы также можете добавить тему, чтобы сообщение было готово к отправке, ожидая ваших получателей или почтового списка.

Когда вас устроит окончательное сообщение, вы можете сохранить его как шаблон и повторно использовать в любое время, а также внести небольшие корректировки перед отправкой.

Сохраните макет как шаблон

Сохраните этот шаблон макета так же, как и базовый шаблон. Следуйте шагам 3-5 из тех инструкций, затем отправьте письмо или просто закройте окно написания письма.

Примечание: перед тем как отправляться в отпуск, обязательно настройте автответчик Gmail о вашем отсутствии.

Используйте шаблон Gmail

После того как вы сохранили шаблон, будь то базовый шаблон или шаблон для маркетинговых сообщений, вы можете вставить его в новое электронное письмо всего за несколько кликов.

1. Выберите “Написать” в левом верхнем углу, чтобы открыть новое окно электронной почты.

2. Нажмите на значок “Дополнительные параметры” внизу.

3. Переместите курсор к “Шаблоны” и выберите название шаблона ниже “Вставить шаблон”.

1. С вашим шаблоном в окне электронного письма добавьте или отредактируйте получателей и внесите любые изменения, которые хотите, в строку темы или сообщение.

Редактировать шаблон Gmail

Вы можете внести изменения в сохраненный шаблон, а затем просто перезаписать шаблон.

1. Откройте шаблон в новом сообщении электронной почты, как описано выше.

2. Внесите изменения и нажмите на значок “Дополнительные параметры”. Перейдите к “Шаблоны -> Сохранить черновик как шаблон” и выберите название шаблона ниже “Перезаписать шаблон”.

1. Подтвердите это действие, нажав “Сохранить”.

Удалить шаблон Gmail

Следуйте этим шагам, чтобы удалить шаблон Gmail, который вам больше не нужен:

1. Откройте новое сообщение, но вместо вставки шаблона откройте окно “Написать”.

2. Переместите курсор к “Шаблоны -> Удалить шаблон” и выберите название шаблона ниже “Удалить шаблон”.

1. Подтвердите это действие, нажав “Удалить” в всплывающем окне.

Часто задаваемые вопросы

Почему у меня нет опции шаблона в Gmail?

Чтобы отобразить опцию шаблона, включите настройку “Шаблон” в Gmail, как было показано ранее. Если у вас есть поддерживаемая учетная запись Google Workspace и вы не видите опцию макетов, пожалуйста, свяжитесь с вашим администратором Workspace.

Могу ли я использовать шаблоны в мобильном приложении Gmail?

На момент написания шаблоны доступны только на сайте Gmail, а не в мобильном приложении. Возможная альтернатива - создать и вставить шаблон в электронное письмо на сайте Gmail, а затем сохранить его как черновик. (Адресуйте и закройте сообщение, не отправляя его.) Откройте папку “Черновики” в мобильном приложении Gmail и отредактируйте или отправьте электронное письмо оттуда.

Могу ли я создать и использовать шаблоны также в Microsoft Outlook?

Если вы используете Outlook наряду с Gmail, вы также можете использовать шаблоны с этим приложением. Это позволяет вам сэкономить время, независимо от того, какое приложение вы используете.

Посмотрите наше полное руководство по использованию шаблонов в Microsoft Outlook.