Как защитить свой файл или книгу Excel паролем

Хотя облачные решения и бюджетные приложения пытаются затмить Excel, он по-прежнему остается королем бухгалтерии, построения графиков и организации данных. С миллионами людей по всему миру, использующих MS Excel, многие забывают воспользоваться его мощной функцией безопасности: добавлением паролей и установкой режима только для чтения.

Это обеспечит, что единственные люди, которые могут изменять вашу таблицу, это те, кому вы дали явное разрешение на это, запирая настройку вашей таблицы за защищенным зашифрованным паролем. Вот как это сделать.

Содержание

• Почему защищать книгу Excel
• Как сохранить книгу Excel в режиме только для чтения
• Как снять защиту с книги Excel
• Часто задаваемые вопросы

Также читайте: Как найти и удалить дубликаты в Excel

Почему защищать книгу Excel

Защита книги Excel паролем может работать двумя способами:

• Предотвращение несанкционированного доступа к книге
• Ограничение пользователей в изменении содержимого таблицы (устанавливает режим только для чтения)

В обоих случаях вы можете защитить книгу Excel паролем, чтобы сделать ее только для чтения. Это означает, что пользователи смогут открыть книгу и просмотреть данные, но не смогут вносить изменения в таблицу. Это крайне важно, если вы управляете малым или средним бизнесом и хотите обеспечить целостность ваших финансовых данных.

Как сохранить книгу Excel в режиме только для чтения

Вот пошаговое руководство о том, как заблокировать таблицу или книгу Excel паролем и сделать ее только для чтения.

1. Откройте книгу, которую хотите защитить. Перейдите в меню “Файл -> Сохранить как”.

1. Далее нажмите “Обзор“, чтобы открыть диалоговое окно “Сохранить как”.
2. В выпадающем списке “Тип файла” убедитесь, что вы используете собственный формат Excel (Книга Excel, Книга Excel 97-2003, Надстройка Excel и т.д.), иначе функция защиты паролем на следующем шаге будет недоступна.

1. Внизу окна нажмите опцию “Инструменты” рядом с кнопкой “Сохранить”. Нажмите на “Инструменты”, и откроется выпадающее меню. Выберите и нажмите “Общие параметры” в выпадающем меню.

1. Введите желаемый пароль в поле “Пароль для изменения”, как показано ниже. Если у вас уже установлен менеджер паролей, вы можете использовать его для генерации надежного пароля и хранения его в хранилище. В противном случае вы можете использовать это руководство о том, как генерировать трудные для взлома пароли. После того как пароль будет защищен, отметьте поле “Рекомендуется только для чтения”, затем нажмите “ОК”.

1. Вам будет предложено подтвердить пароль. Введите тот же пароль, затем нажмите ОК, чтобы завершить процесс. Наконец, нажмите кнопку “Сохранить”. Теперь каждый раз, когда пользователь попытается открыть книгу, появится всплывающее уведомление с следующим сообщением.

1. Нажатие кнопки “Только для чтения” откроет документ, но в режиме только для чтения. Только те, с кем вы поделитесь “паролем для изменения”, смогут вносить изменения в книгу.

Также читайте: Как переместить столбец в Microsoft Excel

Как снять защиту с книги Excel

Что если вы хотите снять ограничение только для чтения и предоставить всем права на редактирование? Удаление функции только для чтения — это простой процесс, который можно выполнить всего лишь одним нажатием кнопки. Все, что вам нужно сделать, это пройти тот же процесс снова и снять отметку с поля, которое делает вашу книгу Excel только для чтения.

1. Нажмите “Файл -> Сохранить как” и в появившемся диалоговом окне выберите “Общие параметры” из выпадающего меню “Инструменты” рядом с кнопкой “Сохранить”.
2. Снимите отметку с поля “Рекомендуется только для чтения”. Удалите пароль, который вы установили, и нажмите “Сохранить”, чтобы применить новые изменения.

В следующий раз, когда вы откроете книгу, она не откроется в режиме только для чтения и не будет отображать окно ограничения только для чтения.

Также читайте: Основное руководство по VLOOKUP для Excel и Google Sheets

Часто задаваемые вопросы

Что если я забыл пароль к книге Excel?

Лучший способ обойти это — скопировать все данные из оригинальной книги в новую, а затем сохранить новую книгу с паролем, который вы действительно помните. Обратите внимание, что это сработает только на уровне пароля “только для чтения”, а не если вы установили пароль для всей книги.

Насколько безопасен мой пароль к книге Excel?

С тех пор как MS Office 2016, была интегрирована защита 256-битным AES, что является обновлением с 128-битного шифрования, что делает современный Excel сопоставимым с специализированными менеджерами паролей.

Есть ли другие способы скрыть данные книги?

Скажем, вы хотите, чтобы кто-то имел доступ только для чтения к книге, но вы хотите, чтобы он видел только определенные данные в ней; лучший способ сделать это — щелкнуть правой кнопкой мыши по строкам или столбцам, которые вы хотите скрыть, затем нажмите “Скрыть”. Чтобы снова открыть столбцы, выделите столбцы по обе стороны от скрытого, щелкните правой кнопкой мыши вверху, затем нажмите “Показать”.

Воспользуйтесь шифрованием файлов Excel

Установка пароля в Excel для защиты любой книги проста и понятна. Тем не менее, это может дать вам большой контроль над тем, кто может получить доступ и/или редактировать книгу. Это может сыграть важную роль в поддержании целостности данных.

Теперь, когда вы знаете, как сделать вашу книгу Excel только для чтения, следующие вещи, которые вы можете изучить, это использование функции СЦЕПИТЬ и как разбивать ячейки в Excel. У нас также есть несколько учебников по Word для вас — узнайте, как отображать одну страницу за раз и как добавлять оффлайн-видео в документы Word.

Понравилось это руководство? Получите нашу шпаргалку по сочетаниям клавиш Excel.