Как использовать срез для фильтрации таблицы в Microsoft Excel

Когда вы работаете с данными в таблице или сводной таблице, вы можете захотеть просмотреть только определенные данные. Вы можете использовать встроенную функцию фильтрации Excel; однако варианты могут быть ограниченными и неудобными. Вместо этого воспользуйтесь функцией Среза для фильтрации данных таблицы в Microsoft Excel.

Содержание

• Что такое срез в Microsoft Excel?
• Как вставить срез в Excel
• Как использовать срез в Excel
• Как использовать более одного среза
• Как настроить параметры среза
• Как изменить размер, позицию или заблокировать срез
• Как удалить срез
• Часто задаваемые вопросы

Что такое срез в Microsoft Excel?

В Excel срез — это простой в использовании инструмент, который позволяет фильтровать данные в таблице или сводной таблице. Что делает этот инструмент более гибким, чем функция фильтрации в Excel, так это то, что вы можете фильтровать данные одним щелчком мыши и выбирать несколько критериев для фильтрации за меньшее количество шагов. Кроме того, вы можете перемещать срез в любое место на вашем листе.

Используя срез, вы также имеете четкий индикатор текущего статуса фильтрации. Одним взглядом вы можете увидеть, что именно вы отфильтровали, просматривая кнопки среза.

Помимо функций среза, вы можете настроить несколько параметров. Вы можете заблокировать срез, чтобы его случайно не переместили, или изменить его размер, чтобы он идеально вписывался в ваше окно Excel и отображение.

Лучший способ объяснить, как работает срез, — это пройтись по тому, как использовать срез в Excel.

Как вставить срез в Excel

Когда вы фильтруете данные в таблице или сводной таблице Excel с помощью среза, это работает одинаково для обоих типов таблиц. Убедитесь, что ваши данные отформатированы как таблица, затем выполните следующие шаги, чтобы вставить срез.

1. Выберите любое место в вашей таблице и перейдите на вкладку “Дизайн таблицы”. Нажмите “Вставить срез” в разделе “Инструменты” на ленте.

1. Когда появится окно “Вставить срезы”, вы увидите поля из вашей таблицы. Установите флажок рядом с полем, которое вы хотите использовать для среза, и нажмите “ОК”.

1. Если вы хотите фильтровать по нескольким полям, вы можете установить флажки более чем для одного поля и получите отдельный срез для каждого поля. Нажмите “ОК”, чтобы создать срезы.

Срез появится в виде небольшого окна, готового к работе.

Как использовать срез в Excel

Ваш срез имеет кнопку для каждого элемента данных в выбранном вами поле. Например, мы выбрали поле Дата и имеем кнопки для каждого месяца.

1. Выберите кнопку, чтобы отфильтровать по этим данным. Здесь мы фильтруем по месяцу января, поэтому мы видим только данные января в нашей таблице, а остальные данные таблицы скрыты от просмотра.

1. В правом верхнем углу среза есть кнопка “Множественный выбор“ (значок списка), чтобы выбрать несколько элементов данных. Например, если вы хотите отфильтровать по двум элементам, таким как январь и февраль, вы нажимаете кнопку “Множественный выбор“, затем снимаете выделение со всех кнопок, кроме января и февраля. Таблица обновится, чтобы показать только эти данные.

1. Когда вы закончите использовать текущий фильтр, вы можете очистить его и применить другой. Выберите кнопку “Очистить фильтр“ (фильтр с иконкой X) в правом верхнем углу среза.

Как использовать более одного среза

Если вы решите создать более одного среза в Excel, это даст вам еще больше возможностей для фильтрации данных вашей таблицы. Каждый срез работает самостоятельно для фильтрации данных, но также работает с дополнительными срезами для данных.

1. В этом примере у нас есть срез для Даты и другой для Итогов. Мы можем комбинировать кнопки для данных в этих полях. Например, мы можем выбрать “3100” в срезе поля Итоги и увидеть три результата за апрель, сентябрь и ноябрь.

1. В этом примере мы выбираем “Апрель” в срезе поля Дата и видим только данные за этот месяц (которые имеют 3100 для Итогов).

Снова вы можете использовать кнопки “Множественный выбор“ и “Очистить фильтр“ на обоих или каждом срезе по мере необходимости.

Примечание: вы также можете фильтровать и анализировать данные с помощью Power Query и Power Pivot в Excel.

Как настроить параметры среза

Если вы хотите переименовать срез, скрыть заголовок или отсортировать данные, вы можете внести эти изменения в настройках среза.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на срез и выберите “Настройки среза”, или перейдите на вкладку “Срез” и выберите “Настройки среза” на левой стороне ленты.

1. Вы можете изменить имя в поле “Имя” вверху.

1. Скрыть заголовок, сняв флажок “Отображать заголовок”. Вы также можете изменить подпись (заголовок) в поле ниже.

1. Используйте раздел “Сортировка и фильтрация элементов”, чтобы выбрать порядок по возрастанию или убыванию, использовать пользовательские списки при сортировке и скрывать и настраивать элементы без данных.

1. Выберите “ОК”, чтобы применить изменения, и срез обновится автоматически.

Как изменить размер, позицию или заблокировать срез

Помимо вышеуказанных настроек для среза, вы можете внести дополнительные изменения по размеру, позиции и свойствам.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на срез и выберите “Размер и свойства”. Вы также можете найти некоторые из перечисленных настроек на вкладке “Срез”.

1. Это откроет боковую панель Формат среза с этими расширяемыми разделами: - Положение и макет: введите горизонтальные и вертикальные размеры, отключите изменение размера или перемещение среза, выберите количество столбцов или отрегулируйте высоту и ширину кнопки.

• Размер: измените высоту, ширину, угол поворота, масштаб высоты и масштаб ширины для размеров среза. Вы также можете заблокировать соотношение сторон.
• Свойства: отметьте опцию для перемещения и изменения размера с ячейками, перемещения, но не изменения размера с ячейками, или не перемещения и не изменения размера с ячейками. Вы также можете выбрать печать только среза и заблокировать или разблокировать срез и его текст.

1. По мере внесения изменений в форматирование вашего среза вы увидите, как он обновляется автоматически. Это удобно, если вы хотите немедленно отменить изменение. Когда вы закончите вносить изменения, закройте боковую панель Формат среза, используя “X” в правом верхнем углу.

Как удалить срез

Когда вы закончите использовать срез, вы можете удалить его с листа, если хотите.

1. Выберите кнопку “Очистить фильтр“ в правом верхнем углу среза, чтобы вернуть данные вашей таблицы в исходное состояние.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на срез и выберите “Удалить [имя среза]” в меню.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я использовать срез для обычных данных?

Возможно, существует сторонний инструмент или надстройка, которые можно использовать для обычных данных, но если вы хотите преобразовать ваши данные в таблицу, чтобы проверить срез, выполните следующие шаги: выберите ваши данные, перейдите на вкладку “Вставка” и выберите “Таблица”. Подтвердите диапазон ячеек в всплывающем окне и нажмите “ОК”. Вы увидите, что ваш набор данных отформатирован как таблица, и сможете использовать функцию среза.

Совет: Если ваши данные находятся в PDF, вы можете преобразовать их в электронную таблицу Excel.

Могу ли я использовать срез для диаграммы в Excel?

Поскольку срезы “соединяются” с таблицами, вы можете использовать срез для изменения данных в таблице, которые управляют данными в диаграмме.

Например, если вы используете таблицу для создания круговой диаграммы, выберите таблицу и вставьте срез, как описано выше. Когда вы фильтруете данные таблицы с помощью среза, вы должны увидеть, как ваша диаграмма автоматически обновляется, чтобы отобразить эти отфильтрованные данные.

Могу ли я изменить цвет среза?

Вы можете использовать один из предустановленных стилей Excel, чтобы изменить цветовую схему для вашего среза.

Чтобы выбрать стиль, выберите срез, перейдите на вкладку “Срез”, которая отображается, и выберите вариант в поле “Стили срезов”.

Кредит изображения: Pixabay. Все скриншоты сделаны Сэнди Уритенхаус.