Как использовать условное форматирование в Microsoft Outlook

Когда вам нужно быстро находить электронные письма в вашем почтовом ящике Outlook, вы можете автоматически применять форматирование шрифта на основе условий. Таким образом, когда поступают сообщения, соответствующие этим условиям, они будут получать это форматирование, и вам не нужно будет прилагать усилия. Настройка условного форматирования в Microsoft Outlook занимает всего несколько минут и помогает вам быстро увидеть определенные письма. Этот учебник показывает, как создать правило условного форматирования, редактировать правила форматирования, а также отключать или удалять правило, которое вам больше не нужно.

Вы знали: вы можете автоматически пересылать электронные письма в Outlook как массово, так и на основе пользовательских правил.

Содержание

• Настройка условного форматирования в Outlook
• Условия для правила форматирования
• Редактирование правила условного форматирования
• Удаление правила условного форматирования
• Часто задаваемые вопросы

Настройка условного форматирования в Outlook

На момент написания этой статьи функция условного форматирования доступна только в версии Microsoft Outlook для Windows. Чтобы начать, откройте Outlook и следуйте этим шагам для настройки вашего правила.

1. Перейдите на вкладку «Вид» и выберите «Настройки представления» в разделе «Текущий вид» на ленте.

1. Нажмите «Условное форматирование» в появившемся окне.

1. Вы увидите следующее окно, где вы можете просмотреть текущие правила по умолчанию, настроенные Outlook. Это включает отображение непрочитанных сообщений синим цветом и истекших электронных писем с зачеркиванием шрифта.

1. Чтобы создать свое собственное правило, нажмите «Добавить» в правом верхнем углу.

1. Введите название для правила в поле «Имя».

1. Выберите кнопку «Шрифт», чтобы выбрать желаемое форматирование.

1. Вы можете выбрать семейство шрифта, стиль, размер, цвет и добавить зачеркивание или подчеркивание. Нажмите «ОК», когда закончите.

1. Выберите кнопку «Условие», чтобы установить критерии для вашего правила.

1. Вы увидите три вкладки с основными и продвинутыми параметрами. Давайте более подробно рассмотрим каждую из них.

Совет: используйте шаблоны электронных писем Outlook, чтобы дополнительно автоматизировать свои рабочие процессы.

Условия для правила форматирования

В зависимости от типа правила, которое вы хотите создать, существует множество опций. Используйте соответствующую вкладку для начала.

Вкладка Сообщения

Перейдите на вкладку «Сообщения», чтобы установить общие критерии, такие как ключевые слова в электронном письме или теме, от определенного контакта, упоминание в строке CC или на основе временных рамок.

В качестве примера мы выбрали электронные письма от группы, которые должны быть отправлены завтра.

Вкладка Другие варианты

Перейдите на вкладку «Другие варианты», чтобы добавить больше критериев, таких как электронные письма, которые включают категорию, прочитаны или непрочитаны, содержат вложения, имеют определенный приоритет или определенный размер.

В качестве примера мы выбрали электронные письма с синей категорией, которые не прочитаны и содержат вложения.

Вкладка Расширенные

1. Перейдите на вкладку «Расширенные», чтобы настроить пользовательские условия для вашего правила.

1. Используйте выпадающее меню «Поле», чтобы выбрать из часто используемых, адресных и полей даты, а также из полей почты, контактов и задач.

1. Выберите конкретное поле, выберите «Условие» в выпадающем списке и добавьте «Значение» справа. Условия и значения могут отображаться или не отображаться, или могут отличаться, в зависимости от выбранного вами поля.

1. Нажмите «Добавить в список», чтобы поместить условие в поле критериев вверху.

В качестве примера мы выбрали поле Часто используемое для состояния флага, где Условие равно, а Значение — Флаг последующего действия.

1. Когда вы закончите создание вашего правила, используя любую или все из вышеперечисленных вкладок, нажмите «ОК», чтобы сохранить его.

Сохранение и применение правила

1. Вернитесь к начальному окну «Условное форматирование» и убедитесь, что рядом с вашим правилом стоит галочка вверху. Нажмите «ОК», чтобы завершить и применить правило.

1. Нажмите «ОК» в окне «Расширенные настройки представления», чтобы завершить процесс.

1. В дальнейшем любое электронное письмо, которое поступает или которое вы отправляете в зависимости от настройки вашего правила, будет иметь выбранное вами форматирование шрифта.

Совет: узнайте, как превратить электронные письма в задачи в Outlook.

Редактирование правила условного форматирования

Вы можете редактировать правило, которое вы создали, а также редактировать правила по умолчанию Outlook. Однако вы не можете редактировать условие для одного из правил по умолчанию, только форматирование шрифта.

1. Вернитесь к «Вид -> Настройки представления», выберите «Условное форматирование» и выберите правило из списка. - Для правила по умолчанию выберите «Шрифт», чтобы изменить форматирование, и нажмите «ОК», чтобы сохранить его.

• Для вашего собственного правила выберите «Шрифт», «Условие» или оба, чтобы внести изменения. Нажмите «ОК», чтобы сохранить.

1. Когда вы закончите, нажмите «ОК» в окне «Условное форматирование», затем «ОК» еще раз в окне «Расширенные настройки представления».

Удаление правила условного форматирования

Если вы создали правило, которое больше не хотите использовать, вы можете либо отключить его, либо удалить. Для правил по умолчанию вы можете отключить их, но не можете удалить.

1. Вернитесь к «Вид -> Настройки представления», выберите «Условное форматирование» и выберите правило из списка. - Чтобы отключить правило, снимите галочку рядом с ним в списке. Вы можете снова поставить галочку позже, чтобы включить его снова, если хотите.

• Чтобы удалить ваше собственное правило, выберите его и нажмите «Удалить». Вам не будет предложено подтвердить это действие.

1. Когда вы завершите редактирование, нажмите «ОК», чтобы сохранить их, затем еще раз «ОК» в окне «Расширенные настройки представления».

Часто задаваемые вопросы

Как я могу цветовым кодом отмечать электронные письма в Outlook для Интернета или на Mac?

Хотя условное форматирование в данный момент доступно только для Outlook в Windows, вы можете использовать другие правила Outlook, чтобы помечать электронные письма, хотя и по-другому, в Интернете или на Mac.

Вы можете автоматически применять категорию, которая помещает цветовой индикатор на само сообщение, а не форматирует шрифт. Ознакомьтесь с нашими руководствами о том, как использовать категории в Outlook и настраивать правила Outlook для подробностей о обеих функциях.

Могу ли я форматировать шрифт для контактов, задач и событий календаря?

Когда вы настраиваете правило условного форматирования, как описано здесь, используйте вкладку «Расширенные» для настройки условий, затем выберите из «Все поля контактов», «Все поля встреч» или «Все поля задач», чтобы установить собственные критерии для контактов, задач или событий календаря.

Как я могу изменить шрифт для списка сообщений в моем почтовом ящике?

Перейдите в «Вид -> Настройки представления», выберите «Шрифт строки» и выберите семейство шрифта, стиль и размер. Нажмите «ОК», чтобы увидеть, как «От кого» и «Тема» для вашего списка сообщений обновятся с новым шрифтом.

Изображение предоставлено: Pixabay. Все скриншоты сделаны Сэнди Уритнхаус.