Как использовать Google Sheets: ключевые советы для начала

С момента создания Windows Microsoft Excel был основным программным обеспечением для работы с числами, таблицами, счетами и всеми другими аспектами жизни, которые вы хотите организовать в бесконечные сетки строк и колонок.

Но с появлением облачных технологий Google Sheets стал программой выбора для многих людей. Возможно, он не так богат функционалом, как Excel, но в нем гораздо больше, чем кажется на первый взгляд.

Вот некоторые советы и хитрости для использования Google Sheets, которые помогут вам начать работу без заминок.

Также читайте: 10 дополнений Google Sheets, которые стоит рассмотреть

1. Импорт данных из другой таблицы

Вы можете легко настроить Google Sheets на динамический импорт данных из одной из ваших таблиц в другую. Это идеально подходит, если вы хотите показать сумму определенных результатов в одной таблице или если хотите перенести целую секцию таблицы. Обратите внимание, что это не то же самое, что и копирование данных, поскольку при обновлении данных в оригинальной таблице они также обновятся в той, куда вы импортируете.

Формула для этого называется ImportRange и выглядит примерно так:

=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","ИмяЛиста!A1:D200")

Длинный криптический код — это URL вашего прайс-листа, который вы найдете в адресной строке после “spreadsheets/d/“. То, что написано “ИмяЛиста”, необходимо заменить на название точного листа, из которого вы импортируете данные, а часть после восклицательного знака представляет диапазон строк/столбцов, из которых вы хотите извлечь данные.

2. Закрепление строк и столбцов

Когда вы создаете таблицу, почти всегда вам нужно, чтобы определенная информация отображалась на экране постоянно. Например, если вы отслеживаете свою фриланс-работу, вам нужно, чтобы заголовочная информация, такая как “Сумма оплаты”, “Дата счета” и “Вебсайт”, постоянно отображалась, даже когда вы прокручиваете страницу.

Для этого вам нужно “заморозить” строку или столбец, который вы хотите всегда видеть на экране. Просто нажмите “Вид -> Заморозить”, а затем выберите количество строк или столбцов, которые вы хотите заморозить. Если вы выберете ячейку перед нажатием “Вид”, вы получите возможность заморозить каждую строку или столбец до этой ячейки.

3. Создание форм с помощью Google Sheets

Малоизвестная, но замечательно мощная функция Google Sheets — возможность создания форм и опросов. Откройте новую таблицу Google, нажмите “Инструменты -> Создать форму”, и вы попадете в красивое приложение для создания форм от Google.

Использовать его довольно просто. Вы даете форме заголовок и описание, вводите вопрос в поле “Безымянный вопрос”, а затем нажимаете “Несколько вариантов”, если хотите изменить формат, чтобы люди могли отвечать (несколько вариантов, флажки, выпадающие списки и так далее).

В верхнем правом углу Форм вы также увидите тройку опций, которые позволят вам дополнительно настроить внешний вид вашего опроса.

4. Вставка изображения в ячейку

Прежде чем вы начнете умничать и указывать, что вставка изображений в Google Sheets — это просто вопрос нажатия “Вставка -> Изображение”, это не совсем так. Если вы используете этот метод, то изображение появляется поверх вашей таблицы, а не аккуратно размещенным в ячейке.

Чтобы вставить изображение прямо в ячейку, щелкните по ячейке, затем введите =image("URL изображения, которое вы хотите вставить"). По умолчанию изображение сохранит свои пропорции, адаптируясь к размеру ячейки, но есть несколько вариантов, которые вы можете внести в формулу, чтобы получить нужный размер изображения/ячейки.

• =image("URL изображения",2) – изменяет размер изображения, чтобы оно соответствовало существующему размеру ячейки
• =image("URL изображения",3) – изображение сохраняет свой оригинальный размер без изменения размера ячейки

5. Быстрое сложение чисел

Это классическая функция таблицы, и, тем не менее, ее странно легко забыть. К счастью, Google Sheets делает все относительно простым. Если вы хотите быстро сложить числа в строке или столбце, просто выделите все, что хотите подсчитать, щелкнув левой кнопкой мыши, и вы мгновенно увидите сумму этих чисел в правом нижнем углу Google Sheets.

Вы можете затем щелкнуть по сумме в правом нижнем углу, и вы получите список опций, чтобы посмотреть на среднее, самое маленькое число, самое большое число и так далее.

Если вы хотите, чтобы ячейка показывала общую сумму группы чисел в строке или столбце, щелкните ячейку, где вы хотите, чтобы сумма отображалась, затем введите =sum(A1:A13), где A1 и A13 – это ячейки, в которых вы хотите сложить числа.

6. Условное форматирование

Нет ничего лучше, чем немного цветового кодирования, чтобы упростить всю информацию таблицы, отображаемую перед вами. Чтобы задать автоматические правила для форматирования и окраски ячеек, нажмите “Формат -> Условное форматирование”.

В правой панели вы теперь увидите кучу “Правил условного форматирования”. Здесь вы можете заставить вашу таблицу автоматически окрашивать ячейку в красный цвет, например, если она пустая (прекрасный способ мгновенно заметить, если вам нужно кого-то напомнить о просроченных платежах) или окрашивать ячейки, содержащие определенное слово, в цвет на ваш выбор.

Здесь много вариантов, так что проявляйте фантазию! Ваша таблица – это ваше полотно.

7. Добавление выпадающего списка в ячейку

Предположим, вы хотите ограничить содержимое ячейки только двумя (или более) значениями. Лучший способ это реализовать — добавить выпадающий список. Для этого вам нужно создать новую таблицу, чтобы хранить значения-состояния.

1. Создайте новую таблицу, щелкнув значок “+” на нижней панели инструментов.

2. В новой таблице введите ваши значения в первом столбце.

3. Вернитесь к первой таблице (или к таблице, с которой вы работаете), выберите ячейку, в которую хотите вставить выпадающий список.

4. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите “Проверка данных” (в самом конце контекстного меню).

5. В поле “Критерии” выберите “Список из диапазона” и выберите таблицу, столбцы и ячейку в поле “Данные”. Убедитесь, что опция “Показать выпадающий список в ячейке” установлена.

6. Нажмите ОК. Теперь вы должны увидеть поле выпадающего списка, где вы можете ограничить содержимое ячейки конкретным диапазоном значений.

Идеальная ситуация с таблицей — это наличие большого количества правил, которые автоматизируют такие вещи, как цветовое кодирование и вычисления, чтобы вы могли работать быстро и эффективно. Надеюсь, эти советы помогут вам этого достичь, сделать информацию в ней намного яснее и разнообразить порой стерильный процесс управления таблицей.