Как использовать категории Microsoft Outlook для организации электронной почты

Хотя папки в Microsoft Outlook предоставляют удобный способ хранения электронной почты, вам может понадобиться способ легко замечать определенные сообщения. Используя категории в Outlook, вы можете назначить одно или несколько цветных ярлыков вашей электронной почте. Давайте рассмотрим, как использовать категории в Outlook на Windows, Mac и в Интернете.

Оглавление

• Как назначить категорию в Outlook
• Назначить категорию с помощью быстрого щелчка в Windows
• Как отменить назначение категории
• Убрать одну категорию
• Убрать все категории
• Как упорядочить ваш Входящий по категориям
• Как управлять категориями в Outlook
• Переименовать категорию
• Удалить категорию
• Назначить сочетание клавиш для категории в Windows
• Добавить категорию в Избранное в Интернете
• Как создать категорию в Outlook
• Создать категорию в Windows
• Создать категорию на Mac
• Создать категорию в Интернете
• Часто задаваемые вопросы

Как назначить категорию в Outlook

Существует несколько способов назначить категорию электронной почте в Outlook. Опции различаются в зависимости от используемой платформы.

На Windows выполните одно из следующих действий:

• Щелкните правой кнопкой мыши на электронной почте, выберите «Категоризировать» и выберите категорию из выпадающего меню.
• Выберите электронное письмо, перейдите на вкладку «Главная» и откройте выпадающее меню «Метки». Нажмите меню «Категоризировать» и выберите категорию.
• Открыв электронное письмо, перейдите на вкладку «Сообщение» и откройте выпадающее меню «Метки». Нажмите «Категоризировать» и выберите категорию.

Вы увидите название категории и цвет в верхней части электронной почты, а также в столбце «Категории» в вашем Входящем.

На Mac выполните одно из следующих действий:

• Щелкните правой кнопкой мыши на электронной почте, выберите «Категоризировать» и выберите категорию из выпадающего меню.
• Выберите электронное письмо, перейдите на вкладку «Главная» и откройте выпадающее меню «Метки». Нажмите меню «Категоризировать» и выберите категорию.
• Открыв электронное письмо, перейдите на вкладку «Сообщение», откройте выпадающее меню «Категоризировать» и выберите категорию.
• Выберите «Сообщение -> Категоризировать» в строке меню и выберите категорию.

Вы увидите название категории и цвет в верхней части сообщения и в столбце «Категории».

В Интернете выполните одно из следующих действий:

• Щелкните правой кнопкой мыши на электронной почте, выберите «Категоризировать» и выберите категорию из выпадающего меню.
• Выберите электронное письмо, откройте выпадающее меню «Категоризировать» и выберите категорию.

Вы увидите название категории и цвет в верхней части электронной почты и рядом с заголовком в вашем Входящем.

Следуйте тому же процессу для вашей платформы, чтобы назначить дополнительные категории электронной почте.

Назначить категорию с помощью быстрого щелчка в Windows

Другой простой способ назначить категорию электронной почте в Outlook на Windows — создать действие быстрого щелчка. Это устанавливает стандартную категорию, позволяя назначить ее, щелкнув указатель в столбце «Категории». На момент написания этой статьи функция быстрого щелчка доступна только на Windows.

1. Откройте меню «Категоризировать» и выберите «Установить быстрый щелчок».

1. Когда появится небольшое окно, используйте выпадающий список для выбора стандартной категории и нажмите «ОК», чтобы сохранить ее.

1. Чтобы назначить стандартную категорию с помощью быстрого щелчка, щелкните указатель в столбце «Категории» рядом с электронной почтой в вашем Входящем.

Как отменить назначение категории

Если вы используете свои категории как временные флажки или просто хотите удалить категорию из электронной почты, вы также можете это сделать.

Убрать одну категорию

Откройте меню «Категоризировать», как описано выше, и снимите выделение с категории, которую хотите удалить.

Убрать все категории

Откройте меню «Категоризировать» и выберите «Убрать все категории» на Windows, «Убрать все» на Mac или «Убрать категории» в Интернете.

Как упорядочить ваш Входящий по категориям

Хотя вы можете видеть категории для сообщений, вы можете упорядочить или сортировать ваш Входящий по категориям. Это дает вам простой способ видеть всю электронную почту в одной категории, перечисленной в алфавитном порядке по названию категории.

На Windows щелкните заголовок столбца «Категории» или выберите «Категории» в поле фильтра/упорядочивания/сортировки.

На Mac щелкните заголовок столбца «Категории» или выберите «Просмотр -> Упорядочить по -> Категории» в строке меню.

Упорядочивание по категории не является функцией в Интернете на момент написания этой статьи.

Совет: ознакомьтесь с нашим учебным пособием о том, как сортировать свой Входящий в Gmail!

Как управлять категориями в Outlook

Вы можете управлять своим списком категорий в Outlook, переименовывая или удаляя категорию. Кроме того, вы можете назначить сочетание клавиш в Windows или добавить категорию в Избранное в Интернете.

Откройте меню «Категоризировать», как описано ранее, и выберите «Все категории» в Windows, «Редактировать категории» на Mac или «Управление категориями» в Интернете.

Переименовать категорию

Microsoft Outlook предоставляет вам стандартные категории, названные по цветам. Например, у вас есть категория Синяя, Красная, Зеленая и так далее. К счастью, вы можете переименовать категорию во что угодно и не связаны с названиями цветов.

На Windows выберите категорию, нажмите «Переименовать», введите новое имя и нажмите Enter.

На Mac дважды щелкните по имени, введите новое и нажмите Return.

В Интернете выберите значок редактирования (карандаш), введите новое имя и нажмите «Сохранить».

Удалить категорию

Если вы хотите удалить категорию, либо стандартную категорию, либо ту, которую вы создали, вы можете сделать это всего за несколько шагов.

На Windows выберите категорию, нажмите «Удалить» и подтвердите, нажав «Да» в всплывающем окне.

На Mac выберите категорию, нажмите кнопку с минусом и подтвердите, нажав «Удалить» в всплывающем окне.

В Интернете щелкните значок удаления (корзина) и нажмите «Удалить», чтобы подтвердить удаление.

Назначить сочетание клавиш для категории в Windows

Чтобы быстрее категоризировать свою электронную почту, вы можете назначить сочетание клавиш в Outlook на Windows.

Выберите категорию и откройте выпадающее меню «Сочетание клавиш» справа. Выберите сочетание клавиш, которое хотите использовать, и нажмите «ОК», чтобы сохранить.

Когда вы захотите назначить категорию, выберите электронное письмо в своем Входящем и нажмите сочетание клавиш.

Добавить категорию в Избранное в Интернете

Для быстрого доступа к категории вы можете добавить ее в Избранное в Outlook в Интернете. Она будет отображаться в разделе «Избранное» в левой боковой панели.

1. Нажмите на звезду справа от существующей категории или справа от имени новой категории.

1. Раскройте «Избранное» слева, чтобы видеть всю электронную почту в этой категории.

Как создать категорию в Outlook

Если вы хотите выйти за пределы стандартных категорий в Outlook, вы можете создать свои собственные, что позволит вам дать ей индивидуальное имя и выбрать цвет.

Создать категорию в Windows

1. Откройте меню «Категоризировать», как описано ранее, щелкнув правой кнопкой мыши или открыв меню «Метки», затем выберите «Все категории».

2. Нажмите «Создать» на правой стороне.

1. Введите название в поле «Имя» и выберите цвет из выпадающего меню «Цвет». Опционально, вы можете добавить «Сочетание клавиш», используя это выпадающее меню.

1. Нажмите «ОК», чтобы сохранить новую категорию.

Создать категорию на Mac

1. Откройте меню «Категоризировать», как описано выше, щелкнув правой кнопкой мыши или открыв меню «Метки», затем выберите «Редактировать категории». В качестве альтернативы перейдите в «Outlook -> Настройки» в строке меню и выберите «Категории».

1. Нажмите «плюс» внизу списка.

1. Введите название категории в соответствующем поле и выберите индикатор цвета, чтобы выбрать цвет.

1. Нажмите «Добавить», чтобы сохранить категорию.

Создать категорию в Интернете

1. Откройте меню «Категоризировать», как описано ранее, щелкнув правой кнопкой мыши или открыв выпадающее меню «Категоризация», затем выберите «Создать категорию».

1. Введите название для категории в поле «Имя», выберите цвет и нажмите «Сохранить».

Часто задаваемые вопросы

Почему мои категории Outlook не отображаются?

Существует несколько возможных причин, почему вы можете не видеть категории в Outlook. Во-первых, функция категории недоступна для учетных записей электронной почты IMAP.

Кроме того, вы можете не отображать столбец «Категории» в своем Входящем. Чтобы сделать это на Windows, перейдите на вкладку «Просмотр», выберите «Настройки просмотра» и выберите «Столбцы». В разделе «Доступные столбцы» выберите «Категории» и нажмите «Добавить».

На Mac щелкните правой кнопкой мыши на заголовке столбца и нажмите «Категории», чтобы поставить галочку рядом с ним.

Могу ли я искать по категории в Outlook?

Вы можете использовать расширенные параметры поиска на Windows и Mac для поиска по категориям. На Windows выберите значок фильтра справа от поля «Поиск» и используйте выпадающее меню «Категории», чтобы выбрать категорию. На Mac щелкните внутри поля «Поиск», чтобы открыть вкладку «Поиск», и выберите «Категории». Затем выберите категорию вверху.

В Интернете введите название категории в поле «Поиск» и выберите его из результатов.

Могу ли я создать подкатегории в Outlook?

В настоящее время вы не можете создавать подкатегории в Outlook. Однако вы можете имитировать это, используя соглашение об именах и соответствующие цвета. Например, вы можете иметь категорию под названием «Клиенты», затем дополнительные категории с названиями «Клиенты – Андерсон», «Клиенты – Браун» и «Клиенты – Карлсон» с выбранными вами цветами.