Как использовать правила Microsoft Outlook для управления вашим почтовым ящиком

Управление вашим почтовым ящиком требует усилий, особенно когда вы получаете много электронных писем каждый день. Используя правила в Microsoft Outlook, вы можете автоматически управлять своим почтовым ящиком. Это экономит ваше время, избавляя от необходимости вручную обрабатывать сообщения, и помогает вам справляться с вашей электронной почтой.

Содержание

• Как работают правила в Outlook?
• Как создать правило в Outlook
• Создание правила с нуля
• Создание правила на основе электронного письма
• Примеры правил Outlook
• Перемещение сообщений в папку
• Пометка электронной почты для последующих действий
• Назначение категории электронной почте
• Пометка сообщений с приоритетом
• Часто задаваемые вопросы

Как работают правила в Outlook?

Правила в Outlook позволяют вам задавать действия для электронной почты, которая соответствует определенным критериям. Когда сообщения приходят в ваш почтовый ящик, правила автоматически выполняют эти действия.

Например, вы можете переместить электронные письма от вашего любимого магазина в папку для покупок, пометить сообщения, приходящие от вашего начальника, как важные или автоматически пересылать электронные письма вашему партнеру.

После настройки правил вы можете делать такие вещи автоматически, а затем просто присесть и позволить правилам Microsoft Outlook выполнять работу по управлению вашим почтовым ящиком, не поднимая палец.

Как создать правило в Outlook

Настройка правила в Outlook — это пошаговый процесс, который приложение проводит вас через. Начните с выбора критериев для электронной почты, затем выберите действия, при желании добавьте исключения к правилу, а затем активируйте правило.

Создание правила с нуля

1. Чтобы создать правило в Outlook с нуля, выберите «Файл -> Информация», затем «Управление правилами и оповещениями».

1. Выберите учетную запись электронной почты вверху, если у вас их несколько, и нажмите «Новое правило».

1. Окно Мастера правил дает вам основные типы триггеров для начала, аналогично шаблонам в Outlook. Под «Начать с пустого правила» вы можете выбрать, будет ли правило применяться к электронной почте, которую вы получаете или отправляете.

1. Если вы выбираете критерии в одном из двух верхних разделов, используйте ссылки, которые отображаются внизу, чтобы добавить элемент. Например, если вы выбрали «Проигрывать звук при получении сообщений от кого-то», щелкните ссылку «люди или общественная группа», чтобы выбрать человека, и ссылку «звук», чтобы выбрать звук. Затем нажмите «Далее».

1. Подтвердите условие и добавьте больше, если хотите. Имейте в виду, что все условия должны быть выполнены, чтобы правило применялось. Нажмите «Далее», когда закончите выбирать условия.

1. Подтвердите действие и, при желании, добавьте больше. Помните, что все действия, которые вы выбираете, будут выполнены. Нажмите «Далее», после того как закончите добавлять действия.

1. Исключения позволяют вам обойти правило для определенных писем. Убедитесь, что установлены флажки для любых исключений, которые вы хотите добавить, используйте ссылки внизу, чтобы выбрать элементы, и нажмите «Далее».

1. Дайте своему правилу название вверху и выберите «Настроить параметры правила». Установите флажок на «Включить это правило». При желании установите другие два флажка, чтобы запустить правило немедленно для текущих писем и использовать правило для всех ваших учетных записей электронной почты.

1. Подтвердите условия, действия и исключения в окне Шага 3 внизу и нажмите «Готово».

1. Теперь ваше правило отображается с галочкой рядом с ним в окне Правил и Оповещений. Если вы хотите отключить правило позже, вы можете вернуться сюда и снять галочку. Выберите «ОК» или «Применить», чтобы сохранить и выйти, или «Отменить», если передумали.

Знаете ли вы: вы можете превращать электронные письма в задачи в Microsoft Outlook.

Создание правила на основе электронного письма

1. Чтобы создать правило на основе существующего электронного письма, выберите сообщение в вашем почтовом ящике или откройте его в отдельном окне. Перейдите на вкладку «Главная», откройте выпадающее меню «Правила» и выберите «Создать правило».

1. В окне «Создать правило» вы увидите доступные условия в верхней части. Поскольку вы создаете правило на основе письма, вы можете использовать такие критерии, как от этого человека, что содержится в теме, или отправлено только вам.

1. Выберите действие, которое вы хотите выполнить на основе условия. Вы можете отобразить его в окне оповещения о новом элементе, проиграть звук или переместить его в папку.

1. Если вы хотите добавить больше условий или действий, выберите «Дополнительные параметры». Вы увидите те же поля, что и в Мастере правил. Сделайте ваши выборы, чтобы создать правило.

1. Если вас устраивает правило как есть, нажмите «ОК», чтобы сохранить и применить его.

Совет: в следующий раз, когда вы собираетесь взять несколько дней выходных, установите сообщение о выходном в Outlook.

Примеры правил Outlook

Теперь, когда вы знаете, как создать правило в Outlook, давайте рассмотрим несколько полезных примеров. Мы создаем эти правила с нуля, используя приведенные выше инструкции.

Перемещение сообщений в папку

Если вы часто перемещаете свои сообщения в папки, чтобы поддерживать свой почтовый ящик в порядке, вы можете настроить правило для автоматического перемещения их, что сэкономит время.

1. В первом окне Мастера правил выберите «Переместить сообщения от кого-то в папку». В качестве альтернативы выберите одно из других двух условий «Переместить сообщения». Выберите «люди или общественная группа» внизу, чтобы выбрать контакт, и «указанное», чтобы выбрать папку. Нажмите «Далее».

В нашем примере мы выбираем «[email protected]» и «Маркетинговые ресурсы», соответственно.

1. Перейдите через Мастера правил, как показано выше, при желании выбирая больше условий и действий, добавляя исключения и, наконец, присваивая имя и включая правило.

Пометка электронной почты для последующих действий

Пометка электронной почты — это еще один хороший способ организовать сообщения, так как это позволяет вам сразу же назначить и увидеть флаг, как только электронная почта приходит.

1. В первом окне Мастера правил выберите «Пометить сообщения от кого-то для последующих действий». Выберите «люди или общественная группа», чтобы выбрать контакт, и «следить за этим временем», чтобы выбрать тип и время последующего действия.

В этом примере мы выбираем «[email protected]», «Позвонить» и «Завтра».

1. Следуйте оставшимся подсказкам, чтобы пройти через Мастера правил, сохранить и включить ваше правило.

Примечание: как только появляется помеченное сообщение, вы можете запланировать свой ответ в Outlook.

Назначение категории электронной почте

Чтобы быстро находить электронные письма, попадающие в определенные категории, почему бы не создать правило для этого заранее? Это позволит сообщениям находиться в соответствующих категориях, чтобы вы могли быстро их видеть.

1. В первом окне Мастера правил выберите «Применить правило к сообщениям, которые я получаю». Нажмите «Далее», чтобы настраивать условия.

1. Установите флажки для условий и специфик, которые вы хотите использовать. В нашем примере мы используем «с конкретными словами в теме» и выбираем «конкретные слова», чтобы добавить слово «проект». Нажмите «Далее».

1. Установите флажок для «назначить это категории», затем нажмите «категория», чтобы выбрать ту, которую хотите использовать. Мы выбираем категорию «Клиенты». Нажмите «Далее».

1. При желании добавьте исключения и нажмите «Далее».
2. Назовите правило, включите его, подтвердите настройку и нажмите «Готово».

Пометка сообщений с приоритетом

Если вы присваиваете приоритет определенным электронным письмам, например, тем, что от вашего начальника или особого клиента, вы можете пометить их как важные сразу. Или, возможно, вы хотите пометить электронные письма, где вы включены в CC, как низкий приоритет.

1. Так же, как и в приведенном выше правиле, в Мастере правил выберите «Применить правило к сообщениям, которые я получаю» и нажмите «Далее», чтобы выбрать условия.

2. Установите флажки для условий, которые вы хотите использовать, и щелкните, чтобы добавить специфику. Здесь мы используем «где мое имя в CC». Нажмите «Далее».

1. Установите флажок для «пометить это как важное» и нажмите «важность», чтобы выбрать уровень, который хотите использовать. Мы выбираем «низкую важность». Нажмите «Далее».

1. При желании добавьте исключения и нажмите «Далее».
2. Назовите правило, включите его, подтвердите настройку и нажмите «Готово».

Совет: станьте профессионалом в электронной почте с помощью сочетаний клавиш Outlook.

Часто задаваемые вопросы

Где я могу найти свои правила Outlook?

Вы можете получить доступ к своим правилам, если хотите отключить, редактировать или удалить одно или несколько в окне Управления правилами.

Перейдите в «Файл -> Информация» или откройте меню «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Управление правилами и оповещениями».

Почему мое правило Outlook не работает?

Существует несколько причин, по которым правило, которое вы настроили в Outlook, может не работать должным образом. Вот несколько вещей, на которые стоит обратить внимание:

• Проверьте окно «Управление правилами и оповещениями», чтобы убедиться, что правило включено.
• Убедитесь, что правило указывает на действительную папку или контакт, а не на тот, который вы удалили.
• Подтвердите, что другое правило не применяется сначала.

Для дополнительных причин и решений смотрите страницу поддержки Microsoft.

Могу ли я настроить правило условного форматирования в Outlook?

Условное форматирование доступно в Outlook в отдельном месте от правил почтового ящика, обсуждаемого здесь.

Перейдите на вкладку «Просмотр» и выберите «Настройки просмотра» на ленте. В появившемся окне выберите «Условное форматирование», затем настройте правило в следующем окне Условного форматирования.

Изображение предоставлено: Pixabay. Все скриншоты сделаны Сэнди Ритенхаус.