Как использовать встроенный буфер обмена Microsoft Office в Windows

Существует очень высокая вероятность, что вы используете буфер обмена своей операционной системы ежедневно, даже если не уверены, что такое “буфер обмена”! Буфер обмена - это место, куда данные “перемещаются”, когда вы копируете или вырезаете их, и откуда данные “приходят”, когда вы вставляете их. Если вы используете Windows, то буфер обмена, который вы используете каждый день, вероятно, является собственным буфером обмена Windows. С точки зрения функциональности, буфер обмена Windows очень базов; однако буфер обмена Microsoft Office гораздо более продвинут и облегчает работу в офисном пакете.

Также читайте: Как исправить “Проблема с вашей лицензией Office” в Windows

В чем его преимущество?

Когда вы копируете или вырезаете данные в Windows, они хранятся в собственном буфере обмена. Здесь вы можете вставить эти данные, куда захотите, сколько угодно раз. В тот момент, когда вы копируете или вырезаете что-то другое, буфер обмена очищается, и новые данные заменяют старые. Это нормально для базовой миграции данных, но не очень хорошо, если вы хотите управлять копированием и вставкой нескольких фрагментов данных одновременно.

Буфер обмена Microsoft Office немного отличается. Когда вы копируете данные в буфер обмена Office, он занимает одно из двадцати четырех мест, которые есть у Office в его продвинутом буфере обмена. Это значит, что вы можете скопировать двадцать четыре разных элемента, и они не будут заменять друг друга; каждый из них будет находиться в своем соответствующем “слоте”, готовом к вставке, когда вам это нужно.

Как мне получить доступ к буферу обмена?

Вы, возможно, использовали Office в течение многих лет и не знали о его продвинутом буфере обмена. Это потому, что активировать его не совсем интуитивно. С несколькими простыми шагами вы сможете максимально эффективно использовать эту отличную (хотя и скрытую!) функцию.

Прежде всего, давайте вытащим буфер обмена из скрытности. На панели инструментов “Главная” в категории “Буфер обмена” вы должны увидеть небольшое окно в правом нижнем углу. Нажмите на это.

Буфер обмена появится слева.

Здесь будут храниться все ваши скопированные и вырезанные данные. Если вы скопировали несколько элементов перед открытием этого буфера обмена, только последний элемент будет присутствовать. Это потому, что буфер обмена Office не активируется, пока вы не откроете его в первый раз в каждой сессии. Если вы хотите изменить это, вы можете сделать так, чтобы буфер обмена Office хранил данные, даже если вы его не откроете, о чем мы поговорим позже.

Использование буфера обмена

Если оставить этот буфер обмена открытым, вы заметите, что когда вы копируете или вырезаете данные, они появятся в буфере обмена Microsoft Office.

Если вы нажмете на каждый элемент, он вставит его в документ в том месте, где находится курсор Word. Вставка элемента не очистит его из списка, поэтому не стесняйтесь использовать каждый элемент столько раз, сколько вам нужно. Еще лучше, если вы откроете другое программное обеспечение в офисном пакете, ваш буфер обмена будет следовать за вами. Это делает буфер обмена Office очень полезным инструментом, если вы постоянно переносите данные между наборами приложений. Здесь мы можем взять то, что скопировали из Word, и вставить в таблицу Excel через буфер обмена Microsoft Office.

Если вы импортируете данные из программ в Office, буфер обмена также может отслеживать это. Здесь мы копируем фразу “Функции автозаполнения браузера” из веб-браузера, которую Office обнаруживает и помещает в свой собственный буфер обмена.

Опции

Если вам действительно нравится буфер обмена Microsoft Office, есть дополнительные настройки в кнопке “Опции” внизу.

Автоматически показывать буфер обмена Office идеально подходит, если вы видите, что будете часто использовать эту функцию. Включите это, и он всегда будет отображаться, когда вы открываете Office, готовый к использованию.

Показывать буфер обмена Office, когда Ctrl + C нажимаются дважды - идеальный выбор, если вы будете использовать эту функцию время от времени. Он останется скрытым, когда он вам не нужен, но когда возникнет необходимость, двойное нажатие сочетания клавиш копирования снова выведет его на экран.

Собирать без показа буфера обмена Office позволит вам копировать элементы в буфер обмена Office, даже если вы его не открывали во время сессии. Это хороший вариант, который можно отметить, если вы всегда случайно перезаписываете текст в буфере обмена, используя Office. С этим вариантом вы можете просто открыть буфер обмена и вернуть предыдущие данные.

Показывать иконку буфера обмена Office на панели задач поместит иконку на вашу панель задач, когда буфер обмена Office активен. Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по этой иконке, чтобы выполнять основные действия, такие как просмотр буфера обмена или предотвращение его сбора данных.

Показывать статус внизу панели задач при копировании отображает уведомление в правом нижнем углу каждый раз, когда вы что-то копируете, показывая, сколько места осталось в буфере обмена. Хороший вариант для продвинутых пользователей!

Умный буфер обмена

Хотя стандартный буфер обмена Windows может быть полезен, Office развивает его, добавляя целый ряд функций. Теперь вы знаете, как получить доступ к этому специальному буферу обмена, что он может делать и как извлечь из него максимум пользы.

Вы часто используете буфер обмена? Видите ли вы, что эта функция будет полезна в вашей повседневной жизни? Дайте нам знать в комментариях.