Как использовать матрицу Эйзенхауэра для управления задачами
У вас возникают трудности с приоритизацией задач или выполнением их в срок? Если вы готовы попробовать новую технику управления задачами, попробуйте матрицу Эйзенхауэра. С её помощью вы можете приоритизировать задачи на основе срочности и важности, что поможет вам определить, какие задачи следует выполнять в первую очередь.
Содержание
- Что такое матрица Эйзенхауэра?
- Как использовать матрицу Эйзенхауэра
- Инструменты и шаблоны матрицы Эйзенхауэра
- Часто задаваемые вопросы
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Как вы, возможно, уже догадались, название матрицы Эйзенхауэра происходит от 34-го президента Соединенных Штатов, Дуайта Д. Эйзенхауэра.
Будучи как политическим, так и военным лидером, он имел множество важных задач, которые нужно было выполнять каждый день. Это привело его к изобретению принципа Эйзенхауэра для управления своей рабочей нагрузкой. Эта техника помогла ему, а теперь и нам, приоритизировать задачи на основе срочности и важности.
У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не срочны. — Дуайт Д. Эйзенхауэр
Иногда матрицу называют матрицей срочности-важности или матрицей приоритетов, она организует задачи в удобной для управления сетке.
В сетке есть два столбца и два ряда. Там, где встречаются каждый столбец и ряд, у вас есть квадрант, всего четыре. Задачи помещаются в квадранты в соответствии с их уровнями срочности и важности.
Хотя вы можете видеть вариации в формулировках, концепция остается прежней.
- Срочные и важные (Квадрант 1): задачи, которые должны быть выполнены в первую очередь и до конца дня.
- Не срочные и важные (Квадрант 2): задачи, которые важны, но не срочны, поэтому их можно выполнить позже.
- Не важные и срочные (Квадрант 3): задачи, которые срочные, но не важные и должны быть делегированы другим.
- Не важные и не срочные (Квадрант 4): задачи, которые не являются ни срочными, ни важными и не должны выполняться вовсе.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра
Используя этот метод управления задачами, вы перестанете пытаться решить, какую задачу выполнять в первую очередь, так как матрица решает это за вас. Поместите свои задачи в их квадранты и просто начните работать над ними.
Когда придет время решить, в какой квадрант добавить ваши задачи, эти детали помогут вам отсортировать элементы в вашем списке.
- Квадрант 1 (Сделать, Сделать сейчас, Сделать сегодня): задачи, которые должны быть выполнены в первую очередь, сейчас или сегодня. Подумайте о задаче с дедлайном на сегодня, задаче, которая окажет негативное влияние, если не будет выполнена немедленно, или задачах из Квадранта 2, которые стали срочными.
- Квадрант 2 (Сделать позже, Запланировать, Спланировать): задачи, которые важны, но не срочны и могут быть запланированы. Это включает задачи, которые требуют планирования, имеют зависимость или не попадают (пока) в Квадрант 1. Многие из ваших задач, вероятно, попадут в этот квадрант.
- Квадрант 3 (Делегировать, Назначить): задачи, которые менее важны, но более срочны, которые вы должны делегировать кому-то. Это те дела, которые не требуют ваших особых навыков и могут быть назначены другому человеку. Это часто называют квадрантом делегирования.
- Квадрант 4 (Не делать, Удалить): задачи, которые вы не будете выполнять вовсе и можете удалить. Это могут быть задачи, которые вы переместили из других квадрантов, которые больше не важны или срочны, или те, которые вы считаете ненужными.
Инструменты и шаблоны матрицы Эйзенхауэра
Хотя вы можете легко использовать ваше текущее приложение для управления задачами и его встроенные инструменты, вам может понадобиться что-то конкретное для этого метода. Вы можете ознакомиться с этими инструментами и шаблонами матрицы Эйзенхауэра.
Используйте онлайн-матрицу Эйзенхауэра
Одним из замечательных веб-инструментов, который вы можете использовать, является Eisenhower.me. Он предлагает квадранты для Сделать первым, Запланировать, Делегировать и Не делать с несколькими полезными дополнительными функциями. Инструмент бесплатный, и вы можете войти с помощью Google, Facebook или электронной почты и пароля.
- После создания бесплатной учетной записи вы увидите вашу матрицу Эйзенхауэра, готовую для ваших задач. Введите вашу задачу в разделе “Создать новую задачу” квадранта.
- Матрица отображает общее количество задач в каждом квадранте вверху каждого, количество выполненных задач внизу каждого и статистику для всех выполненных задач вверху.
- Выберите три точки справа от задачи для дополнительных действий. Быстрые действия включают “Отметить как выполненное” и “Удалить”. Обратите внимание, что вы также можете отметить задачу как выполненную, используя галочку справа.
- Если вы выберете “Делегировать”, вы увидите новое окно сообщения, открывающееся с использованием вашего почтового сервиса по умолчанию, которое содержит детали для задачи, готовые для вас, чтобы закончить и отправить.
- Если вы выберете “Режим фокуса”, вам будет предложено ввести время, чтобы сосредоточиться на этой конкретной задаче. Когда время истечет, вы можете отметить задачу как выполненную, сбросить таймер или использовать “X” в верхнем левом углу, чтобы выйти и вернуться к матрице.
- Для дополнительных возможностей выберите значок шестеренки в верхнем правом углу. Вы можете изменить фон, установить время по умолчанию для режима фокуса, получать уведомления и изменить язык.
Используйте онлайн-менеджер задач и проектов
Онлайн-инструменты управления проектами, структурированные в формате Канбан, также отлично подходят для матрицы Эйзенхауэра. Они предоставляют вам визуализацию, необходимую для ваших квадрантов и задач. Вы можете использовать такие приложения, как Trello, Asana, Monday или MeisterTask. Для примера того, как настроить вашу матрицу с одним из этих инструментов, мы используем Trello.
- Создайте доску для вашей матрицы Эйзенхауэра и добавьте список для каждого квадранта, начиная с срочных, важных слева и заканчивая не срочными, не важными справа. По желанию вы можете включить список справа для выполненных задач.
- Вставьте карточку для каждой задачи в соответствующий список (квадрант). Выберите “Добавить карточку” и введите название задачи.
- Вы можете упорядочить задачи внутри квадранта в любом порядке. Перетащите карточку вверх или вниз, чтобы разместить её в нужной позиции. В качестве альтернативы выберите три точки в верхнем правом углу списка и выберите “Сортировать по”, чтобы упорядочить карточки по дате создания или в алфавитном порядке.
- По желанию откройте карточку, чтобы добавить больше деталей к задаче. Вы можете включить описание, добавить метки, ввести комментарии или вставить контрольный список.
- Если вам нужно переместить задачу из одного квадранта в другой, просто перетащите карточку из её текущего списка в новый.
- По мере выполнения задач в ваших списках вы можете открыть карточки и выбрать Архивировать, чтобы переместить их в архивированные элементы. Если вы включите список Выполнено, как упоминалось выше, просто перетащите карточку в него, когда завершите задачу.
Совет: Существует несколько других способов использовать Trello для управления проектами.
Используйте шаблон для Microsoft Word или Google Docs
Еще одним хорошим инструментом для матрицы Эйзенхауэра является шаблон с установленными квадрантами, готовыми к использованию. Если вы используете Microsoft Word или Google Docs, вы можете использовать этот бесплатный шаблон от Smartsheet.
- Когда вы откроете этот шаблон в любом из приложений, вы увидите цветные квадранты “Сделать”, “Решить”, “Делегировать” и “Удалить”, с коротким описанием назначения рядом с каждым.
- Просто введите задачи в квадранты в том порядке, в котором вы хотите их перечислить. Чтобы сделать списки аккуратными и чистыми, вы также можете вставить маркеры или создать нумерованные списки, если хотите.
- Когда вы завершите задачу, вы можете использовать формат текста с зачеркиванием, чтобы отметить её или просто удалить её из квадранта.
Примечание: вы также можете создать контрольный список в Microsoft Word.
Используйте шаблон для Excel или Google Sheets
Если вы предпочитаете шаблон для Microsoft Excel или Google Sheets, Vertex42 предлагает этот бесплатный шаблон матрицы Эйзенхауэра.
- Начните с добавления вашего имени или логотипа в верхнем правом углу, затем введите тему, заголовок или цель в поле ниже.
- Добавьте задачи в каждый квадрант в предоставленные строки.
- Если вам нужно переместить задачу из одного квадранта в другой, выберите ячейку и перетащите её в нужный квадрант.
- Удобной функцией этого шаблона является то, что он также включает флажки, чтобы легко отмечать выполненные задачи.
Попробуйте это: бесплатные шаблоны Excel для управления вашим бюджетом.
Часто задаваемые вопросы
Должен ли я ограничить количество задач в матрице?
Никогда не хорошо перегружать свой список задач, поэтому старайтесь не добавлять слишком много задач в квадранты матрицы Эйзенхауэра, чтобы избежать перегрузки.
В качестве правила, держите не более шести-восьми невыполненных задач в каждом квадранте одновременно. Если вы решите использовать онлайн-инструмент матрицы Эйзенхауэра, описанный здесь, вы можете выбрать получение уведомления, когда вы добавляете более восьми задач в квадрант.
Что такое упомянутый выше макет Канбан?
Визуальный макет используется в методе Канбан гибкого управления проектами, который использует доски, списки (или категории) и карточки. Используя эту систему, вы перемещаете карточки из одного списка в другой по мере продвижения по проекту, пока он не будет завершен.
Эта техника позволяет вам и вашей команде визуализировать этапы проекта и наблюдать, как задачи перемещаются через каждую фазу.
Какой хороший способ сосредоточиться на выполнении задач?
Может быть трудно сосредоточиться на выполнении задач, когда у вас есть множество отвлекающих факторов. Рассмотрите возможность использования полезного инструмента, доступного для вашего устройства.
Например, вы можете ознакомиться с приложением, которое поможет вам оставаться сосредоточенным при использовании мобильного устройства. Вы также можете посмотреть на функцию “Помощь в фокусе” в Windows или попробовать режим фокуса Apple на Mac.
Кредит изображения: Pixabay. Все скриншоты сделаны Сэнди Уритенхаус.
