Как просмотреть и восстановить изменения в Google Docs

Одно из больших преимуществ работы с документом в облаке — это возможность делиться им в реальном времени. Больше не нужно передавать правки, чтобы попытаться сохранить согласованность документа; теперь каждый может внести свой вклад в один и тот же документ и даже редактировать его одновременно. Хотя это очень полезно, возникают проблемы, которые естественным образом возникают, когда несколько человек редактируют один и тот же документ. Однажды вы можете открыть документ и обнаружить, что в нем было внесено много правок, с некоторыми из которых вы не согласны!

К счастью, в любом хорошем программном обеспечении, позволяющем совместное редактирование, есть способ узнать, кто внес какие изменения, и вернуть их к предыдущей версии. Вот как это сделать в Google Docs.

Также читайте: Как добавить рукописную подпись в Google Docs

Просмотр правок

В этом примере мы будем анализировать документ, который подвергся правкам. Кто-то попытался добавить изображение к этой статье о Тутанхамоне, но при этом случайно удалил абзац выше изображения, в котором обсуждалась его ранняя жизнь и родители.

К счастью, мы все еще можем восстановить абзац, даже несмотря на то, что он был удален. Сначала нажмите «Файл», затем «Просмотреть историю изменений». Вы также можете нажать горячую клавишу «Ctrl + Alt + Shift + H», хотя это может быть трудно запомнить!

История правок появится. Что происходит здесь, так это то, что Google Docs «помнит» разные состояния статьи по мере ее написания. Он также фиксирует, кто написал какую запись, так что вы можете вернуться назад и увидеть, кто редактировал документ.

Если мы пройдемся по истории, мы увидим, что наш документ редактировал Пол:

Мы можем щелкнуть по каждой правке, чтобы увидеть изменения, которые были внесены в этой версии истории документа. Обратите внимание, что вам нужно нажать на флажок «Показать изменения» внизу истории правок, чтобы увидеть их.

При просмотре изменений в правке любой текст, который был отредактирован, будет окрашен в тот же цвет, что и пользователь, который его редактировал. В данном случае цвет Пола — фиолетовый, поэтому все его правки будут отображаться фиолетовым. Окрашенный текст с линией через него — это то, что пользователь удалил, в то время как окрашенный текст без линии — это то, что было добавлено.

Просматривая правки, мы можем увидеть момент, когда Пол случайно удалил наш абзац:

Теперь, когда мы знаем, когда была внесена правка, пришло время восстановить ее!

Восстановление правок

Сначала мы выберем правку сразу перед удалением абзаца.

Теперь в верхнем левом углу есть кнопка под названием «Восстановить эту правку». Нажмите на нее.

Затем нажмите «Восстановить» в появившемся всплывающем окне.

Документ теперь возвращается к своему старому состоянию. Обратите внимание, что любые правки, внесенные после этого конкретного момента времени, все еще сохранены. Возврат к более старой правке не приведет к автоматическому удалению или перезаписи любых правок, которые были внесены позже. Мы можем использовать это, чтобы перенести содержимое, добавленное в более новых правках, в эту, чтобы мы могли сохранить удаленный абзац, а также убедиться, что работа нашего коллеги все еще цела.

Функция «Предложения» в Google Docs

В будущем, если вы хотите избежать этих головных болей, скажите своим авторам включить режим «Предложения». Вы можете сделать это, нажав на поле в правом верхнем углу, где написано «Редактирование», и изменив его на «Предложения». На момент написания нет способа заставить авторов использовать этот режим, поэтому вам придется попросить их сделать это вручную. Если вы оба редактируете файл одновременно, вы можете сделать это через чат документа.

Когда люди редактируют документ с включенными предложениями, изменения будут отображаться как предложение, а не как фактическая правка. Это означает, что вы не можете физически удалить текст; если вы попытаетесь, Google Docs просто отметит текст для удаления. Точно так же, если вы что-то добавите, Google Docs добавит это как предложенное дополнение к статье. Журнал каждой правки появится справа и позволит автору объяснить свои правки, если он захочет.

Чтобы изменения стали «реальными», их необходимо принять или отклонить. Это делается с помощью полей, которые появляются справа от любых изменений.

Если вы нажмете на флажок, правка принимается и внедряется в документ. Если вы нажмете на символ крестика, изменение возвращается к тому, что было изначально. В приведенном выше примере, если наш коллега использовал предложения для внесения своих правок, мы могли бы принять запрос на добавление его изображения и абзаца и отклонить запрос на удаление нашего абзаца. Намного проще!

Редактирование правок

При сотрудничестве с другими может быть неприятно видеть, как важные части случайно удаляются или изменяются. С помощью истории правок вы можете найти последнее идеальное состояние документа и вернуться к нему. Еще лучше, с включенным режимом «Предложения» вы можете просмотреть каждое изменение и одобрить или отклонить его по своему усмотрению.

Вы регулярно используете Google Docs для совместной работы над документами? Дайте нам знать ниже!