Лучшие функции Gmail, которые вы должны знать, чтобы улучшить опыт работы с электронной почтой

Вы не увидите много крупных обновлений в функциях Gmail. В некотором смысле, он оставался неизменным на протяжении многих лет, в то время как конкуренты, такие как Outlook, кажутся теми, кто постоянно меняется в соответствии с капризами легко отвлекающегося дизайнера. В этой статье мы покажем вам, как повысить свою продуктивность, используя ряд менее известных функций Gmail во время вашей электронной переписки.

Содержание

• 1. Отложить
• 2. Легкое форматирование электронной почты
• 3. Умные ответы
• 4. Конфиденциальный режим
• 5. Управление спамом
• 6. Установить пользовательские жесты свайпа
• 7. Предотвратить случайные действия
• 8. Забыть напоминания
• 9. Быстро установить сообщение об отсутствии

1. Отложить

Мы не призываем вас откладывать ответ на важные электронные письма до более позднего срока, но иногда у вас просто нет выбора! Функция “Отложить” скрывает электронное письмо, а затем возвращает его в верхнюю часть вашего почтового ящика в день и время, которые вы укажете.

Чтобы отложить электронное письмо, просто щелкните правой кнопкой мыши, нажмите “Отложить”, затем выберите время, на которое вы хотите его отложить. Если указанные времена не подходят вашему расписанию, вы можете изменить настройки по умолчанию для “Отложить” в Google Keep. (Они также применяются к Gmail.)

Перейдите в Google Keep, нажмите на значок шестеренки -> Настройки, затем измените настройки напоминаний на те, которые вам подходят.

2. Легкое форматирование электронной почты

Эта функция часто игнорируется – вы можете быстро форматировать электронные письма, которые пишете на своем телефоне, с легкостью.

Просто откройте новое электронное письмо, долго нажмите на пустое пространство и затем нажмите “Формат”, чтобы открыть меню параметров форматирования текста, которые варьируются от изменения цвета текста, подчеркивания текста и многого другого.

3. Умные ответы

Я долго откладывал “революцию Умных ответов” на смартфонах, но, похоже, она достаточно популярна, чтобы перейти на настольную версию.

Для непосвященных, Умные ответы – это готовые быстрые ответы, связанные с полученным вами электронным письмом. Это удобное средство экономии времени, хотя в этом есть что-то дистопическое и “смерть языка”.

4. Конфиденциальный режим

Конфиденциальность имеет большое значение для многих людей, именно поэтому Google добавил “Конфиденциальный режим” в свое приложение Gmail, чтобы дать пользователям контроль над электронными письмами, содержащими чувствительную или личную информацию.

Чтобы получить доступ к Конфиденциальному режиму на вашем устройстве, откройте приложение Gmail, затем нажмите кнопку “Создать” в нижнем правом углу экрана. Теперь найдите меню с тремя точками в верхнем правом углу, нажмите на него и выберите “Конфиденциальный режим”.

Теперь вы можете установить дату истечения срока действия вашего сообщения, которая варьируется от одного дня до пяти лет, после чего сообщение автоматически удалится. Если вы планируете отправить еще более чувствительное письмо, будет разумно установить пароль/пароль по SMS. Эти пароли генерируются случайным образом Google и отправляются безопасно получателям.

Также читайте: Как настроить автоматическую переадресацию в Gmail

5. Управление спамом

Существует много скрытых функций, которые Google утверждает, могут бороться с 99,9% мошенничеством и ненадежными электронными письмами. (Нет способа это проверить, но, тем не менее.)

Более ощутимо, когда вы помещаете электронные письма в папку Спам, Gmail теперь спрашивает, хотите ли вы, чтобы он попытался отписаться вас от списка рассылки отправителя, что заботливо. Также, если Gmail обнаруживает, что вы никогда не открываете электронные письма от определенных регулярных отправителей, он теперь спросит, хотите ли вы заблокировать этого отправителя.

6. Установить пользовательские жесты свайпа

Gmail для Android позволяет вам легко назначать разные действия для ваших жестов свайпа. Свайп влево или вправо по сообщению по умолчанию архивирует сообщение, но если вы хотите, вы можете изменить это.

В вашем приложении Gmail нажмите на меню “гамбургер“, расположенное в верхнем левом углу, найдите Настройки внизу, нажмите на него и выберите “Общие настройки”. Оттуда выберите “Действия свайпа”.

Отсюда вы можете сопоставить свои свайпы с одним из следующих действий: Архивировать, Удалить, “Пометить как прочитанное/непрочитанное”, “Переместить в” и “Отложить”. Выберите тот вариант, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Также читайте: Как отозвать или отменить отправку электронного письма в Gmail

7. Предотвратить случайные действия

Это случается с каждым из нас в какой-то момент – отправка почты, прежде чем она будет готова, или случайное удаление электронного письма, потому что мы отвлеклись. К счастью, Gmail предлагает способ предотвратить эти небольшие ошибки. Это крайне полезно для тех из нас, кто часто витает в облаках.

Следуя описанному выше пути, перейдите в “Общие настройки”, затем найдите опцию “Подтверждение действия” и выберите одну из трех опций: “Подтверждать перед удалением”, “Архивировать” или “Отправка”.

Например, когда вы хотите удалить сообщение, Gmail попросит вас подтвердить. Обратите внимание, что этот трюк работает только тогда, когда вы удаляете электронные письма классическим способом – открывая одно электронное письмо за раз и нажимая на значок корзины в верхнем правом углу. Странно, но эти подтверждения не появляются, если вы свайпаете, чтобы удалить свои сообщения. Хотя опция отмены действия появляется внизу экрана сразу после того, как вы удалили электронное письмо таким образом, вы можете вернуть его, если будете действовать быстро.

8. Забыть напоминания

Одна из функций Gmail заключается в том, что он может автоматически напоминать вам о необходимости ответить на электронные письма, которые вы недавно получили, предлагая “Ответить и следить”. Однако многие пользователи находят это менее полезным и просто раздражающим. Если вы относитесь к последней категории, вам следует знать, что вы можете отключить это.

Чтобы сделать это самостоятельно, вам нужно вернуться в “Настройки Gmail -> Выберите свою учетную запись Google -> Напоминания -> Ответить и следить”. Нажмите на функцию и снимите отметку с обеих опций. Теперь вы можете спокойно отдыхать, зная, что вас больше не будут беспокоить менее чем тонкие напоминания Gmail.

9. Быстро установить сообщение об отсутствии

Планируете взять несколько дней выходных? Установите собственное сообщение об отсутствии в Gmail, не вызывая техническую поддержку. Это довольно просто. Следуйте тому же пути, описанному выше, но вместо этого найдите “Автоответчик” в разделе Общие.

Нажмите на опцию и начните добавлять свои данные, начиная с дат, в которые вы будете отсутствовать. Кроме того, вы можете добавить короткое сообщение, чтобы сообщить людям, что вы не будете доступны в указанный период времени и к кому они могут обратиться в случае экстренной ситуации. Это супер просто!

Хотите продолжать открывать новые функции Gmail? Вам может быть интересно узнать, как получить доступ к Gmail с вашего рабочего стола или включить и использовать Gmail в оффлайне.

Кредит изображения: приложения Google mail на iphone 6s от DepositPhotos