Почему Excel — единственный инструмент управления проектами, который мне нужен

Я пробовал множество инструментов управления проектами, но постоянно возвращаюсь к Excel для управления проектами. Хотя он может не подойти всем, это простое, но эффективное решение, которым вы уже умеете пользоваться.

Бесплатно для начала

Сложно спорить с бесплатным. Я обнаружил, что многие инструменты управления проектами, которые я хотел использовать, скрывали некоторые из лучших функций за платным доступом. В Excel почти все бесплатно с самого начала. Я столкнулся только с парой вариантов форматирования, которые требовали подписки на Office 365, хотя подписка имеет свои преимущества.

Excel можно использовать бесплатно онлайн. Вы даже получаете 5 ГБ бесплатного хранилища для документов Office.

Если вам нужен бесплатный настольный вариант, существует множество бесплатных альтернатив Excel.

Я уже знаю, как им пользоваться

Использование Excel для управления проектами стало очевидным выбором, когда я понял, что не нужно тратить часы или недели на изучение, как им пользоваться. Я использую его уже много лет. Если вы уже знаете, как создавать формулы, улучшать внешний вид с помощью форматирования и организовывать свои вкладки, у вас есть все, что нужно для управления почти любым проектом.

Сэкономленное время на изучении чего-то нового я потратил на создание нескольких шаблонов для новых проектов.

Множество бесплатных и недорогих шаблонов

Я понимаю, что многим людям не нравится разрабатывать электронные таблицы, но простые строки и столбцы сливаются воедино и не так эффективны для управления проектами.

Просто начните с бесплатного или недорогого шаблона управления проектами. Вы найдете множество вариантов в самом Excel. Они позволяют отслеживать задачи, сроки, бюджеты и многое другое. Все, что вам нужно сделать, это ввести свои данные и наслаждаться.

Полная настройка под мои нужды

Большинство инструментов управления проектами предоставляют минимальные возможности для настройки. Конечно, я могу изменить цвета и, возможно, даже добавить/удалить некоторые поля, но я привязан к их макету, который не всегда эффективен для меня.

Используя Excel для управления проектами, я имею полный контроль над тем, как все выглядит и ощущается. Он даже не обязательно должен выглядеть как электронная таблица.

Признаюсь, что на полную настройку электронной таблицы уходит время. Тем не менее, вы можете использовать ее, пока вносите изменения. Например, у меня есть электронная таблица, которую я создал более десяти лет назад для отслеживания сроков, и я все еще время от времени вношу в нее изменения.

Легко расширять или копировать

Вам не всегда нужно создавать новую электронную таблицу Excel с нуля для каждого проекта. Изменились ваши требования? Просто отрегулируйте свою электронную таблицу. Добавили новых членов команды? Расширьте свою таблицу вкладками для каждого нового участника.

Мне нравится иметь отдельную электронную таблицу для каждого клиента. Вы можете предпочесть другую электронную таблицу для каждого отдельного проекта или даже просто новую каждый год, чтобы лучше отслеживать результаты. Как только я создам одну, я могу просто скопировать ее и внести несколько изменений, чтобы начать с нового клиента или проекта.

Просто перейдите в Файл -> Создать копию.

Я могу делиться ею с другими

Если я работаю с кем-то другим или небольшой командой, легко поделиться своей электронной таблицей с другими. Даже если у человека нет Excel, он все равно может получить к ней доступ бесплатно онлайн или скачать и использовать с бесплатной альтернативой Excel.

Поскольку форматы файлов Excel так популярны, большинство бесплатных альтернатив могут быть прочитаны и сохранены в этих форматах. Если я хочу поделиться, не позволяя никому редактировать, я могу просто поделиться ею в формате PDF.

Что мне нравится, так это то, что я могу делиться своими электронными таблицами и знать, что другие, скорее всего, уже знают, как использовать все. Мы можем обновлять детали по мере необходимости, не задавая слишком много вопросов о самом инструменте управления проектами.

Условное форматирование помогает мне оставаться на пути

Это простая вещь, но условное форматирование — одна из моих любимых функций при использовании Excel для управления проектами. Я открываю свою таблицу и мгновенно вижу цветовую кодировку, показывающую предстоящие сроки и то, отстаю ли я.

Я также могу видеть, получена ли оплата за проект или мне нужно отправить напоминания по электронной почте и т. д. Мне просто нужно настроить условное форматирование для конкретных ячеек, и я готов. Я могу выделять ячейки, добавлять цветовые шкалы и вставлять формулы.

Перейдите в Главная -> Условное форматирование. В зависимости от того, как настроена ваша панель инструментов, вам может потребоваться сначала перейти в Главная -> Стили.

Создайте разные вкладки для различных аспектов

Как и с любым инструментом управления проектами, вам нужно больше, чем просто список задач. Вам понадобятся сроки, список задач, кто за что отвечает, заметки, контактные данные, бюджет и многое другое. Создание поля поиска для быстрого нахождения деталей в вашей электронной таблице — хорошая идея для более сложных дизайнов.

Используя Excel для управления проектами, просто создайте отдельную вкладку или лист для каждого аспекта. Имеете один для вашего бюджета, другой для контактов, еще один для задач и заметок, и еще один для вашего графика.

Каждый лист может выглядеть совершенно по-разному. Например, отслеживайте график вашего проекта, создавая диаграмму Ганта. Хотя вы можете сделать это с нуля, я бы предложил использовать бесплатный шаблон, такой как этот, который вы также можете найти, выполнив поиск в Excel.

Для больших команд Excel может не всегда быть лучшим вариантом. Но если вы немного креативны и хотите сэкономить деньги, Excel идеально подходит для управления почти любым проектом как индивидуально, так и в небольшой команде.

Кредит изображения: Pexels. Все скриншоты от Кристал Краудер.