줌 사용 시 해야 할 7가지 (하지만 아마 하지 않고 있을 것들)
저희 직장은 모든 내부 및 클라이언트 회의에 줌을 사용합니다. 따라서 저는 효율성을 극대화하고 클라이언트에게 최상의 경험을 제공하기 위해 여러 줌 기능과 통합을 사용합니다. 만약 여러분도 업무나 개인 용도로 정기적으로 줌을 사용한다면 이러한 제안을 활용해 보시기를 강력히 추천합니다.
1. 구글 캘린더와 동기화하여 회의 링크 자동 전송
줌의 가장 편리한 기능 중 하나는 구글 캘린더와의 원활한 통합입니다. 줌을 구글 캘린더와 동기화하면 혼란을 피하고 회의 링크를 자동으로 전송하여 시간을 절약할 수 있습니다. 이는 반복 회의에 특히 유용하며, 링크는 항상 모든 참가자가 자신의 캘린더를 통해 이용할 수 있습니다.
구글 캘린더를 줌과 설정하려면 줌 앱 마켓플레이스로 가서 구글 워크스페이스 통합을 검색하세요.
설치 후, 줌이 여러분의 구글 계정에 접근할 수 있도록 허용해야 합니다. 몇 번의 클릭 후, 여러분의 구글 캘린더의 모든 회의는 자동으로 줌 회의 링크를 받게 됩니다.
2. 방해를 피하기 위해 설정 변경
원격 근무는 훌륭하지만, 그에 따른 방해 요소도 많습니다. 다행히도, 줌 계정에서 몇 가지 설정을 변경하여 회의 중 배경 소음이나 의도치 않은 방해를 최소화할 수 있습니다.
예를 들어, 모든 회의에 입장할 때 음소거 상태로 설정하세요. 이는 특히 집에서 개나 다른 가족과 함께 일하는 경우 다른 사람의 배경 소음이 발생하는 것을 방지합니다. 웹 앱이나 데스크탑 앱에서 설정 -> 오디오로 가서 회의에 참여할 때 내 마이크 음소거를 활성화하세요.
마찬가지로, 대기실을 활성화하여 사람들이 여러분(또는 여러분의 계정을 사용하는 호스트)이 입장하기 전에 참여하지 못하도록 할 수 있습니다. 웹에서 계정에 로그인하고 설정 -> 회의 -> 보안으로 이동한 후 대기실 설정을 켭니다.
채팅 기능 비활성화, 화면 공유 끄기(또는 켜기), 비디오 제어 등 여러 다른 설정도 조정할 수 있습니다.
3. 갤러리 보기 사용하여 모든 참가자 보기
보통 줌 회의는 협업을 위한 것입니다. 따라서 모든 사람을 동시에 볼 수 있어야 합니다. 스피커 보기(스피커만 표시됨)에서 갤러리 보기(최대 49명의 사용자 비디오 피드를 동시에 볼 수 있음)로 설정을 변경하여 누가 보이는지를 제어할 수 있습니다.
회의 중, 여러분이 호스트인지 여부에 관계없이 줌 창의 오른쪽 상단 모서리에 있는 보기 버튼을 클릭하세요. 다음으로 갤러리를 선택하여 참가자 그리드를 표시합니다.
4. 고급 화면 공유 기능 활성화
화면 공유는 가상 환경에서 가르치거나 협업하는 훌륭한 방법이 될 수 있습니다. 그러나 줌은 기본적으로 모든 사람이 전체 화면을 공유할 수 있도록 설정되어 있어 특정 상황에서는 문제가 될 수 있습니다. 더 고급 화면 공유 설정을 활성화하면 특정 애플리케이션, 화면의 일부 또는 오디오만 표시할 수 있습니다.
화면 공유 권한을 제어하려면 설정 -> 회의 중 (기본) -> 화면 공유로 이동하세요. 누가 공유할 수 있는지, 한 번에 몇 명이 공유할 수 있는지, 사람들이 화면 공유를 차지할 수 있는지 여부를 선택할 수 있습니다.
하지만 이것이 유일한 고급 기능은 아닙니다: 라이브 회의 중에 더 많은 기능을 찾을 수 있습니다. 줌 창 하단의 화면 공유를 클릭하여 제어판을 엽니다.
변경할 수 있는 몇 가지 설정은 다음과 같습니다:
- 공유할 화면 또는 애플리케이션의 섹션
- 소리를 공유할지 여부
- 클라우드 저장소에서 문서를 공유할지 여부
- 화면 공유 보기의 레이아웃
- 보조 카메라 보기, 비디오 파일 공유 및 AirPlay를 사용하여 무언가를 표시하는 추가 옵션
5. 주석 옵션 사용해 보기
주석은 복잡한 점을 명확히 하고 협업을 촉진할 수 있습니다. 사람들에게 항목을 강조하거나 다른 사람들이 봐야 할 것에 주의를 끌거나, 구두 설명을 위한 시각 자료를 추가하는 훌륭한 방법입니다. 이는 아마도 제가 가장 좋아하는 줌 기능 중 하나입니다.
주석 도구를 사용하는 것은 쉽습니다. 화면 공유 중 도구 모음에서 주석 버튼을 클릭하세요.
펜, 형광펜 또는 텍스트 상자와 같은 도구를 사용하여 화면에 주석을 추가하세요. 지우기 버튼을 사용하여 주석을 지울 수 있습니다.
6. Otter.ai 또는 유사한 전사 도구 설정
저는 회의 중에 말한 모든 내용을 기록하는 데 종종 어려움을 겪습니다. 그런 일이 발생하면 다시 돌아볼 수 있는 전사가 있으면 도움이 됩니다. 줌은 비디오를 녹화하지만, 저에게는 대화 내용을 서면 형식으로 갖는 것이 더 따라가기 쉽습니다.
여러 전사 도구를 사용할 수 있지만, 여기서는 제가 선호하는 Otter.ai를 사용하는 단계입니다.
Otter.ai 또는 유사한 도구로 계정을 설정한 후, 개인 -> 설정 -> 녹화로 가서 녹화 설정을 확인하세요.
다음 옵션이 설정되어 있는지 확인하세요:
- 클라우드 녹화: 활성화됨
- 오디오 전용 파일 녹음: 활성화됨
- 클라우드 녹화 공유 허용: 활성화됨
- 자동 녹화: 활성화됨
- 클라우드에 녹화: 활성화됨
- IP 주소 접근 제어: 비활성화됨
- 클라우드 녹화를 보기 전에 사용자 인증 요구: 비활성화됨
- 공유된 클라우드 녹음에 접근하기 위한 비밀번호 요구: 비활성화됨
- 기본적으로 주문형으로 녹화 설정: 비활성화됨
그 후, 전사 서비스(Otter.ai)로 돌아가서 줌과 전사 플랫폼을 연결해야 합니다. 이 단계는 전사 프로그램에 따라 다를 수 있지만, 대부분은 꽤 간단합니다.
7. 녹화를 클라우드 저장소에 자동 저장
전사는 회의 중에 말한 아이디어를 잘 기록하지만, 나중에 비디오 영상을 보고 싶을 수도 있습니다. 줌은 녹화를 쉽게 저장할 수 있도록 하지만, 하드 드라이브나 줌의 저장소에서 많은 공간을 차지할 수 있습니다. 다행히도, Zapier와 같은 도구를 사용하면 구글 드라이브나 드롭박스에 녹화를 자동으로 저장하는 것이 쉽습니다.
줌과 Zapier 계정이 모두 필요합니다. 이 두 플랫폼을 통합하면 “새 녹화” 이벤트를 트리거로 하는 zap을 만들 수 있습니다.
구글 드라이브로 가서 녹음이 업로드될 폴더를 생성하세요. Zapier로 돌아가서 파일 업로드를 Google Drive로 설정한 후, 생성한 폴더를 지정하세요.
줌 설정을 몇 가지 소소한 조정으로 회의 중 방해 요소를 줄이고 시간을 절약할 수 있습니다. 슬랙과 같은 다른 도구와 줌을 통합하고 작업 일상의 다른 부분을 자동화하는 방법을 알아보려면 계속 읽어보세요.
이미지 출처: Canva. 모든 스크린샷은 Megan Glosson이 촬영했습니다.
