이메일에서 프로젝트를 CoordinateHQ로 빼내세요

클라이언트 서비스 환경에서, 클라이언트 협업을 위한 전통적인 도구 세트는 업그레이드가 필요합니다. 단절된 도구에 의존하는 팀은 정보 흐름, 커뮤니케이션 및 전반적인 프로젝트 효율성에 어려움을 겪고 있습니다. 시장에는 많은 프로젝트 관리 도구가 있지만, CoordinateHQ는 비즈니스와 클라이언트 및 프리랜서와 같은 외부 당사자 간의 협업을 간소화하기 위해 특별히 개발되었습니다. 우리는 이 소프트웨어를 테스트하고 이 리뷰에서 우리의 인상을 제공할 기회를 가졌습니다.

이 기사는 후원된 기사이며 CoordinateHQ 덕분에 가능했습니다. 실제 내용과 의견은 저자의 고유한 견해이며, 후원된 게시물일지라도 편집 독립성을 유지합니다.

목차

• CoordinateHQ란?
• 사용자 경험 정의하기
• 프로젝트 만들기
• 워크플로우 설정하기
• 프로젝트 관리하기
• 가격
• 최종 생각

CoordinateHQ란?

2020년, 숙련된 클라이언트 관리 전문가인 Rick Morrison(CEO)와 Jud Gardner(CTO)에 의해 출시된 CoordinateHQ는 산업 전반에 걸쳐 클라이언트 서비스 운영을 혁신하는 것을 목표로 합니다. 전통적인 협업 도구의 한계를 탐색한 자신의 경험에서 영감을 받아, 이 플랫폼은 외부 클라이언트와의 커뮤니케이션 및 프로젝트 관리를 간소화하는 새로운 솔루션을 제공합니다.

사용자를 염두에 두고 설계된 CoordinateHQ는 빠르고 쉽게 채택할 수 있는 간단하고 직관적인 인터페이스를 제공합니다. 협업에 중점을 두어 클라이언트가 실시간으로 프로젝트 세부정보에 접근할 수 있도록 하여 원활한 협업을 촉진합니다. 긴 이메일 교환을 대체함으로써 이 도구는 투명한 커뮤니케이션을 촉진하고 협업 효율성을 향상시킵니다.

시작하기

CoordinateHQ를 사용해 볼 준비가 되었다면, 공식 웹사이트로 가서 오른쪽 상단의 무료 시작 버튼을 클릭하세요. 비즈니스 용도로 사용하는 경우 작업 이메일을 추가하거나 Google 계정으로 가입하세요. 그렇게 하면 첫 번째 프로젝트를 시작하는 데 필요한 대부분의 기능에 접근할 수 있는 무료 CoordinateHQ 2주 체험판을 잠금 해제할 수 있습니다. 도구가 어떤 것인지 볼 기회도 주지 않고 신용 카드 정보를 요구하지 않는 점은 정말 좋습니다.

CoordinateHQ는 당신이 집에 있는 듯한 느낌을 주기 위해 최선을 다합니다. 플랫폼에 로그인하면, 기능을 통해 적극적으로 안내하여 빠르게 익숙해질 수 있도록 도와줍니다. 저는 소개 비디오로 시작한 후, 프로젝트 만들기 및 첫 번째 협업자 초대와 같은 미니 작업을 진행했습니다. 최대 효율성을 위해 이 방법을 사용할 수도 있고, 원하신다면 혼자서 도구를 탐색할 수도 있습니다. 저는 두 가지를 혼합하여 진행했습니다.

사용자 경험 정의하기

처음에 CoordinateHQ 인터페이스는 다소 실망스러워 보입니다. 대부분 검정, 흰색 및 회색 요소로 구성된 중립적인 색 구성표를 특징으로 하여 기능성을 강조합니다. 다행히도, 약간의 변화를 줄 수 있습니다. 원활한 브랜드 통합을 위해, CoordinateHQ는 사용자가 회사 로고를 업로드하고 브랜드 팔레트를 반영하는 색상을 선택할 수 있도록 허용합니다.

전용 설정 페이지를 통해 플랫폼을 개인화하세요. 디스플레이 오른쪽 상단에서 이름을 클릭하고 설정을 선택하세요. 왼쪽 메뉴의 계정 설정에서 로고 및 브랜드를 클릭하세요.

프로젝트 만들기

CoordinateHQ의 직관적인 인터페이스는 프로젝트 생성을 쉽게 합니다. 프로젝트 메뉴로 이동하여 프로젝트 추가를 선택하여 첫 번째 프로젝트를 시작하세요. 템플릿 섹션도 확인하세요. 저는 정말 유용한 옵션 몇 가지를 발견했습니다. 이 기사에서는 실제로 클라이언트를 위한 디자인 프로젝트 템플릿을 사용했습니다.

이것은 자동으로 프로젝트 개요를 생성합니다. 프로젝트의 고유한 세부정보(요약, 목표 등)를 채우는 작업을 할 수 있습니다. Trello와 같은 앱의 카드 스타일 레이아웃을 더 선호한다고 인정해야 하지만, CoordinateHQ의 프로젝트 개요 디자인은 확실히 작업을 수행합니다.

프로젝트 페이지에서 클라이언트(외부) 또는 팀원(설정에서 이전에 추가한)으로 협업자를 추가할 수 있습니다. 그들이 CoordinateHQ에 로그인하면, 그들의 역할에 따라 프로젝트 개요 및 기타에 접근할 수 있습니다. 설정에서 사용자의 권한을 수정하세요. 청구 관리자는 가장 높은 접근 수준을 가지며, 관리자는 자신이 소유자 또는 협업자인 프로젝트에만 접근할 수 있습니다.

작업 추가하기

새 작업을 추가하려면 계획 편집 버튼을 클릭하세요. 작업에 대한 설명과 마감일을 추가하세요. 체크리스트를 포함하거나 파일을 첨부하거나 태그를 추가할 수도 있습니다. 클라이언트나 내부 팀원 등에게 할당하는 것을 잊지 마세요.

CoordinateHQ에는 프로젝트에서 작업하는 사람들에게 역할을 할당하여 공통 책임을 쉽게 관리할 수 있는 유용한 옵션이 있습니다. 설정으로 가서 데이터 관리 아래의 프로젝트 역할을 클릭하세요. 기본 역할은 프로젝트 관리자이며, 이는 편집할 수 없는 역할입니다(하지만 프로젝트 페이지에서 추가 역할을 할당할 수 있습니다).

이 역할은 자동으로 청구 관리자에게 할당되지만, 클라이언트나 디자이너와 같은 다른 역할을 생성할 수 있습니다. 그런 다음 협업자의 이메일 주소를 역할에 연결하여 누가 누군지 항상 기억할 필요가 없게 할 수 있습니다.

작업에 역할을 할당하면 시스템이 자동으로 해당 직위를 가진 사용자에게 재할당합니다. 예를 들어, 디자이너에게 로고 재디자인 작업을 할당할 수 있습니다. 이전에 이 역할을 팀원 중 한 명에게 할당했다면, 작업 위에 마우스를 올리면 그들의 이름이 표시됩니다.

작업이 생성되면, 외부 협업자는 자신의 CoordinateHQ 대시보드에서 알림을 볼 수 있어 즉시 할당된 팀원에게 메시지를 시작할 수 있습니다. 이는 실시간으로 상호작용하는 느낌을 주며, 프로젝트에 대한 최신 소식을 확인하기 위해 메일함을 강박적으로 새로 고칠 필요가 없습니다.

워크플로우 설정하기

CoordinateHQ는 이메일을 지속적으로 확인하지 않더라도 중요한 클라이언트 업데이트를 놓치지 않도록 보장합니다. 당신과 당신의 팀(클라이언트를 포함하여)은 프로젝트 세부정보, 업데이트 및 실행 가능한 항목을 위한 단일 출처를 가지고 있습니다. 더 이상 메일함을 뒤지거나 파일의 최신 버전이 어디에 있는지 궁금해할 필요가 없어져, 더 원활한 워크플로우와 시간 낭비를 줄일 수 있습니다.

CoordinateHQ로 워크플로우를 개선하는 방법의 예를 들어보겠습니다. 클라이언트의 웹 포털을 재설계하고 있으며, 새로운 제품이 그들의 전자 상점에 들어올 때마다 알아야 한다고 가정해 보겠습니다. 클라이언트는 새로운 제품이 배포될 때마다 별도의 이메일을 보내지 않아도 됩니다. 대신, 설정을 통해 CoordinateHQ에서 양식을 만들 수 있습니다. 데이터 관리에서 양식으로 이동하고 원하는 정보 필드를 양식에 추가하세요. 예를 들어, 제품 이름 및 가격을 추가할 수 있습니다.

CoordinateHQ 대시보드로 돌아가서 양식을 시작할 작업 링크를 추가할 수 있습니다. 이는 클라이언트가 자신의 CoordinateHQ 대시보드에서 직접 정보를 추가할 수 있음을 의미합니다. 양식을 작성하면 자동으로 프로젝트 개요에 새로운 작업이 생성되어 나중에 사용할 수 있는 모든 세부정보를 캡처합니다. 매우 쉽고 편리하며 설정하는 데 몇 분밖에 걸리지 않습니다. 작업에 양식을 포함할 수도 있습니다.

프로젝트 참가자는 CoordinateHQ에서 최신 업데이트 및 새로운 작업에 대한 진행 이메일을 받지만, 여러 당사자에서 관련이 있을 수도 있고 없을 수도 있는 수많은 이메일 스레드를 주의 깊게 살펴보는 것보다 한 출처에서 이메일을 추적하는 것이 훨씬 더 쉽습니다.

프로젝트 관리하기

프로젝트 관리에 관해서는, CoordinateHQ가 매우 쉽게 만들어 줍니다. 상단 메뉴에서 프로젝트를 클릭하여 지금까지의 모든 프로젝트를 빠르게 개요할 수 있습니다. 프로젝트 상태, 태그, 관리자 등과 같은 한눈에 볼 수 있는 정보를 확인할 수 있습니다. 특정 기준에 따라 프로젝트를 보기 위해 필터를 사용할 수 있습니다. 모든 작업을 보려면 작업 탭으로 전환할 수 있습니다.

표에 더 많은 정보를 추가하고 싶다면, 오른쪽 상단의 기어 모양 아이콘을 클릭하세요. 저는 완료된 작업 % 필드를 추가했습니다. 하지만 목록에 없는 것을 추가하고 싶다면 어떻게 할까요?

설정으로 가서 데이터 관리 아래의 사용자 정의 필드를 클릭하세요. 예를 들어, 프로젝트가 지불되었는지 여부를 나타내는 체크박스를 도입할 수 있습니다.

프로젝트 보기로 돌아가서 기어 아이콘을 클릭하면, 표에 체크박스를 추가할 수 있는 옵션이 표시됩니다.

가격

무료 체험이 만료되면, CoordinateHQ를 계속 사용하려면 유료 플랜으로 업그레이드해야 합니다. 사용자당 월 $65의 Pro 패키지가 있으며, 이는 사용자 정의 도메인 이름 구성 및 최대 100GB 파일 저장소를 포함하여 몇 가지 추가 옵션을 잠금 해제합니다.

CoordinateHQ는 기업 등급도 제공하지만, 구체적인 사항을 논의하기 위해 영업 팀에 문의해야 합니다.

최종 생각

CoordinateHQ를 사용하는 동안, 이 도구가 명확한 커뮤니케이션, 조직된 작업 관리 및 실시간 협업을 촉진하여 효율적인 프로젝트 관리를 촉진한다는 것을 발견했습니다. 궁극적으로 프로젝트 완료를 더 빠르게 이끌어냅니다.

업데이트가 쉽게 묻히거나 잃어버릴 수 있는 이메일과 달리, CoordinateHQ는 실시간 활동 피드를 제공하여 모든 사람이 최신 프로젝트 개발에 대해 정보를 얻고 이메일 및 상태 업데이트의 왕복을 최소화합니다. 매일 CoordinateHQ 대시보드를 확인하는 것만 기억하면 됩니다!

플랫폼의 사용 용이성은 정말 인상적이었습니다. 게다가, 만약 문제가 생기면, CoordinateHQ와 쉽게 연결하여 일대일 세션을 받을 수 있어 특정 상황에서 정말 유용합니다.

전반적으로 인터페이스에 감명을 받았지만, 작업 설명과 같은 필드를 수동으로 추가하는 것은 다소 번거로웠습니다. 기본적으로 작업 설명을 위한 필드를 추가함으로써 쉽게 제거할 수 있는 추가 단계처럼 느껴졌습니다. 또한 프로젝트를 타임라인에서 볼 수 있는 캘린더 보기 옵션이 없다는 점도 눈에 띄었습니다. 따라서 이를 위해 다른 도구에 의존해야 할 수도 있습니다.

긍정적인 점은 이 프로그램이 Webhook API + Zapier 통합(더 많은 옵션이 추가될 예정)을 제공하므로 기능을 크게 향상시키고 다양한 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 예를 들어, 사용자는 Zapier를 통해 Google 캘린더와 같은 선호하는 캘린더 앱과 CoordinateHQ를 통합할 수 있습니다.

결론적으로, CoordinateHQ는 워크플로우를 크게 개선하고 성공적인 프로젝트 실행을 촉진하는 강력한 도구임을 입증했습니다.