Microsoft Outlook에서 조건부 서식 사용하기

Outlook 받은 편지함에서 이메일을 빠르게 찾고 싶을 때, 조건에 따라 자동으로 폰트 서식을 적용할 수 있습니다. 그런 다음, 해당 조건을 충족하는 메시지가 도착하면 손대지 않아도 그 서식을 받게 됩니다. Microsoft Outlook에서 조건부 서식을 설정하는 데는 몇 분밖에 걸리지 않으며 특정 이메일을 한눈에 확인하는 데 도움이 됩니다. 이 튜토리얼에서는 조건부 서식 규칙을 만드는 방법, 서식 규칙을 편집하는 방법, 더 이상 필요하지 않은 규칙을 비활성화하거나 삭제하는 방법을 보여줍니다.

알고 계셨나요: Outlook에서 이메일을 대량으로 또는 사용자 지정 규칙에 따라 자동으로 전달할 수 있습니다.

목차

• Outlook에서 조건부 서식 설정하기
• 서식 규칙을 위한 조건
• 조건부 서식 규칙 편집하기
• 조건부 서식 규칙 삭제하기
• 자주 묻는 질문들

Outlook에서 조건부 서식 설정하기

작성 당시 기준으로, 조건부 서식 기능은 Windows 버전의 Microsoft Outlook에서만 사용 가능합니다. 시작하려면 Outlook을 열고 다음 단계를 따라 규칙을 설정하세요.

1. “보기” 탭으로 가서 리본의 “현재 보기” 섹션에서 “보기 설정”을 선택합니다.

1. 나타나는 상자에서 “조건부 서식”을 클릭합니다.

1. 이후 열리는 상자에서 Outlook에서 설정한 현재 기본 규칙을 검토할 수 있습니다. 여기에는 읽지 않은 메시지를 파란색으로 표시하고, 만료된 이메일을 취소선으로 표시하는 내용이 포함됩니다.

1. 자신의 규칙을 설정하려면 오른쪽 상단의 “추가“를 클릭합니다.

1. “이름” 상자에 규칙의 제목을 입력합니다.

1. 사용할 서식을 선택하기 위해 “폰트” 버튼을 선택합니다.

1. 폰트 패밀리, 스타일, 크기, 색상을 선택하고, 취소선 또는 밑줄을 추가할 수 있습니다. 완료되면 “확인”을 클릭하세요.

1. 규칙의 기준을 설정하기 위해 “조건” 버튼을 선택합니다.

1. 기본부터 고급 옵션까지 세 가지 탭을 볼 수 있습니다. 아래에서 각각을 자세히 살펴보겠습니다.

팁: Outlook 이메일 템플릿을 사용하여 워크플로우를 더 자동화하세요.

서식 규칙을 위한 조건

만들고자 하는 규칙의 종류에 따라 다양한 옵션이 있습니다. 적절한 탭을 사용해 시작하세요.

메시지 탭

“메시지“ 탭으로 가서 이메일 또는 제목줄의 키워드, 특정 연락처로부터의 메시지, CC 줄에서 언급된 메시지 또는 특정 기간에 따라 일반적인 기준을 설정합니다.

예를 들어, 내일 기한이 있는 그룹의 이메일을 선택했습니다.

더 많은 선택 탭

“더 많은 선택” 탭으로 가서 범주를 포함한 이메일, 읽거나 읽지 않은 이메일, 첨부파일이 있는 이메일, 특정 우선순위를 가진 이메일 또는 특정 크기를 가진 이메일과 같은 더 많은 기준을 추가합니다.

예를 들어, 파란색 범주에 해당하는, 읽지 않은 이메일 및 첨부파일이 있는 이메일을 선택했습니다.

고급 탭

1. “고급” 탭으로 가서 규칙에 대한 사용자 지정 조건을 설정합니다.

1. “필드” 드롭다운 메뉴를 사용하여 자주 사용하는 필드, 주소 필드, 날짜 필드, 메일, 연락처 및 작업 필드 중에서 선택합니다.

1. 사용할 특정 필드를 선택하고, 드롭다운 상자에서 “조건”을 선택한 후 오른쪽에 “값”을 추가합니다. 조건부 및 값 옵션은 선택한 필드에 따라 다를 수 있습니다.

1. 조건을 상단의 기준 상자로 추가하려면 “목록에 추가“를 클릭합니다.

예를 들어, 조건이 같음이고 값이 후속 플래그인 플래그 상태의 자주 사용하는 필드를 선택했습니다.

1. 위 탭을 사용하여 규칙 작성을 마친 후 “확인”을 클릭하여 저장합니다.

규칙 저장 및 적용하기

1. 초기 “조건부 서식” 상자로 돌아가서 규칙 옆에 체크 표시가 있는지 확인합니다. “확인”을 클릭하여 규칙을 완료하고 적용합니다.

1. “고급 보기 설정” 상자에서 “확인”을 클릭하여 프로세스를 완결합니다.

1. 앞으로 도착하는 모든 이메일 또는 규칙 설정에 따라 전송한 이메일은 선택한 글꼴 서식을 가질 것입니다.

팁: Outlook에서 이메일을 작업으로 전환하는 방법을 알아보세요.

조건부 서식 규칙 편집하기

설정한 규칙을 편집할 수 있으며, Outlook의 기본 규칙도 편집할 수 있습니다. 그러나 기본 규칙 중 하나의 조건은 편집할 수 없고, 서식만 변경할 수 있습니다.

1. “보기 -> 보기 설정”으로 돌아가서 “조건부 서식”을 선택한 후 목록에서 규칙을 선택합니다. - 기본 규칙의 경우 “폰트”를 선택하여 서식을 변경하고 “확인”을 클릭하여 저장합니다.

• 자신의 규칙인 경우 “폰트”, “조건” 또는 둘 다 선택하여 변경합니다. “확인”을 클릭하여 저장합니다.

1. 마친 후 “조건부 서식” 상자에서 “확인”을 클릭한 다음, “고급 보기 설정” 상자에서도 한 번 더 “확인”을 클릭합니다.

조건부 서식 규칙 삭제하기

더는 사용하고 싶지 않은 규칙을 만든 경우 해당 규칙을 비활성화하거나 삭제할 수 있습니다. 기본 규칙에 대해서는 비활성화할 수 있지만 삭제할 수는 없습니다.

1. “보기 -> 보기 설정”으로 돌아가서 “조건부 서식”을 선택 후 목록에서 규칙을 선택합니다. - 규칙을 비활성화하려면 목록에서 옆의 상자의 체크를 해제합니다. 필요할 경우 나중에 다시 체크하여 활성화할 수 있습니다.

• 자신의 규칙을 삭제하려면 선택한 후 “삭제”를 클릭합니다. 이 작업을 확인하라는 메시지는 표시되지 않습니다.

1. 편집이 완료되면 “확인”을 클릭하여 저장하고, “고급 보기 설정” 상자에서 한 번 더 “확인”을 클릭합니다.

자주 묻는 질문들

웹 또는 Mac에서 Outlook의 이메일 색상 구분 방법은?

현재 조건부 서식은 Windows용 Outlook에서만 사용할 수 있지만, 웹 또는 Mac에서도 이메일을 마킹하는 다른 Outlook 규칙을 사용할 수 있습니다.

이메일에 범주를 자동으로 적용하여 폰트를 수정하는 대신 실제 메시지에 색상 표시기를 배치할 수 있습니다. Outlook에서 범주를 사용하는 방법과 Outlook 규칙 설정에 대한 상세한 내용은 관련 도움말을 참조하세요.

연락처, 작업 및 일정 이벤트의 폰트 서식을 어떻게 변경할 수 있나요?

여기서 설명한 대로 조건부 서식 규칙을 설정할 때 “고급” 탭을 사용하여 조건을 설정한 후, “모든 연락처 필드”, “모든 약속 필드” 또는 “모든 작업 필드”에서 선택하여 연락처, 작업 또는 일정 이벤트에 대한 사용자 지정 기준을 설정합니다.

받은 편지함의 메시지 목록에서 폰트를 어떻게 변경할 수 있나요?

“보기 -> 보기 설정”으로 가서 “행 폰트”를 선택한 후 폰트 패밀리, 스타일 및 크기를 선택합니다. “확인”을 클릭하면 메시지 목록이 새 폰트로 업데이트됩니다.

이미지 제공: Pixabay. 모든 스크린샷 작성자: Sandy Writtenhouse.