Microsoft Outlook 카테고리를 사용하여 이메일 정리하기
Microsoft Outlook의 폴더는 이메일을 저장하는 편리한 방법을 제공하지만, 특정 메시지를 쉽게 찾아볼 수 있는 방법이 필요할 수 있습니다. Outlook에서 카테고리를 사용하면 이메일에 하나 이상의 색상 코드가 부여된 레이블을 지정할 수 있습니다. Windows, Mac 및 웹에서 Outlook의 카테고리를 사용하는 방법을 살펴보겠습니다.
목차
- Outlook에서 카테고리 지정하는 방법
- Windows에서 빠른 클릭으로 카테고리 지정
- 카테고리 해제하는 방법
- 하나의 카테고리 지우기
- 모든 카테고리 지우기
- 카테고리별로 받은편지함 정리하는 방법
- Outlook에서 카테고리 관리하기
- 카테고리 이름 바꾸기
- 카테고리 삭제하기
- Windows에서 카테고리에 키보드 단축키 지정하기
- 웹에서 즐겨찾기 추가하기
- Outlook 카테고리 만들기
- Windows에서 카테고리 만들기
- Mac에서 카테고리 만들기
- 웹에서 카테고리 만들기
- 자주 묻는 질문
Outlook에서 카테고리 지정하는 방법
Outlook에서 이메일에 카테고리를 지정하는 방법은 여러 가지가 있습니다. 사용하는 플랫폼에 따라 옵션이 다릅니다.
Windows에서 다음 중 하나를 수행하세요:
- 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “카테고리 지정”으로 이동하여 팝업 메뉴에서 카테고리를 선택합니다.
- 이메일을 선택하고 “홈” 탭으로 이동하여 “태그” 드롭다운 메뉴를 엽니다. “카테고리 지정” 메뉴를 클릭하고 카테고리를 선택합니다.
- 이메일을 열고 “메시지” 탭으로 이동하여 “태그” 드롭다운 메뉴를 엽니다. “카테고리 지정”을 클릭하고 카테고리를 선택합니다.
이메일의 맨 위와 받은편지함의 “카테고리” 열에서 카테고리 이름과 색상을 확인할 수 있습니다.
Mac에서는 다음 중 하나를 수행하세요:
- 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “카테고리 지정”으로 이동하여 팝업 메뉴에서 카테고리를 선택합니다.
- 이메일을 선택하고 “홈” 탭으로 이동하여 “태그” 드롭다운 메뉴를 엽니다. “카테고리 지정” 메뉴를 클릭하고 카테고리를 선택합니다.
- 이메일을 열고 “메시지” 탭으로 이동하여 “카테고리 지정” 드롭다운 메뉴를 열고 카테고리를 선택합니다.
- 메뉴 바에서 “메시지 -> 카테고리 지정”을 선택하고 카테고리를 선택합니다.
메시지의 맨 위와 “카테고리” 열에서 카테고리 이름과 색상을 확인할 수 있습니다.
웹에서는 다음 중 하나를 수행하세요:
- 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “카테고리 지정”으로 이동하여 팝업 메뉴에서 카테고리를 선택합니다.
- 이메일을 선택하고 “카테고리 지정” 드롭다운 메뉴를 열고 카테고리를 선택합니다.
이메일의 맨 위와 받은편지함의 제목 옆에서 카테고리 이름과 색상을 확인할 수 있습니다.
플랫폼에 따라 같은 프로세스를 따라 이메일에 추가 카테고리를 지정하세요.
Windows에서 빠른 클릭으로 카테고리 지정하기
Windows의 Outlook에서 이메일에 카테고리를 지정하는 또 다른 간편한 방법은 빠른 클릭 동작을 만드는 것입니다. 이렇게 하면 기본 카테고리가 설정되어 “카테고리” 열의 지시기를 클릭하여 카테고리를 지정할 수 있습니다. 이 글을 쓰는 시점에서는 Windows에서만 빠른 클릭 기능을 사용할 수 있습니다.
- “카테고리 지정” 메뉴를 열고 “빠른 클릭 설정”을 선택합니다.
- 작은 창이 나타나면 드롭다운 목록에서 기본 카테고리를 선택하고 “확인”을 클릭하여 저장합니다.
- 이메일 옆의 “카테고리” 열의 지시기를 클릭하여 기본 카테고리를 빠른 클릭으로 지정합니다.
카테고리 해제하는 방법
카테고리를 임시 플래그로 사용하거나 단순히 이메일에서 카테고리를 제거하려는 경우에도 가능합니다.
하나의 카테고리 지우기
위에서 언급한 대로 “카테고리 지정” 메뉴를 열고 제거할 카테고리의 선택을 해제합니다.
모든 카테고리 지우기
“카테고리 지정” 메뉴를 열고 Windows에서는 “모든 카테고리 지우기”, Mac에서는 “모두 지우기”, 웹에서는 “카테고리 지우기”를 선택합니다.
카테고리별로 받은편지함 정리하는 방법
메시지의 카테고리를 볼 수 있을 뿐만 아니라, 받은편지함을 카테고리별로 정리하거나 정렬할 수도 있습니다. 이는 모든 이메일을 카테고리명에 따라 알파벳 순서로 나열하여 볼 수 있는 간단한 방법을 제공합니다.
Windows에서는 “카테고리” 열 머리글을 클릭하거나 필터/정렬/정리 상자에서 “카테고리”를 선택합니다.
Mac에서는 “카테고리” 열 머리글을 클릭하거나 메뉴 바에서 “보기 -> 카테고리별 정렬”을 선택합니다.
현재 이 글을 쓰는 시점에는 웹에서는 카테고리별 정리 기능이 제공되지 않습니다.
팁: Gmail 받은편지함 정렬 방법에 대한 자습서도 확인해보세요!
Outlook에서 카테고리 관리하기
Outlook에서 카테고리 목록을 관리하려면 카테고리의 이름을 바꾸거나 삭제할 수 있습니다. 또한 Windows에서는 단축키를 지정하거나 웹에서는 즐겨찾기에 카테고리를 추가할 수 있습니다.
앞서 설명한 대로 “카테고리 지정” 메뉴를 열고 Windows에서는 “모든 카테고리”, Mac에서는 “카테고리 편집”, 웹에서는 “카테고리 관리”를 선택합니다.
카테고리 이름 바꾸기
Microsoft Outlook은 색상으로 이름이 붙여진 기본 카테고리를 제공합니다. 예를 들어 파란색 카테고리, 빨간색 카테고리, 녹색 카테고리 등이 있습니다. 다행히도 카테고리의 이름을 원하는대로 바꿀 수 있으며 색상 이름에 얽매이지 않습니다.
Windows에서는 카테고리를 선택하고 “이름 바꾸기”를 클릭한 후 새 이름을 입력하고 Enter를 누릅니다.
Mac에서는 이름을 더블 클릭하고 새 이름을 입력한 후 Return을 누릅니다.
웹에서는 편집 아이콘(연필)을 선택하고 새 이름을 입력한 후 “저장”을 클릭합니다.
카테고리 삭제하기
기본 카테고리든 자신이 만든 카테고리든 카테고리를 제거하려면 몇 단계만으로 가능합니다.
Windows에서는 카테고리를 선택하고 “삭제”를 클릭한 후 팝업 창에서 “예”를 클릭하여 확인합니다.
Mac에서는 카테고리를 선택하고 빗금 긋기 버튼을 클릭한 후 팝업 창에서 “삭제”를 클릭하여 확인합니다.
웹에서는 삭제 아이콘(쓰레기통)을 클릭한 후 “삭제”를 클릭하여 제거를 확인합니다.
Windows에서 카테고리에 키보드 단축키 지정하기
이메일을 더욱 빨리 분류하기 위해 Windows의 Outlook에서 키보드 단축키를 지정할 수 있습니다.
카테고리를 선택하고 오른쪽의 “단축키” 드롭다운 상자를 엽니다. 원하는 키 조합을 선택하고 “확인”을 클릭하여 저장합니다.
카테고리를 지정하려면 받은편지함에서 이메일을 선택하고 키보드 단축키를 누릅니다.
웹에서 카테고리를 즐겨찾기에 추가하기
카테고리에 빠른 접근을 위해 Outlook 웹에서 즐겨찾기에 추가할 수 있습니다. 왼쪽 사이드바의 “즐겨찾기” 섹션에 표시됩니다.
- 기존 카테고리의 오른쪽이나 새 카테고리 이름의 오른쪽에 있는 별을 클릭합니다.
- 왼쪽에서 “즐겨찾기”를 확장하여 해당 카테고리의 모든 이메일을 확인합니다.
Outlook 카테고리 만들기
Outlook의 기본 카테고리를 넘어 원하는 경우 자신의 카테고리를 만들어 사용자 지정 이름을 지정하고 색상을 선택할 수 있습니다.
Windows에서 카테고리 만들기
앞서 설명한 대로 “카테고리 지정” 메뉴를 열고 “모든 카테고리”를 선택합니다. (오른쪽 클릭 또는 “태그” 메뉴를 열어 선택)
오른쪽에서 “새로 만들기”를 클릭합니다.
- “이름” 필드에 레이블을 추가하고 “색상” 드롭다운 메뉴에서 색상을 선택합니다. 선택적으로 해당 드롭다운 상자를 사용하여 “단축키”를 추가할 수 있습니다.
- “확인”을 클릭하여 새 카테고리를 저장합니다.
Mac에서 카테고리 만들기
- 위에서 설명한 대로 “카테고리 지정” 메뉴를 열고 “카테고리 편집”을 선택합니다. (오른쪽 클릭 또는 “태그” 메뉴를 열어 선택) 또는 메뉴 바에서 “Outlook -> 환경설정”으로 가서 “카테고리”를 선택합니다.
- 목록 아래쪽에 있는 “더하기” 버튼을 클릭합니다.
- 해당 상자에 카테고리 이름을 입력하고 색상 선택기를 클릭하여 색상을 선택합니다.
- “추가”를 클릭하여 카테고리를 저장합니다.
웹에서 카테고리 만들기
- 위에서 설명한 대로 “카테고리 지정” 메뉴를 열고 “새 카테고리”를 선택합니다. (오른쪽 클릭 또는 “카테고리 지정” 드롭다운 리스트를 열어 선택)
- “이름” 상자에 카테고리 레이블을 입력하고 색상을 선택한 후 “저장”을 클릭합니다.
자주 묻는 질문
내 Outlook 카테고리가 표시되지 않는 이유는 무엇인가요?
Outlook에서 카테고리를 볼 수 없는 몇 가지 가능한 이유가 있습니다. 첫째, 카테고리 기능은 IMAP 이메일 계정에 대해 제공되지 않습니다.
또한 받은편지함에 “카테고리” 열이 표시되지 않을 수 있습니다. Windows에서는 “보기” 탭으로 가서 “보기 설정”을 선택한 후 “열”을 선택합니다. “사용 가능한 열”에서 “카테고리”를 선택하고 “추가”를 클릭합니다.
Mac에서는 열 머리글을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “카테고리”를 클릭하여 체크 마크를 추가합니다.
Outlook에서 카테고리로 검색할 수 있나요?
Windows와 Mac에서 고급 검색 옵션을 사용하여 카테고리로 검색할 수 있습니다. Windows에서는 “검색” 필드 오른쪽의 필터 아이콘을 선택하고 “카테고리” 드롭다운 상자를 사용하여 카테고리를 선택합니다. Mac에서는 “검색” 필드 안을 클릭하여 “검색” 탭을 열고 “카테고리”를 선택합니다. 그런 다음 상단에서 카테고리를 선택합니다.
웹에서는 “검색” 필드에 카테고리 이름을 입력하고 결과에서 선택합니다.
Outlook에서 하위 카테고리를 만들 수 있나요?
현재 Outlook에서는 하위 카테고리를 만들 수 없습니다. 하지만 이름 지정 규칙과 해당 색상을 사용하여 모방할 수 있습니다. 예를 들어 “고객”이라는 카테고리를 만들고, 추가 카테고리로 “고객 – 앤더슨”, “고객 – 브라운”, “고객 – 칼슨”으로 이름을 지정하여 원하는 색상을 선택할 수 있습니다.
이미지 출처: Pixabay. 모든 스크린샷은 Sandy Writtenhouse에 의해 촬영되었습니다.
