Microsoft Outlook 규칙을 사용하여 받은 편지함 관리하기

매일 많은 이메일을 받는 경우 받은 편지함을 관리하는 것은 힘들 수 있습니다. Microsoft Outlook의 규칙을 사용하면 받은 편지함을 자동으로 관리할 수 있습니다. 이렇게 하면 메시지에 수동으로 작업을 수행하는 데 드는 시간을 절약할 수 있으며 이메일을 더 쉽게 처리할 수 있습니다.

목차

• Outlook의 규칙은 어떻게 작동하나요?
• Outlook에서 규칙 만들기
• 처음부터 규칙 만들기
• 이메일을 기반으로 규칙 만들기
• Outlook 규칙 예제
• 메시지를 폴더로 이동
• 후속 조치를 위해 이메일에 플래그 지정
• 이메일에 카테고리 지정
• 중요도 마크가 있는 메시지
• 자주 묻는 질문

Outlook의 규칙은 어떻게 작동하나요?

Outlook의 규칙을 사용하면 특정 기준을 충족하는 이메일에 대해 작업을 설정할 수 있습니다. 메시지가 받은 편지함에 도착하면, 규칙이 자동으로 해당 작업을 수행합니다.

예를 들어, 즐겨 찾는 상점의 이메일을 쇼핑 폴더로 이동하거나, 상사로부터 온 메시지를 중요하다고 표시하거나, 이메일을 파트너에게 자동으로 전달할 수 있습니다.

규칙을 설정하면 이렇게 자동으로 작업을 수행하며, Microsoft Outlook 규칙이 손가락 하나 까딱 하지 않고도 받은 편지함을 관리하는 일을 하도록 놔둘 수 있습니다.

Outlook에서 규칙 만들기

Outlook에서 규칙을 설정하는 것은 단계별 프로세스이며, 애플리케이션이 이를 안내합니다. 이메일 기준을 선택한 후, 작업을 선택하고, 규칙에 예외를 추가하고자 하면 추가한 다음 규칙을 켭니다.

처음부터 규칙 만들기

1. Outlook에서 처음부터 규칙을 만들려면 “파일 -> 정보”를 선택한 다음 “규칙 및 알림 관리”를 클릭합니다.

1. 여러 개의 이메일 계정이 있을 경우 상단에서 이메일 계정을 선택하고 “새 규칙”을 클릭합니다.

1. 규칙 마법사 상자가 템플릿과 유사한 기본 트리거 유형을 제공합니다. “빈 규칙에서 시작” 아래에서 규칙이 수신하는 이메일 또는 전송하는 이메일에 적용될지 선택할 수 있습니다.

1. 상단의 두 개 섹션 중 하나에서 기준을 선택하면, 하단에 표시되는 링크를 사용하여 항목을 추가합니다. 예를 들어 “내가 누군가로부터 메시지를 받을 때 소리를 재생”을 선택하면, “사람 또는 공용 그룹” 링크를 클릭하여 사람을 선택하고 “소리” 링크를 클릭하여 소리를 선택합니다. 그런 다음 “다음”을 클릭합니다.

1. 조건을 확인하고 원하신다면 추가합니다. 모든 조건이 충족되어야 규칙이 적용된다는 점을 기억하세요. 조건 선택을 마친 후 “다음”을 클릭합니다.

1. 작업을 확인하고 원하신다면 추가합니다. 선택한 모든 작업이 수행된다는 점을 기억하세요. 작업 추가를 마친 후 “다음”을 클릭합니다.

1. 예외는 특정 이메일에 대해 규칙을 우회할 수 있도록 합니다. 추가하고자 하는 예외에 대해 체크박스를 선택하고, 하단의 링크를 사용하여 항목을 선택한 후 “다음”을 클릭합니다.

1. 규칙 이름을 상단에 입력하고 “규칙 옵션 설정”을 선택합니다. “이 규칙을 켭니다” 체크박스를 선택합니다. 원하신다면, 현재 이메일에 즉시 규칙을 실행하고 모든 이메일 계정에서 이 규칙을 사용할 수 있도록 하는 두 개의 체크박스를 선택합니다.

1. 하단의 3단계 상자에서 조건, 작업 및 예외를 확인한 후 “완료”를 클릭합니다.

1. 이제 규칙이 규칙 및 알림 상자에 체크 표시와 함께 표시됩니다. 나중에 규칙을 비활성화하려면 여기로 돌아가서 체크박스를 선택 해제할 수 있습니다. “확인” 또는 “적용”을 선택하여 저장하고 종료하거나 마음이 바뀌면 “취소”를 선택합니다.

알고 계신가요: Microsoft Outlook에서 이메일을 작업으로 전환할 수 있습니다.

이메일을 기반으로 규칙 만들기

1. 기존 이메일을 기반으로 규칙을 만들려면, 받은 편지함에서 메시지를 선택하거나 별도의 창에서 엽니다. “홈” 탭으로 가서 “규칙” 드롭다운 메뉴를 열고 “규칙 만들기”를 선택합니다.

1. “규칙 만들기” 창에서 상단에서 사용할 수 있는 조건을 확인할 수 있습니다. 이메일을 기반으로 규칙을 만들기 때문에 그 사람의 이메일, 제목에 포함된 내용, 또는 나에게만 전송된 내용을 기준으로 사용할 수 있습니다.

1. 조건에 따라 수행할 작업을 선택합니다. 새 항목 알림 창에 표시하거나 소리를 재생하거나 폴더로 이동할 수 있습니다.

1. 추가 조건이나 작업을 추가하고 싶다면 “고급 옵션“을 선택합니다. 규칙 마법사와 동일한 상자를 확인할 수 있습니다. 규칙을 만들기 위해 선택을 진행하세요.

1. 규칙에 만족하면 “확인”을 클릭하여 저장하고 적용합니다.

팁: 며칠 동안 휴가를 낼 계획이라면, Outlook에서 부재중 메시지를 설정하세요.

Outlook 규칙 예제

이제 Outlook에서 규칙을 만드는 방법을 알았으므로, 몇 가지 유용한 예제를 살펴보겠습니다. 위의 지침을 사용하여 처음부터 이러한 규칙을 만듭니다.

메시지를 폴더로 이동하기

받은 편지함을 정리하기 위해 메시지를 자주 폴더로 이동하는 경우, 자동으로 이동시키고 시간을 절약할 수 있는 규칙을 설정할 수 있습니다.

1. 첫 번째 규칙 마법사 상자에서 “누군가로부터의 메시지를 폴더로 이동”을 선택합니다. 또는 다른 두 개의 “메시지 이동” 조건 중 하나를 선택합니다. 하단에서 “사람 또는 공용 그룹”을 선택하여 연락처를 선택하고 “지정됨”을 선택하여 폴더를 선택합니다. “다음”을 클릭하세요.

우리의 예에서는 각각 “[email protected]”과 “마케팅 자료”를 선택합니다.

1. 위에서 설명한 대로 규칙 마법사를 진행하며 추가 조건과 작업을 선택하고 예외를 추가한 후 규칙에 이름을 지정하고 활성화합니다.

후속 조치를 위해 이메일 플래그 지정하기

이메일에 플래그를 지정하는 것은 메시지를 조직하는 또 다른 좋은 방법으로, 이메일 도착 시 플래그를 할당하고 볼 수 있게 해줍니다.

1. 첫 번째 규칙 마법사 상자에서 “누군가의 메시지를 후속 조치를 위해 플래그 지정”을 선택합니다. “사람 또는 공용 그룹”을 선택하여 연락처를 선택하고 “이번 시간에 후속 조치“를 선택하여 후속 조치 유형과 시기를 선택합니다.

이번 예에서는 “[email protected]”, “전화“, “내일”을 선택합니다.

1. 나머지 프롬프트를 따라 규칙 마법사를 진행하고 규칙을 저장 및 활성화합니다.

참고: 플래그가 지정된 메시지가 나타나면 Outlook에서 응답 일정을 잡을 수 있습니다.

이메일에 카테고리 지정하기

특정 카테고리에 속하는 이메일을 빠르게 찾으려면 미리 규칙을 만들어 보는 것이 어떨까요? 이렇게 하면 메시지가 각 카테고리에 해당하여 한눈에 확인할 수 있습니다.

1. 첫 번째 규칙 마법사 상자에서 “내가 받는 메시지에 규칙 적용”을 선택합니다. 조건 설정을 위해 “다음”을 클릭합니다.

1. 사용하려는 조건 및 세부정보에 대한 체크박스를 선택합니다. 우리의 예에서는 “제목에 특정 단어 포함”을 사용하고 “특정 단어”를 선택하여 “프로젝트”라는 단어를 추가합니다. “다음”을 클릭합니다.

1. “이 카테고리에 할당” 체크박스를 선택한 다음, 사용하고자 하는 카테고리를 선택하기 위해 “카테고리”를 클릭합니다. 우리는 “클라이언트” 카테고리를 선택합니다. “다음”을 클릭합니다.

1. 원하신다면 예외를 추가하고 “다음”을 클릭합니다.
2. 규칙 이름을 지정하고, 활성화하고, 설정을 확인한 다음 “완료”를 클릭합니다.

중요도가 있는 메시지 마크하기

상사나 특별한 고객으로부터 받은 이메일에 우선순위를 할당하는 경우, 즉시 중요하다고 표시할 수 있도록 설정할 수 있습니다. 또는 CC로 포함된 이메일을 낮은 우선순위로 표시하고 싶을 수도 있습니다.

1. 위의 규칙과 마찬가지로 규칙 마법사에서 “내가 받는 메시지에 규칙 적용”을 선택하고 “다음”을 클릭하여 조건을 선택합니다.

2. 사용하려는 조건에 대한 체크박스를 선택하고 세부정보를 추가합니다. 여기서는 “내 이름이 CC 박스에 있음”을 사용합니다. “다음”을 클릭합니다.

1. “우선 순위 마크” 체크박스를 선택하고 “우선 순위”를 클릭하여 원하는 수준을 선택합니다. 우리는 “낮은 중요도”를 선택합니다. “다음”을 클릭합니다.

1. 필요시 예외를 추가하고 “다음”을 클릭합니다.
2. 규칙 이름을 지정하고 활성화하고, 설정을 확인한 다음 “완료”를 클릭합니다.

팁: Outlook 단축키로 이메일 프로가 되세요.

자주 묻는 질문

Outlook 규칙은 어디에서 찾을 수 있나요?

규칙 관리자 창에서 규칙을 비활성화, 수정 또는 삭제하려고 하는 경우 규칙에 액세스할 수 있습니다.

“파일 -> 정보”로 가거나 “홈” 탭에서 “규칙” 메뉴를 열고 “규칙 및 알림 관리”를 선택하십시오.

왜 내 Outlook 규칙이 작동하지 않나요?

Outlook에서 설정한 규칙이 예상대로 작동하지 않는 여러 가지 이유가 있을 수 있습니다. 아래에서 확인할 사항 몇 가지를 안내드립니다:

• “규칙 및 알림 관리” 상자를 확인하여 규칙이 활성화되어 있는지 확인합니다.
• 규칙이 유효한 폴더 또는 연락처를 호출하는지, 삭제한 것이 아닌지 확인합니다.
• 다른 규칙이 먼저 적용되지 않았는지 확인합니다.

추가 원인과 해결책은 Microsoft 지원 페이지를 참조하세요.

Outlook에서 조건부 서식 규칙을 설정할 수 있나요?

조건부 서식은 여기에서 논의된 이메일 받은 편지함 규칙과는 별도로 Outlook에서 사용할 수 있습니다.

“보기” 탭으로 가서 리본의 “보기 설정”을 선택합니다. 나타나는 상자에서 “조건부 서식”을 선택하고 이어지는 조건부 서식 상자에서 규칙을 설정합니다.

이미지 제공: Pixabay. 모든 스크린샷은 Sandy Writtenhouse가 제공하였습니다.