작업 관리에 아이젠하워 매트릭스 사용하기

작업의 우선순위를 정하거나 제시간에 일을 끝내는 데 어려움이 있나요? 새로운 작업 관리 기법을 시도해보고 싶다면 아이젠하워 매트릭스를 사용해보세요. 이를 통해 긴급성과 중요성을 기준으로 작업의 우선순위를 정할 수 있어 어떤 작업을 먼저 처리해야 할지 결정하는 데 도움이 됩니다.

목차

• 아이젠하워 매트릭스란?
• 아이젠하워 매트릭스 사용법
• 아이젠하워 매트릭스 도구 및 템플릿
• 자주 묻는 질문

아이젠하워 매트릭스란?

아이젠하워 매트릭스라는 이름은 미국의 34대 대통령인 드와이트 D. 아이젠하워에서 유래되었습니다.

그는 정치적 및 군사적 지도자로서 매일 많은 중요한 작업을 수행해야 했습니다. 이는 그의 작업량을 관리하기 위한 아이젠하워 원칙을 발명하게 했습니다. 이 기법은 그에게 도움이 되었고, 이제 우리에게도 긴급성과 중요성을 기준으로 작업의 우선순위를 정하는 데 도움을 줍니다.

나는 두 가지 종류의 문제가 있다: 긴급한 것과 중요한 것. 긴급한 것은 중요하지 않고, 중요한 것은 결코 긴급하지 않다. — 드와이트 D. 아이젠하워

때때로 긴급-중요 매트릭스 또는 우선순위 매트릭스라고도 불리는 아이젠하워 매트릭스는 작업을 관리하기 쉬운 그리드 구조로 정리합니다.

그리드에는 두 개의 열과 두 개의 행이 있습니다. 각 열과 행이 만나는 곳에 사분면이 있어 총 네 개가 됩니다. 작업은 긴급성과 중요성 수준에 따라 해당 사분면에 배치됩니다.

표현 방식에 차이가 있을 수 있지만 개념은 동일합니다.

• 긴급하고 중요함 (사분면 1): 먼저 수행해야 하며 오늘 안에 완료해야 하는 작업.
• 긴급하지 않지만 중요함 (사분면 2): 중요하지만 긴급하지 않은 작업으로, 나중에 수행할 수 있습니다.
• 중요하지 않지만 긴급함 (사분면 3): 긴급하지만 중요하지 않은 작업으로, 다른 사람에게 위임해야 합니다.
• 중요하지도 않고 긴급하지도 않음 (사분면 4): 긴급하지도 중요하지도 않은 작업으로, 전혀 수행하지 않아야 합니다.

아이젠하워 매트릭스 사용법

이 작업 관리 방법을 사용하면 어떤 작업을 먼저 처리할지 결정하려고 애쓰지 않게 됩니다. 매트릭스가 그 일을 대신 처리해 주기 때문입니다. 작업을 해당 사분면에 배치하고 간단히 작업을 시작하세요.

작업을 추가할 사분면을 결정할 때는 다음 세부정보가 목록의 항목을 정리하는 데 도움이 될 것입니다.

• 사분면 1 (지금 수행, 오늘 수행): 반드시 먼저, 지금 또는 오늘 수행해야 하는 작업. 오늘 마감일이 있는 항목, 즉시 완료하지 않으면 해로운 영향을 미칠 작업, 또는 긴급해진 사분면 2의 작업을 생각해 보세요.
• 사분면 2 (나중에 수행, 일정 잡기, 계획하기): 필수적이지만 긴급하지 않은 작업으로, 일정에 포함될 수 있습니다. 계획이 필요한 작업, 의존성이 있는 작업, 또는 (아직) 사분면 1에 해당하지 않는 작업이 포함됩니다. 많은 작업이 이 사분면에 해당할 것입니다.
• 사분면 3 (위임, 할당): 덜 중요하지만 더 긴급한 작업으로, 다른 사람에게 위임해야 하는 작업입니다. 특정 기술이 필요하지 않고 다른 사람에게 할당할 수 있는 작업입니다. 이를 위임 사분면이라고도 합니다.
• 사분면 4 (수행하지 않음, 삭제): 전혀 수행하지 않을 작업으로 삭제할 수 있습니다. 이는 더 이상 중요하지 않거나 긴급하지 않은 다른 사분면에서 이동한 작업이나 불필요하다고 판단되는 작업이 포함될 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스 도구 및 템플릿

현재 사용 중인 작업 관리 애플리케이션과 내장 도구를 쉽게 사용할 수 있지만, 이 방법에 맞는 특정한 것을 원할 수도 있습니다. 다음의 아이젠하워 매트릭스 도구 및 템플릿을 확인해 보세요.

온라인 아이젠하워 매트릭스 사용하기

Eisenhower.me에서 제공하는 훌륭한 웹 기반 도구를 사용할 수 있습니다. 이 도구는 먼저 수행할 작업, 일정 잡기, 위임, 수행하지 않을 작업을 위한 사분면을 제공하며 몇 가지 유용한 추가 기능이 있습니다. 이 도구는 무료이며 Google, Facebook 또는 이메일과 비밀번호로 로그인할 수 있습니다.

1. 무료 계정을 생성하면 작업을 위한 아이젠하워 매트릭스가 준비됩니다. 사분면의 “새 작업 만들기” 섹션에 할 일을 입력하세요.

1. 매트릭스는 각 사분면의 상단에 총 작업 수를 표시하고, 각 사분면의 하단에 완료된 작업 수를 표시하며, 모든 완료된 작업에 대한 통계를 상단에 표시합니다.

1. 작업의 오른쪽에 있는 세 개의 점을 선택하여 추가 작업을 수행할 수 있습니다. 빠른 작업에는 “완료 표시” 및 “삭제”가 포함됩니다. 오른쪽의 체크마크를 사용하여 작업을 완료로 표시할 수도 있습니다.

1. “위임”을 선택하면 기본 이메일 서비스에서 작업에 대한 세부정보가 포함된 새 메시지 창이 열립니다. 이를 완료하고 전송할 준비가 되어 있습니다.

1. “집중 모드”를 선택하면 특정 작업에 집중할 시간을 입력하라는 메시지가 표시됩니다. 시간이 다 되면 작업을 완료로 표시하거나 타이머를 재설정하거나 왼쪽 상단의 “X”를 사용하여 종료하고 매트릭스로 돌아갈 수 있습니다.

1. 더 많은 기능을 보려면 오른쪽 상단의 기어 아이콘을 선택하세요. 그러면 배경을 변경하고 기본 집중 모드 시간을 설정하며 알림을 받고 언어를 변경할 수 있습니다.

온라인 작업 및 프로젝트 관리자 사용하기

칸반 레이아웃으로 구성된 온라인 프로젝트 관리 도구도 아이젠하워 매트릭스에 적합합니다. 이 도구들은 사분면과 작업을 시각적으로 제공합니다. Trello, Asana, Monday 또는 MeisterTask와 같은 애플리케이션을 사용할 수 있습니다. 이러한 도구 중 하나로 매트릭스를 설정하는 방법의 예로 Trello를 사용합니다.

1. 아이젠하워 매트릭스를 위한 보드를 만들고 긴급하고 중요한 작업이 왼쪽에, 긴급하지 않고 중요하지 않은 작업이 오른쪽에 오도록 각 사분면에 대한 목록을 추가합니다. 선택적으로 완료된 작업을 위한 목록을 오른쪽 끝에 포함할 수 있습니다.

1. 해당 목록(사분면) 내에 각 작업에 대한 카드를 삽입합니다. “카드 추가“를 선택하고 작업 이름을 입력하세요.

1. 사분면 내에서 작업을 원하는 순서로 정렬할 수 있습니다. 카드를 위로 또는 아래로 드래그하여 원하는 위치에 놓습니다. 또는 목록의 오른쪽 상단에 있는 세 개의 점을 선택하고 “정렬 기준“을 선택하여 카드를 생성 날짜 또는 알파벳순으로 정렬할 수 있습니다.

1. 선택적으로 카드를 열어 작업에 대한 추가 세부정보를 추가할 수 있습니다. 설명을 포함하거나, 레이블을 추가하거나, 댓글을 입력하거나, 체크리스트를 삽입할 수 있습니다.

1. 작업을 한 사분면에서 다른 사분면으로 이동해야 하는 경우, 카드를 현재 목록에서 새 목록으로 드래그하면 됩니다.

1. 목록의 작업을 완료하면 카드를 열고 아카이브를 선택하여 아카이브 항목으로 이동할 수 있습니다. 위에서 언급한 완료 목록을 포함한 경우, 작업을 완료하면 카드를 그곳으로 드래그하면 됩니다.

팁: 프로젝트 관리를 위해 Trello를 사용하는 방법은 여러 가지가 더 있습니다.

Microsoft Word 또는 Google Docs용 템플릿 사용하기

아이젠하워 매트릭스를 위한 또 다른 좋은 도구는 사분면이 설정되어 준비된 템플릿입니다. Microsoft Word 또는 Google Docs를 사용하는 경우, Smartsheet에서 제공하는 이 무료 템플릿을 사용할 수 있습니다.

1. 이 템플릿을 두 애플리케이션 중 하나에서 열면 “수행”, “결정”, “위임”, “삭제”로 색상 코드가 지정된 사분면과 각 사분면 옆에 짧은 목적 프롬프트가 표시됩니다.

1. 원하는 순서로 사분면에 작업을 입력하기만 하면 됩니다. 목록을 깔끔하게 정리하려면 글머리 기호를 삽입하거나 번호 매기기 목록을 만들 수도 있습니다.

1. 작업을 완료하면 취소선 텍스트 형식을 사용하여 표시하거나 사분면에서 제거할 수 있습니다.

참고: Microsoft Word에서 체크리스트를 만들 수도 있습니다.

Excel 또는 Google Sheets용 템플릿 사용하기

Microsoft Excel 또는 Google Sheets용 템플릿을 선호하는 경우, Vertex42에서 제공하는 이 무료 아이젠하워 매트릭스 템플릿을 사용할 수 있습니다.

1. 오른쪽 상단에 이름이나 로고를 추가한 다음, 아래 상자에 주제, 제목 또는 목표를 입력합니다.

1. 제공된 줄에 각 사분면에 작업을 추가합니다.

1. 작업을 한 사분면에서 다른 사분면으로 이동해야 하는 경우, 셀을 선택하고 원하는 사분면으로 드래그하면 됩니다.

1. 이 템플릿의 유용한 기능은 완료된 작업을 쉽게 표시할 수 있는 체크박스도 포함되어 있다는 것입니다.

이렇게 해보세요: 예산 관리를 위한 무료 Excel 템플릿.

자주 묻는 질문

매트릭스의 작업 수를 제한해야 하나요?

작업 목록을 과부하하는 것은 좋지 않으므로, 압도당하지 않도록 아이젠하워 매트릭스의 사분면에 너무 많은 작업을 추가하지 않도록 하세요.

일반적인 규칙으로, 한 번에 각 사분면에 완료되지 않은 작업을 여섯 개에서 여덟 개 이하로 유지하세요. 여기서 설명한 온라인 아이젠하워 매트릭스 도구를 사용하기로 결정하면, 사분면에 여덟 개 이상의 작업을 추가할 때 알림을 받을 수 있습니다.

위에서 언급한 칸반 레이아웃이란?

시각적 레이아웃은 칸반 방법의 민첩한 프로젝트 관리에서 사용되며, 보드, 목록(또는 카테고리), 카드가 포함됩니다. 이 시스템을 사용하여 프로젝트를 진행하면서 카드를 한 목록에서 다음 목록으로 이동합니다.

이 기법은 귀하와 귀하의 팀이 프로젝트의 단계를 시각화하고 작업이 각 단계에서 이동하는 것을 지켜볼 수 있게 해줍니다.

작업을 완료하는 데 집중하는 좋은 방법은 무엇인가요?

여러 가지 방해 요소가 있을 때 작업을 완료하는 데 집중하기 어려울 수 있습니다. 귀하의 장치에 사용할 수 있는 유용한 도구를 고려해 보세요.

예를 들어, 모바일 장치를 사용할 때 집중할 수 있도록 도와주는 앱을 확인해 보세요. Windows의 집중 도우미 기능이나 Mac의 Apple 집중 모드를 사용해 볼 수도 있습니다.

이미지 출처: Pixabay. 모든 스크린샷은 Sandy Writtenhouse에 의해 촬영되었습니다.