엑셀이 내가 필요한 유일한 프로젝트 관리 도구인 이유

나는 수많은 프로젝트 관리 도구를 시도해 보았지만, 프로젝트 관리를 위해 엑셀로 돌아오는 것을 멈출 수 없다. 모든 사람에게 완벽하지는 않지만, 이미 사용법을 알고 있는 간단하면서도 효과적인 솔루션이다.

무료로 시작하기

무료라는 것에 반박하기는 어렵다. 사용하고 싶었던 많은 프로젝트 관리 도구들이 가장 좋은 기능들을 유료로 숨겨 놓고 있다는 것을 알게 되었다. 엑셀은 거의 모든 것이 무료로 제공된다. 오피스 365 구독이 필요한 몇 가지 서식 옵션이 있었지만, 구독의 이점도 있다.

엑셀 온라인은 무료로 사용할 수 있다. 오피스 문서에 대해 5GB의 무료 저장 공간도 제공된다.

무료 데스크톱 옵션이 필요하다면, 여러 가지 무료 엑셀 대안이 있다.

나는 이미 사용하는 법을 안다

엑셀을 프로젝트 관리에 사용하는 것은 배우는 데 몇 시간이나 몇 주를 소비할 필요가 없다는 것을 깨달았을 때 명백한 선택이 되었다. 나는 수년 동안 엑셀을 사용해왔다. 만약 당신이 이미 수식을 만들고, 서식으로 모양을 꾸미고, 탭을 정리하는 방법을 안다면, 거의 모든 프로젝트를 관리하는 데 필요한 모든 것을 갖추고 있다.

새로운 것을 배우는 데 절약한 시간은 새로운 프로젝트에 사용할 몇 가지 템플릿을 디자인하는 데 썼다.

충분한 무료 및 저렴한 템플릿

많은 사람들이 스프레드시트를 디자인하는 것에 그다지 관심이 없다는 것을 알고 있지만, 단순한 행과 열은 서로 뒤섞여 효과적인 프로젝트 관리에 도움이 되지 않는다.

무료 또는 저렴한 프로젝트 관리 템플릿으로 시작해 보라. 엑셀 자체 내에서 수많은 옵션을 찾을 수 있다. 이러한 템플릿은 작업, 일정, 예산 등을 추적할 수 있게 해준다. 당신이 해야 할 일은 자신의 데이터를 입력하고 즐기는 것이다.

내 필요에 완전히 맞춤화할 수 있다

대부분의 프로젝트 관리 도구는 최소한의 사용자 정의 옵션을 제공한다. 물론 색상을 변경하거나 일부 필드를 추가/제거할 수 있지만, 나는 항상 비효율적인 레이아웃에 갇혀 있다.

엑셀을 프로젝트 관리에 사용할 때, 나는 모든 것이 어떻게 보이고 느껴지는지에 대한 완전한 제어권을 가진다. 스프레드시트처럼 보일 필요도 없다.

인정하건대, 스프레드시트를 완전히 맞춤화하는 데는 시간이 걸린다. 그러나 조정하는 동안 사용할 수 있다. 예를 들어, 나는 마감일을 추적하기 위해 10년 전에 만든 스프레드시트가 있으며, 가끔씩 조정하고 있다.

쉽게 확장하거나 복사할 수 있다

모든 프로젝트에 대해 매번 새로운 엑셀 스프레드시트를 처음부터 만들 필요는 없다. 요구 사항이 변경되었나요? 스프레드시트를 조정하면 된다. 새로운 팀원을 추가했나요? 각 새로운 팀원에 대한 탭으로 시트를 확장하면 된다.

나는 각 클라이언트에 대해 별도의 스프레드시트를 두는 것을 좋아한다. 각 개별 프로젝트에 대해 다른 스프레드시트를 선호할 수도 있고, 결과를 더 잘 추적하기 위해 매년 새로운 스프레드시트를 만들 수도 있다. 하나를 만든 후에는 복사하고 몇 가지 조정을 통해 새로운 클라이언트나 프로젝트를 시작할 수 있다.

파일 -> 복사본 만들기로 가면 된다.

다른 사람과 공유할 수 있다

다른 사람이나 소규모 팀과 함께 작업할 때, 내 스프레드시트를 다른 사람과 쉽게 공유할 수 있다. 누군가 엑셀이 없더라도, 그들은 여전히 무료로 온라인에서 접근하거나 다운로드하여 무료 엑셀 대안으로 사용할 수 있다.

엑셀의 파일 형식이 매우 인기가 있기 때문에, 대부분의 무료 대안은 이러한 형식으로 읽고 저장할 수 있다. 누군가가 편집하지 않도록 공유하고 싶다면, PDF로 공유하면 된다.

내가 좋아하는 점은 내 스프레드시트를 공유하고 다른 사람들이 이미 모든 것을 사용하는 방법을 알고 있을 가능성이 높다는 것이다. 우리는 실제 프로젝트 관리 도구에 대해 너무 많은 질문을 하지 않고도 필요한 세부 정보를 업데이트할 수 있다.

조건부 서식이 나를 유지시켜준다

간단한 것이지만, 조건부 서식은 엑셀을 프로젝트 관리에 사용할 때 내가 가장 좋아하는 기능 중 하나이다. 내 시트를 열면 다가오는 마감일과 내가 뒤처져 있는지를 보여주는 색상 코드 개요를 즉시 볼 수 있다.

또한 프로젝트에 대한 지불이 수령되었는지, 리마인더 이메일을 보내야 하는지 등을 확인할 수 있다. 특정 셀에 대해 조건부 서식을 설정하기만 하면 된다. 셀을 강조 표시하고, 색상 스케일을 추가하고, 수식을 삽입할 수 있다.

홈 -> 조건부 서식으로 가라. 툴바 설정에 따라 홈 -> 스타일로 먼저 가야 할 수도 있다.

다양한 측면을 위한 다른 탭 만들기

모든 프로젝트 관리 도구와 마찬가지로, 작업 목록만으로는 충분하지 않다. 일정, 작업 목록, 책임자, 메모, 연락처 세부정보, 예산 등이 필요하다. 스프레드시트에서 세부 정보를 빠르게 찾기 위해 검색 상자를 만드는 것은 더 복잡한 디자인에 좋은 아이디어이다.

엑셀을 프로젝트 관리에 사용할 때, 각 측면에 대해 다른 탭이나 시트를 간단히 만들면 된다. 예산을 위한 하나, 연락처를 위한 하나, 작업 및 메모를 위한 하나, 일정용으로 또 하나를 만들면 된다.

각 시트는 완전히 다르게 보일 수 있다. 예를 들어, 간트 차트를 만들어 프로젝트 일정을 추적할 수 있다. 처음부터 만들 수 있지만, 엑셀 내에서 검색하여 찾을 수 있는 무료 템플릿을 사용하는 것이 좋다.

더 큰 팀의 경우, 엑셀이 항상 최선의 선택은 아닐 수 있다. 그러나 조금 창의적이고 비용을 절감하고 싶다면, 엑셀은 개인이나 소규모 팀으로 거의 모든 프로젝트를 관리하는 데 이상적이다.

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